Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Marie Russell  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Penodi Cadeirydd

Gwahodd enwebiadau i benodi Gadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD –Penodi Jerry O’Keeffe (Aelod Lleyg Annibynnol) yn Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

 

2.

Penodi Is-gadeirydd

Gwahodd enwebiadau i benodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod. 

Cofnodion:

PENDERFYNWYD – Penodi’r Cynghorydd Dana Davies yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

 

 

3.

Cylch Gorchwyl pdf icon PDF 362 KB

Atodedig er gwybodaeth yn unig

Cofnodion:

Cyflwynwyd copi o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth.  Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh na fu unrhyw newidiadau i'r Cylch Gorchwyl o ganlyniad i'r Cyfansoddiad diwygiedig.  Dywedodd y swyddogion fod yr Aelodau wedi nodi o'r blaen y byddai'n ddefnyddiol cael y ddogfen ynghlwm wrth becyn yr Agenda ar gyfer pob Cyfarfod. 

 

PENDERFYNWYD – Nodi Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio.

 

4.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 72 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Mawrth  2019.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD – Llofnodi Cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Mawrth 2019 fel cofnod cywir.

 

5.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 188 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith arfaethedig ar gyfer 2019, a dywedodd fod eitem ar y Datganiad o Gyfrifon, ac adroddiad ar yr archwiliad o'r Cyfrifon wedi eu hychwanegu at yr amserlen. Nododd y Swyddog y gallai fod angen cynnwys adroddiadau archwilio allanol eraill pan fyddant wedi cael eu cwblhau.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

6.

Datganiad draft o gyfrifon 2018/19 pdf icon PDF 233 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/40/19) i gyflwyno fersiwn drafft Datganiad Cyfrifon 2018/19 y Cyngor.

 

Wrth gyflwyno'r adroddiad, dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth, Cyfrifeg, fod y Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor baratoi ei Ddatganiad Cyfrifon mewn perthynas â'r flwyddyn ariannol flaenorol erbyn 15 Mehefin. Mae'n ofynnol i Aelodau gymeradwyo'r cyfrifon erbyn 15 Medi ac wedi hynny byddant yn cael eu cyhoeddi. Fodd bynnag, fel rhan o'r rhaglen cau yn gynnar, paratowyd cyfrifon 2018/19 ychydig wythnosau'n gynharach na'r disgwyl a bwriedir y bydd yr archwiliad o'r cyfrifon hefyd yn cael ei gyflymu o ddau fis fel y gellir dwyn y cyfrifon yn ôl i'r Pwyllgor i'w cymeradwyo ar 25 Gorffennaf a'i gyhoeddi cyn diwedd Gorffennaf. Roedd yr archwiliad o'r cyfrifon gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) eisoes wedi dechrau ac o ddydd Llun 10 Mehefin hyd at ddydd Gwener 5 Gorffennaf byddai'r cyfrifon ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd. Ar ôl 8 Gorffennaf, byddai etholwyr yn gallu cwestiynu SAC ar y cyfrifon. 

 

Yna eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth, Cyfrifeg fod y Datganiad Cyfrifon yn cael ei baratoi yn unol â Chod Ymarfer y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ar Gyfrifyddu Awdurdodau Lleol yn y DU (y cyfeirir ato fel y Cod) a rhoddodd drosolwg o'r Datganiad Cyfrifon adran fesul adran. Atgoffwyd yr aelodau bod adroddiad alldro refeniw 2018/19 wedi cael ei ystyried gan y Bwrdd Gweithredol ar 14 Mai 2019 a bod crynodeb o'r alldro wedi'i gynnwys mewn tabl ar dudalen 4 o'r adroddiad Naratif. Rhoddwyd eglurhad o'r addasiadau cyflwyniadol a chyfrifyddu a wnaed i gynhyrchu'r Dadansoddiad Gwariant a Chyllid a'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr ar dudalennau 8 a 10 o'r Cyfrifon. 

