Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

43.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Trevor Bates, Sonia Benbow-Jones, Marc Jones a Rondo Roberts.

44.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 46 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Chwefror 2019. 

 

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

PENDERFYNWYD - Llofnodi Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Chwefror 2019 fel cofnod cywir.

45.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 56 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru.  

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

46.

Crynodeb o Gofrestrau Risg a rheoli pdf icon PDF 392 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/24/19) oedd yn hysbysu’r Pwyllgor am risgiau sylweddol y Cyngor a sut y maent yn cael eu rheoli.   

 

Cyflwynodd y Swyddog Archwilio Arweiniol yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau fod Polisi Rheoli Risg y Cyngor yn mynnu bod gan y Cyngor drefniadau ffurfiol ar waith i reoli risgiau strategol a gweithredol.   Cedwir Cofrestrau Risg a Rheoli ar gyfer prif risgiau'r Cyngor ac ar gyfer pob adran.  Roedd darnau dethol o’r Cofrestrau Risg a Rheoli fel yr oeddent ar 28 Chwefror 2019, ynghlwm wrth yr adroddiad.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd yr Aelodau nifer o bryderon, ac ymatebodd y Swyddogion iddynt.  Yn benodol, darparwyd cefndir pellach o ran rhai o’r risgiau oedd yn dal i fod yn uchel/uchel iawn, a’r camau sy’n cael eu cymryd ar hyn o bryd i leihau’r risgiau hynny.

 

Codwyd y pwyntiau canlynol hefyd:

 

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan un o’r Aelodau, cadarnhaodd y Swyddog Archwilio Arweiniol fod risgiau y dangosir eu bod ‘wedi’u cau' wedi’u cau ers yr adroddiad diweddaru blaenorol, a'u bod yn cael eu dangos er mwyn i Aelodau allu gofyn cwestiynau am y rhesymau pam eu bod wedi’u cau, os byddant angen gwneud hynny, ac na fyddant yn cael eu cynnwys mewn adroddiadau diweddaru sydd i ddod.

·         Cyfeiriodd Aelod at y wybodaeth gyfyngedig a ddarperir am risgiau ‘coch’ o fewn y gofrestr.  

Awgrymodd un Aelod y dylid cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â'r 6 mis blaenorol o fewn yr adroddiad. Eglurwyd fod y saeth Tuedd yn y gofrestr yn dangos cyfeiriad teithio pob risg rhwng yr adroddiadau.

·         Cadarnhaodd y Swyddog Archwilio Arweiniol y byddai rhai o’r risgiau yn y cofrestrau yn cael eu hail-ddyrannu yn unol â’r strwythur adrannol newydd sy’n dod i rym ar 1 Ebrill 2019.  Nodwyd, er enghraifft, y byddai risgiau’r gwasanaeth TGCh yn cael eu trosglwyddo i’r Adran Cyllid a TGCh dan y strwythur newydd.

·         Nododd un Aelod bryder y gallai nifer o’r polisïau, strategaethau a chynlluniau allweddol a restrir yn y Brif Gofrestr Risg fod wedi dyddio. 

Cadarnhaodd y Swyddog Archwilio Arweiniol y byddai’n ceisio eglurhad gan y Prif Swyddogion priodol ynglŷn â pha ddogfennau sy’n dal i fod yn gyfredol a pha rai sy’n cael eu hadolygu, gan addasu’r gofrestr yn ôl yr angen i ddangos y dyddiadau adolygu perthnasol. 

·         Cynhelir sesiynau herio blynyddol rhwng swyddogion rheoli risg a phob Prif Swyddog er mwyn ystyried cofrestr risg a rheoli pob adran.

·         Mae gwell trefniadau llywodraethu bellach ar waith o ran iechyd a diogelwch.

 

CYTUNWYD - y dylid nodi cynnwys y darnau dethol o’r gofrestr risg a rheoli sydd ynghlwm, a gofyn i’r Prif Swyddogion ddiweddaru’r Brif Gofrestr Risg wrth symud ymlaen, gyda manylion pa bolisïau, strategaethau a chynlluniau sy’n gyfredol a pha rai sydd dan adolygiad, gan gynnwys dyddiadau adolygu.

 

47.

Siarter Archwilio Mewnol 2019-20 pdf icon PDF 81 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/25/19) a oedd yn galluogi'r Aelodau i gymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol Wrecsam ar gyfer 2019/20.   

 

Wrth ystyried yr adroddiad, nodwyd y pwyntiau canlynol yn benodol:

 

·         Ceisiodd yr Aelodau sicrwydd bod y lefel briodol o adnoddau ar gael i gyflawni’r Siarter, gan gynnwys y Cynllun Archwilio, o ystyried nifer presennol y blaenoriaethau risg uchel.  

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol,  ei fod wedi rhoi ystyriaeth i’r gwaith sydd ei angen ar sail nifer y staff sydd ar gael, a’i fod yn hyderus y gellid cyflawni’r Siarter, gan gynnwys y Cynllun Archwilio.

·         Bydd unrhyw newidiadau neu oediadau i gyflawniad y Cynllun Archwilio yn cael eu hadrodd i’r Pwyllgor fel rhan o Adroddiadau Interim rheolaidd yr Adain Archwilio Mewnol.

·         Mae’r aelod staff sydd heb unrhyw gymwysterau Archwilio Mewnol yn gweithio dan gyfarwyddyd a goruchwyliaeth Uwch Archwilwyr ac/neu Swyddogion Archwilio Arweiniol, ac mae eu holl waith yn cael ei wirio i sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r Safonau Ansawdd.  

