Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

21.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Ronnie Prince, J R Skelland a Nigel Williams.

 

Cyflwynodd Matthew Edwards, Rheolwr Archwiliad Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru, Michelle Richards i’r cyfarfod a rhoddodd wybod i’r Pwyllgor y byddai hi’n cymryd awenau’r rôl hon mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. Diolchodd y Cadeirydd, ar ran y Pwyllgor, i Mr Edwards am ei gyfraniad dros y blynyddoedd gan ddymuno’n dda iddo i'r dyfodol.  Croesawodd yntau Michelle Richards i’r Pwyllgor hefyd.

22.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Atgoffir yr Aelodau o’u cyfrifoldeb, dan Baragraff 11 o God Ymddygiad yr Aelodau, i ddatgan bodolaeth a natur unrhyw gysylltiad personol mewn perthynas ag unrhyw un o'r busnesau i'w trafod yn y cyfarfod hwn.  

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol.

23.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 84 KB

 Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2018

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2018.

 

PENDERFYNWYD - Llofnodi Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Gorffennaf 2018 fel cofnod cywir.

 

Materion yn codi

 

Cofnod 19 – Strategaeth Gwrth-Dwyll 2018/21

Rhoddodd y Pennaeth Cyllid wybod bod yr Adran Gwaith a Phensiynau (AGPh) wedi cael gwybod gan y Cyngor am unrhyw bryderon ynghylch achosion posibl o dwyll.  Roedd materion yn ymwneud â diffyg adborth wedi’u nodi gan Bennaeth yr Is-Adran â’r AGPh. Byddai penodi swydd newydd o fewn yr AGPh ynghyd â chyfarfodydd chwarterol yn helpu i fynd i'r afael â'r pryderon hyn.

 

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid eu bod wedi newid ‘ddim goddefgarwch’ i ‘llym ar dwyll’ yn y Strategaeth, ond fel arall, fel yr ystyriwyd yn y cyfarfod ar 26 Gorffennaf 2018, nid oedd unrhyw newidiadau eraill.

24.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 203 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid. 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru.

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod nifer o faterion archwilio mewnol y mae’n rhaid eu hystyried yn y rhaglen waith. Roedd yn rhaid ystyried a ellir cynnwys unrhyw eitemau archwilio allanol yn y rhaglen.

 

Nododd y Cadeirydd bod gwelliant wedi bod yn nhermau cyflwyno rhaglen gwaith mwy cytbwys. 

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

25.

Adroddiad Archwilio Mewnol - Mis Ebrill I Awst 2018 pdf icon PDF 151 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/98/18) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2018 – Awst 2018.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd. Cwblhawyd ugain o archwiliadau, a rhoddwyd lefel sicrwydd ‘Coch/Melyn’ i un ohonynt. Roedd Crynodeb Gweithredol yr archwiliad hwn wedi'i gynnwys yn Atodiad A2 yr adroddiad. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y gwaith gwrth-dwyll a wnaed gan Wasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam yn ystod y cyfnod adrodd.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Er ei bod hi’n rhy gynnar i ddod i unrhyw gasgliadau pendant, cytunwyd yn gyffredinol bod yr adroddiad yn dangos gwelliant yn effeithiolrwydd cyffredinol camau rheoli.

·         Roedd angen gwneud gwelliannau pellach yn y cyfathrebu rhwng TGCh ac Adnoddau Dynol o ran rheoli gwybodaeth ynghylch ymadawyr.

·         Cadarnhaodd yr Arweinydd Archwilio fod pob archwiliad arfaethedig ar gyfer cyfnod 1, gan eithrio un, wedi’i gwblhau ac roedd yn hyderus ynghylch cwblhau’r Cynllun Archwilio ar gyfer 2018/19.

·         Hysbysodd y Cadeirydd ei fod yn gefnogol iawn o’r archwiliad o Anghenion Addysgol Arbennig (AAA) sydd wedi cymryd lle’r archwiliad â thema o Lywodraethu Mewn Ysgolion (“018/22) ac awgrymodd y dylid ei wneud yn orfodol a'i fod yn broblem mewn awdurdodau lleol eraill.

·         Byddai thema Llywodraethu Mewn Ysgolion yn cael ei gynnwys yn y Cynllun Archwilio 2019/20.