 

Wrth ystyried y Datganiad Cyfrifon drafft, gofynnodd yr Aelodau am eglurhad a gwnaed sylwadau ar y materion canlynol yn benodol:

Adroddiad Naratif

 

·         3.7 Alldro Refeniw ar gyfer 2018/19 - Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth - Cyfrifeg fod gan ysgolion orwariant gan olygu bod rhaid iddynt dynnu o'u balansau.

·         Gan gyfeirio at y Cyfrif Refeniw Tai, roedd y ffigurau'n dangos diffyg disgwyliedig o £10k, ond roedd y ffigur diffyg gwirioneddol yn £6k.

·         Nodwyd bod y Diffyg o £298k yng Nghronfa'r Cyngor yn cael ei gyflawni drwy ddefnyddio cronfeydd wrth gefn net o £347k.

·         10. Newidiadau i'r Datganiadau Craidd - Hysbyswyd yr Aelodau am un newid sylweddol i God 2018/19, sef mabwysiadu Safon Adrodd Ariannol Ryngwladol (IFRS) 9 - Offerynnau Ariannol sydd wedi effeithio ar werth benthyciadau addasedig y Cyngor fel yr oeddent ar 1 Ebrill 2018. Eglurwyd bod y Cyngor, fwy na 10 mlynedd yn ôl, wedi disodli benthyciadau cyfradd uwch gyda benthyciadau ar gyfradd is, ac o ganlyniad wedi talu premiwm. Roedd y Safon Gyfrifeg flaenorol yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor ail-fesur y benthyciadau gan ddefnyddio cyfradd llog effeithiol a oedd yn hafal â’r gyfradd fenthyca newydd tra bo’n ofynnol i’r Cyngor dan IFR (ail-fesur y benthyciadau gan ddefnyddio cyfradd y benthyciad gwreiddiol. Mae'r newid cyfrifyddu hwn wedi arwain at ennill refeniw dros dro o £3.1m. Atgoffwyd  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 6.

7.

Swyddfa Archwilio Cymru - "Ymholiadau Archwilio i'r rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu a rheoli - Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam 2018-19" pdf icon PDF 368 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/34/19) yn gofyn i'r Aelodau ystyried yr ymateb i ddogfen Swyddfa Archwilio Cymru: “Ymholiadau i'r rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu a rheoli - Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam 2018/19”.

Yn ystod trafodaethau'r adroddiad, gofynnwyd am eglurhad mewn perthynas â Chofrestr Risg a Rheoli Adrannau Cyllid a TGCh, ac effaith ymgyfreitha posibl neu hawliadau ar ddatganiadau ariannol.

 

PENDERFYNWYD –

 

 (i)        Cymeradwyo'r ymateb i ddogfen Swyddfa Archwilio Cymru: “Ymholiadau i'r rheiny sy'n gyfrifol am lywodraethu a rheoli - Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam 2018/19”.

 

 (ii)       Bod yr ymateb yn cael ei lofnodi gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a'r Prif Swyddog Cyllid a TGCh a'i gyflwyno wedyn i Swyddfa Archwilio Cymru.

 

8.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019 pdf icon PDF 234 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/41/19) yn gofyn i'r Aelodau gymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) ar gyfer y flwyddyn yn gorffen 31 Mawrth 2019 a'r Cynllun Gweithredu ategol

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio yr adroddiad a dywedodd mai pwrpas yr AGS oedd rhoi sicrwydd ar drefniadau llywodraethu'r Cyngor ac i ba raddau y mae'r Cyngor wedi cydymffurfio â'i God Llywodraethu. Roedd copi o'r AGS ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2019, a lofnodwyd gan yr Arweinydd a'r Prif Weithredwr yn ôl y gofyn, ynghlwm yn Atodiad A i'r adroddiad, ynghyd â'r cynllun ategol a oedd yn nodi'r camau gweithredu gofynnol yn 2019-20 a fydd yn cael eu monitro gan swyddogion ac y bydd cynnydd arnynt yn cael ei adrodd i'r Pwyllgor Archwilio. Gan ychwanegu at y sylwadau, cadarnhaodd Swyddogion fod adnoddau TGCh yn brin, ac o ganlyniad, ystyriwyd bod yr ardal honno'n risg uchel.