Bydd unrhyw ddatganiad o ddiddordeb mewn ennill cymhwyster perthnasol yn cael ei gefnogi yn amodol ar y cyllid sydd ar gael.    

·         Cefnogodd yr Aelodau’r lefel “Oren" newydd o sicrwydd oedd yn cynnig mwy o eglurder ar y lefelau sicrwydd.

 

PENDERFYNWYD – Cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2019/20.

48.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol pdf icon PDF 156 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/23/19) a oedd yn hysbysu’r Pwyllgor Archwilio am y cynnydd ar Gynllun Gweithredu 2018 y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Cyflwynodd y Swyddog Archwilio Arweiniol yr adroddiad, gan atgoffa’r Aelodau y cytunwyd ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cynllun Gweithredu gan y Pwyllgor Archwilio yn 2018.  Nododd y cytunwyd ar waith monitro parhaus drwy Grŵp Swyddogion er mwyn sicrhau bod y camau gweithredu yn effeithiol.  Nodwyd hefyd y cyflwynwyd adroddiadau ar gynnydd yn rheolaidd i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth. 

 

Wrth ystyried yr adroddiad, ymatebodd y Swyddogion i gwestiynau’r Aelodau.  Yn benodol, cafwyd gwybodaeth bellach ganddynt am y cynnydd a wnaed ar nifer o gamau gweithredu yn yr adroddiad.

 

Nodwyd y pwyntiau canlynol hefyd:

 

  • Er y dangoswyd fod pedwar o’r camau yn y cynllun wedi’u hoedi, nid oedd hyn yn arwydd nad ydynt yn mynd i'r afael â gwendidau difrifol.
  • Oedwyd y camau ar gyfer Parhad Gwasanaeth a Chynllunio Rhag Argyfwng oherwydd yr angen am brofion – gan gynnwys ymarferion testun i’w cyflawni ar y cyd ag awdurdodau cyfagos Gogledd Cymru i rannu arferion gorau.
  • Roedd cynlluniau Parhad Gwasanaeth ar waith ar gyfer pob un o Adrannau CBSW
  • Roedd gweithdrefnau adrodd am salwch ar waith drwy adroddiadau monitro a dadansoddiad ystadegol. 

Fodd bynnag, bydd trefniant mwy awtomatig yn cael ei roi ar waith yn y dyfodol agos.

O ran camau sy'n ymwneud â’r Gymraeg, nododd un o’r Aelodau bod y Pwyllgor Craffu Cwsmeriaid, Perfformiad, Adnoddau a Llywodraethu’n cael adroddiadau rheolaidd am gwynion ac yn ystyried y rhai hynny sy’n ymwneud â’r Gymraeg.

 

CYTUNWYD – y byddai’r Pwyllgor Archwilio’n nodi’r cynnydd yr adroddwyd arno ar gynllun gweithredu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

49.

Grantiau Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 60 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/19/19) oedd yn darparu adborth ar waith Archwilio Grantiau Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â grantiau a hawliwyd yn 2017/18.

 

Nododd y Pennaeth Cyllid, er y gwnaed cryn dipyn o waith, bod y symiau y gallai'r Awdurdod eu hawlio ar gyfer 2017-18 yn isel.

 

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio (Swyddfa Archwilio Cymru) yr ardystiwyd deg cais am grant ar gyfer 2017-18.  Gofynnodd yr Aelodau am ragor o wybodaeth am nifer o faterion/arsylwadau cryno, a darparodd y Rheolwr Archwilio'r wybodaeth honno.

 

Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y pwyntiau canlynol:-

 

·         Cadarnhad fod rhai darparwyr gwasanaeth yn cyflwyno cofnodion teithio papur mewn perthynas â gostyngiadau teithio, yn hytrach na defnyddio’r dechnoleg Cerdyn Clyfar.

·         Cadarnhad bod y mater Trethi Annomestig (NNDR) yn ymwneud ag un eiddo a’i fod wedi’i etifeddu gan Wrecsam Maelor.

·         Gall yr adran gwaith a phensiynau adennill cymorthdaliadau Budd-dal Tai.

 

CYTUNWYD – y dylid nodi’r adroddiad.

50.

Cynllun Swyddfa Archwilio Cymru 2019 pdf icon PDF 62 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/32/19) a roddodd gopi o Gynllun Archwilio 2019 Swyddfa Archwilio Cymru i’r Aelodau.

 

Cyflwynodd y Swyddog Archwilio Perfformiad Arweiniol yr adroddiad, a thynnodd sylw’r Aelodau’n benodol at y rhaglen archwilio perfformiad, gan ddarparu gwybodaeth ychwanegol yn ôl yr angen.

 

Yn ystod y drafodaeth, fe nodwyd y pwyntiau canlynol yn benodol:

 

·         Croesawodd yr Aelodau’r cyfle i fynychu gweithdy hunanasesu er mwyn rhannu arfer orau yn y dyfodol agos.

·         Mewn ymateb i bryder Aelod am risg y Cyfriflyfr Cyffredinol, cadarnhaodd y Swyddogion bod y mater yn ymwneud â’r diffyg trywydd archwilio awtomatig yn dilyn addasiadau i’r cyfriflyfr.  

Pwysleisiwyd na fu unrhyw broblemau o ran trafodion.  Mae adroddiad wedi'i lunio bellach i ddarparu trywydd archwilio.

 

CYTUNWYD – y dylid nodi Cynllun Archwilio 2019 Swyddfa Archwilio Cymru.

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.