Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

36.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorydd Trevor Bates, Mike Davies, Nigel Williams, John McCusker a Jerry O’Keeffe (Cadeirydd).

 

37.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 72 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr  2018.  

 

Cofnodion:

PENDERFYNWYD: Llofnodi Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2018 fel cofnod cywir.

 

Materion yn Codi – Cofnod 27

 

Nododd y Pennaeth Cyllid ei fod wedi dosbarthu adroddiad diweddaru oddi wrth Cadeirydd y Pwyllgor Craffu Cartrefi a'r Amgylchedd ar ganlyniad eu trafodaethau am ddyletswyddau gorfodi amgylcheddol y Cyngor yn ogystal â nodyn yn amlinellu ymateb i'r Ffurflen Gais Testunau mewn perthynas â’r mater hwn.

 

Cynghorodd un o’r Aelodau ei fod eisoes wedi darparu adborth mewn perthynas â geiriad yr argymhelliad iii) am iddo deimlo bod angen eglurhad pellach. CYTUNWYD y dylid adrodd y cais hwn yn ôl i’r Hwylusydd Craffu.

 

38.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 42 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru. Tynnodd sylw Aelodau at yr eitem ychwanegol ar ‘Grantiau Swyddfa Archwilio Cymru’ a oedd wedi’i chynnwys i’w hystyried yn y cyfarfod ym mis Mawrth 2019.  Cynghorodd na fyddai hon yn eitem sylweddol ac y byddai'n ystyried gwaith sydd eisoes wedi'i gwblhau yn ystod y flwyddyn.

 

Cytunwyd y dylid adolygu sesiynau hyfforddi'r Pwyllgor Archwilio ym mhob cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

39.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Ebrill 2018 i Ionawr 2019 pdf icon PDF 73 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/15/19) a oedd yn galluogi’r Aelodau i ystyried Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2018 i Ionawr 2019.        

 

Cyflwynodd y Swyddog Archwilio Arweiniol yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod hwn.  Ymatebodd y Swyddog i gwestiynau’r Aelodau yn unol â hynny.

 

Yn ystod y drafodaeth, fe nodwyd y pwyntiau canlynol:

 

·           17/048 – Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ragor o wybodaeth gefndirol mewn perthynas â’r materion cymhleth yn ymwneud â chasglu dyledion rhent o’r gorffennol sydd bellach yn cael eu gweinyddu gan yr Adran Gyllid yn hytrach na’r Adran Dai. Cadarnhaodd nad oedd dyledion rhent o’r gorffennol wedi’u diddymu a defnyddiwyd ystod o ddulliau i geisio tracio unigolion.    Bydd dyledion sydd heb eu talu yn cael eu hamlygu os bydd tenant yn ail-ymuno â’r system. CYTUNODD y Pennaeth Cyllid i ddarparu manylion ysgrifenedig am swm gwirioneddol y dyledion rhent.

·           Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol bod yr Adain Archwilio Mewnol wedi cwblhau eu cyfrifoldebau drwy nodi nad oedd prosesau mewn perthynas â dyledion rhent o’r gorffennol yn effeithiol a thynnu sylw’r Pwyllgor Archwilio at hyn yn yr archwiliad gwreiddiol a’r archwiliad dilynol cyntaf. Cyfrifoldeb y Pennaeth Cyllid oedd darparu cadarnhad bod camau gweithredu ar waith i fynd i’r afael â’r pryderon a godwyd gan yr Adain Archwilio Mewnol.

·           Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol ei fod yn bosibl y bydd rhenti mewn perthynas ag eiddo diwydiannol, masnachol ac amaethyddol wedi’u cynnwys fel rhan o brofion samplau dan archwiliad y Dyledwyr gan nad oedd archwiliad penodol o’r eiddo hyn o fewn Cynllun Archwilio 18/19.