 

PENDERFYNWYD – Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

9.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Chwefror 2019 I Mawrth 2019 pdf icon PDF 226 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/42/19) yn gofyn i'r Aelodau ystyried Adroddiad Interim y Pennaeth Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol am y cyfnod mis Chwefror 2019 tan fis Mawrth 2019.

Cododd yr Aelodau nifer o gwestiynau a phryderon yr ymatebodd Swyddogion iddynt. Yn ystod y drafodaeth, codwyd y pwyntiau canlynol:

 

·         Darparwyd dadansoddiad o'r 23 archwiliad a gwblhawyd rhwng y pedair lefel o sicrwydd a gwaith wedi'i gynllunio a heb ei gynllunio.

·         Cydnabyddiaeth bod y canfyddiadau a'r argymhellion ar gyfer pob un o'r archwiliadau a adroddwyd wedi cael eu derbyn gan y Prif Swyddog perthnasol, a bod Cynlluniau Gweithredu yn manylu ar y camau gofynnol a'r dyddiadau gweithredu wedi'u darparu.

·         Cynhelir archwiliadau dilynol yn y misoedd nesaf, a byddai canlyniadau'r rhain yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Medi.

·         Gofynnwyd am eglurhad ynghylch rheolaethau ariannol yn Nhŷ Pawb. Nododd swyddogion mai archwiliad wedi'i drefnu oedd hwn, a'i nod cyffredinol oedd sefydlu i ba raddau y cefnogwyd nodau a dyheadau Tŷ Pawb gan systemau effeithiol o reolaeth ariannol. Dywedasant nad oedd yr archwiliad yn nodi unrhyw golled neu gamgymeriadau ariannol sylweddol, ond bod y lefel sicrwydd coch oherwydd diffyg ymwybyddiaeth o rai rheolaethau ariannol allweddol a'r angen i gydymffurfio â'r Rheoliadau Ariannol, yn enwedig o ran incwm arian parod, cydymffurfio gyda'r Llawlyfr Rheoli Prosiectau, rhestrau eiddo a chaffael. Roedd cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r gwendidau a nodwyd yn cael ei gytuno, a byddai archwiliad dilynol yn cael ei gyflwyno a'i gwblhau mewn pryd i'r canlyniadau gael eu hadrodd i'r Pwyllgor Archwilio ym mis Medi.

·         Ceisiwyd sicrwydd fod y Llawlyfr Rheoli Prosiect yn parhau i gael ei ddefnyddio gan Adrannau. Dywedodd y swyddogion eu bod yn derbyn negeseuon e-bost rheolaidd ynghylch prosiectau, ond byddent yn ceisio cadarnhad ei fod yn cael ei ddefnyddio ar draws yr Awdurdod cyfan.

·         Pryder nad oedd rhestr o asedau yn Nhŷ Pawb, a gynyddodd y risg na ellid rhoi cyfrif am eitemau.

·         Awgrym y dylai'r pryderon a godwyd heddiw gael eu dwyn i sylw'r Pwyllgor Archwilio Cyflogaeth, Busnes a Buddsoddi a hefyd y Prif Weithredwr. Cadarnhaodd swyddogion fod y Prif Weithredwr yn ymwybodol o'r materion ac wedi cefnogi camau i ddatrys y materion.

·         Mewn perthynas â Thŷ Pawb, dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi cael  wyth cwestiwn a dderbyniwyd gan aelod o'r cyhoedd drwy gyfryngau cymdeithasol yn gofyn am wybodaeth ariannol benodol. Cynigiodd y dylid cyfeirio'r cwestiynau at y Pwyllgor Archwilio Cyflogaeth, Busnes a Buddsoddi gan fod Tŷ Pawb wedi'i gynnwys yn agenda'r Pwyllgor hwnnw ar gyfer 13 Mehefin 2019.

·         Anfodlonrwydd na chydymffurfiwyd â rheolau’r weithdrefn ariannol ac nad oedd y polisi a gweithdrefnau penodeiaeth o ran casglu ffioedd gwasanaeth a rheoli cronfeydd trydydd parti.

 

PENDERFYNWYD –

 

(i)         Nodi'r adroddiad; a

 

(ii)        Bod canlyniadau'r archwiliad o gydymffurfiaeth â'r Llawlyfr Rheoli Prosiectau yn cael eu cyflwyno i gyfarfod mis Medi'r Pwyllgor hwn.

 

(iii)       Bod y cwestiynau a godwyd gan aelod o'r cyhoedd mewn perthynas â Thŷ Pawb yn cael eu cyfeirio at y Pwyllgor Craffu Cyflogaeth, Busnes a Buddsoddi yn unol â  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 9.

10.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2018/19 pdf icon PDF 226 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/43/19) yn gofyn i'r Aelodau ystyried Adroddiad Blynyddol 2018/19 y Pennaeth Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol ynghylch digonolrwydd cyffredinol amgylchedd rheolaeth fewnol y Cyngor.

 

Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth Archwilio a Thechnegol ei fod yn gallu rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio a'r rheolwyr bod amgylchedd rheoli'r Cyngor yn effeithiol ar y cyfan o ran cyflawni nodau’r sefydliad ond bod gwaith archwilio Archwilio Mewnol wedi nodi bod nifer o gymwysterau o’r farn honno, a rhestrwyd y rhain yn yr adroddiad. Argymhelliad y swyddog oedd y dylid ystyried y rhain i'w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018-19 neu'r Cynllun Gweithredu cysylltiedig.

Nododd yr aelodau fod yr Adran Gyllid yn destun tri adroddiad archwilio Oren Coch. Dywedodd y Prif Swyddog fod Cyllid yn faes a archwiliwyd yn helaeth, a bod system adolygu fewnol ar waith a oedd yn galluogi i faterion / meysydd pryder gael eu hamlygu. Cydnabu'r aelodau gyda’i gilydd bod nifer o brosiectau mawr yn mynd rhagddynt, a thynnwyd sylw at bwysigrwydd canolbwyntio adnoddau ar y meysydd lle mae'r risg mwyaf.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r adroddiad.

 

11.

Swyddfa Archwilio Cymru - Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol: Archwiliad o'r 'Arlwy gelfyddydol a diwylliannol yn Nhŷ Pawb' pdf icon PDF 132 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/37/19) i gyflwyno canfyddiadau adolygiad gan Swyddfa Archwilio Cymru o ystyriaeth y Cyngor o'i ddyletswyddau o dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol wrth ddatblygu Tŷ Pawb.

Wrth ystyried yr adroddiad, cydnabu'r Aelodau er y gellid gwneud pethau'n wahanol, at ei gilydd roedd yn adroddiad cadarnhaol iawn. Tynnwyd sylw at y pwyntiau canlynol:

 

·         Cydnabyddiaeth o fanteision tymor byr a thymor hir posibl y gallai Tŷ Pawb eu cael ar y celfyddydau, lles ac adfywio canol y dref.

·         Yr angen i fod yn gynaliadwy yn ariannol ac yn llai dibynnol ar arian grant.

·         Pwysigrwydd sicrhau bod cyfleoedd i gyfrannu at amcanion lles cyrff cyhoeddus eraill yn cael eu nodi.

·         Awgrym bod gan yr Aelodau fwy o gyfranogiad trwy fynychu a hyrwyddo digwyddiadau yn Nhŷ Pawb.

·         Gofynnwyd am eglurhad mewn perthynas â chyhoeddi cofnodion Bwrdd Ymgynghorol Tŷ Pawb.

·         Gofyn i'r Pwyllgor Gwaith adrodd ar y cynllun gweithredu y cytunwyd arno.

 

PENDERFYNWYD – Nodi canfyddiadau'r adroddiad a'r cynllun gweithredu a sefydlwyd mewn ymateb iddo, fel y nodwyd yn adroddiad COFI / 37/19.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.