·           18/705 – Polisi Risg ar y Ffordd Galwedigaethol (ORRP) – cadarnhaodd archwiliad dilynol cyntaf y Pennaeth Cyllid bod yn rhaid i unrhyw weithiwr sy’n gyrru eu car ar fusnes Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam gydymffurfio â’r ORRP ac y dylid cynnal gwiriadau i sicrhau bod y drwydded yrru, MOT, treth a’r yswiriant yn gywir.  Nododd bod yr ORRP ar waith i liniaru risgiau’r Cyngor, ond roedd yr archwiliad wedi nodi nad yw ymwybyddiaeth a chydymffurfedd mor effeithiol ag y dylent fod.  Mae mesurau newydd wedi’u cyflwyno i fynd i’r afael â’r materion hyn a byddai’r ail archwiliad dilynol yn darparu sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio mewn perthynas â'r maes gwasanaeth hwn.

·           18/706 – Byddai archwiliad Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru yn cael ei ddileu o’r rhaglen Archwiliadau Dilynol yn yr adroddiad nesaf oherwydd bod sicrwydd Gwyrdd/Oren bellach wedi'i ddarparu.

 

CYTUNWYD – y dylid nodi’r adroddiad.

 

40.

Cynllun Swyddfa Archwilio Cymru 2019/2020 pdf icon PDF 62 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/18/19) a oedd yn darparu copi o Gynllun Archwilio 2019/20 Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Wrth drafod yr adroddiad, ymatebodd swyddog Swyddfa Archwilio Cymru i gwestiynau’r Aelodau yn unol â hynny, gan ddarparu rhagor o wybodaeth, yn arbennig mewn perthynas â'r ymateb archwilio arfaethedig sydd wedi’i gynnwys yn yr adroddiad.  Cadarnhaodd hefyd na ellir gwneud elw o’r gwaith a gwblhawyd.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y byddai rheoliadau newydd yn dod i rym yn hwyrach yn y flwyddyn ac y bydd gwybodaeth yn cael ei chyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol yn manylu ar sut y bydd y newidiadau yn cael effaith ar yr Awdurdod Lleol.

 

CYTUNWYD - Nodi Cynllun Archwilio 2019 Swyddfa Archwilio Cymru.

 

41.

Adroddiadau Genedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 59 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/20/19) a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau ar yr adroddiadau perfformiad cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Wrth gyflwyno’r adroddiad gwybodaeth, cyfeiriodd y Pennaeth Cyllid at nifer o ddolenni a oedd wedi’u cynnwys yn y papurau cefndirol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, cynghorodd y Pennaeth Archwilio, er nad yw'r Brif Gofrestr Risg a fydd yn cael ei adrodd yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Archwilio yn cynnwys unrhyw risgiau ar wahân yn ymwneud â'r DU yn ymadael â'r UE, cyfeirir at hyn mewn perthynas â risgiau sydd eisoes wedi’u nodi yn ymwneud ag eithrio cymdeithasol a'r effaith materol ar ddigwyddiadau allanol.  Eglurodd y Pennaeth Cyllid ymhellach bod trefniadau gwasanaeth/parhad presennol ar waith a’u bod wedi derbyn gradd gwyrdd/oren mewn archwiliad mewnol diweddar.

 

CYTUNWYD – Bod y Pwyllgor Archwilio yn nodi’r adroddiadau cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru a’r ymateb a gafwyd gan y Cyngor.

 

42.

Unrhyw eitemau eraill y mae'r Cadeirydd yn penderfynu eu bod yn rhai brys

Cofnodion:

Estynnodd y Cadeirydd wahoddiad i aelod o’r cyhoedd ofyn ychydig o gwestiynau ac ymatebodd y Swyddogion yn unol â hynny.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y canlynol yn arbennig:

 

·         Nid oedd y Cyngor wedi cadw at yr un o’r safonau.    Darparwyd ystod eang o wasanaethau o fewn y Cyngor ac roedd y safon yn dibynnu ar y gwasanaeth proffesiynol a ddarperir. 

·         Mae gan y Cyngor dîm Archwilio Mewnol annibynnol.

·         Gellir adrodd ar bryderon yn ymwneud â gweithdrefnau mewn nifer o ffyrdd gwahanol, er enghraifft, gellir anfon e-bost ar y Pennaeth Adran perthnasol, cael mynediad at y Weithdrefn Gwyno, e-bost at Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ac ati.

 

Croesawodd y Cadeirydd gwestiynau’r mynychwr a diolchodd iddo am fynychu’r cyfarfod.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.