·         Rhoddodd Aelodau ystyriaeth i Ôl-ddyledion Cyn Denantiaid - camau dilynol 1af (2018/703). Dywedodd y Pennaeth Cyllid, er mai nod y Cyngor yw adennill Ôl-Ddyledion gan denantiaid presennol ar sail ragweithiol, mewn gwirionedd, roedd hyn yn anodd i’w gyflawni o ganlyniad i nifer o ffactorau gan gynnwys trosiant staff a phwysau llwyth gwaith. Roedd llawer o waith yn cael ei wneud i wella systemau a fyddai'n galluogi cysondeb wrth benderfynu beth oedd yn ddyled wirioneddol a/neu’n gredyd cywir.  Hysbysodd y Pennaeth Cyllid bod cytundeb wedi’i wneud ynghylch rhai gweithdrefnau ffurfiol.  Dywedodd bod credyd wedi bod yn cuddio gwir lefel dyledion y Cyngor, ond byddai’r system well yma yn galluogi cysondeb yn ymwneud â phenderfynu ar y sefyllfa bresennol.

·         Ystyriodd Aelodau Atodiad A4 o'r adroddiad.

·         Roedd archwiliadau'r Gyflogres a Theithio a Chynhaliaeth wedi’u trefnu ar gyfer Rhagfyr 2018 gan eu bod wedi'u cwblhau ar ddiwedd Cynllun Archwilio 2017/18.

·         Wrth gyfeirio at archwiliad ‘Diogelwch – Rhwydweithiau TGCh,’ awgrymodd un aelod bod TGCh yn faes risg uchel am ei fod yn gyfrifol am yr holl brosesau o fewn y Cyngor.

·         Cadarnhawyd bod archwiliad ‘Tai Amlfeddiannaeth yn cynnwys trwyddedu Tai Amlfeddiannaeth a bod 'Archwiliad Trwyddedu' yn cyfeirio at fathau gwahanol o drwyddedu.

·         Er bod gwelliannau wedi'u gwneud mewn perthynas â’r ‘Contract Cynnal a Chadw Priffyrdd,’ cydnabuwyd bod lle i wella eto.

·         Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y byddai'r archwiliad mewn perthynas â ‘Lleoliadau y tu allan i’r Sir’ yn ystyried agweddau o’r ddarpariaeth gofal yn ogystal â chyllid.

·         Wrth drafod archwiliiad ‘Cyllid yr Ysgol,’ cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid ei bod hi dal yn ofynnol i’r ysgolion hynny sydd wedi defnyddio system fancio  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 25.

26.

Cosfrestrau Risg a Rheoli pdf icon PDF 722 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/96/18) i hysbysu’r Pwyllgor o risgiau sylweddol y Cyngor a sut maent yn cael eu rheoli.  

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau fod Polisi Rheoli Risg y Cyngor yn ei gwneud yn ofynnol i’r Cyngor fod â threfniadau ffurfiol ar waith ar gyfer rheoli risgiau strategol a gweithredol.   Cedwir Cofrestrau Risg a Rheoli ar gyfer prif risgiau'r Cyngor ac ar gyfer pob adran. Roedd dyfyniadau o’r Cofrestrau Rheoli a Risg ar 28 Awst 2018 ynghlwm wrth yr adroddiad.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

Cyfarwyddwr Gweithredol (Lle a'r Economi)

·         PR06 – Ymholodd un Aelod pam nad oedd yr adroddiad yn cyfeirio at y Weithdrefn Gwyno Gorfforaethol.

Addysg

·         Awgrymodd Aelod y dylid cyfeirio at sefydlu ‘Grŵp Tasg a Gorffen Perfformiad Ysgol’ fel cam lliniaru presennol.

Gofal Cymdeithasol i Oedolion

·         ASC102 - Roedd cymhlethdodau wedi bod dros y blynyddoedd yn ymwneud â rheoli cyllid pecynnau sydd wedi'u hariannu ar y cyd â Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwalader. Pwysleisiodd swyddogion eu bod nhw wedi bod yn ceisio lliniaru’r cymhlethdodau hyn drwy gyfathrebu’n well a bod y sefyllfa bresennol yn dangos bod gwelliant wedi bod yn y maes hwn. Nododd y Pennaeth Cyllid y pryderon ymysg yr Aelodau, a rhoddodd wybod bod y maes yn dal i gael ei nodi fel risg o fewn y Gofrestr Risg a bod hyn wedi rhoi darlun teg o'r sefyllfa bresennol.

Yr Amgylchedd a Chynllunio

·         EP015 – Roedd un Aelod yn pryderu nad oes gwaith ymchwil yn cael ei wneud i bob damwain.

Dywedodd swyddog fod Pennaeth yr Amgylchedd a Gwarchod yn y broses o ddiweddaru’r gofrestr risg ac y bydd angen sicrhau fod camau gweithredu yn cael eu cymryd a’i fod wedi’i nodi yn y camau rheoli sydd ar waith.

Gwasanaethau Corfforaethol a Chwsmeriaid

·         CC002 – Awgrymodd Aelod ei bod hi’n bosibl i Awdurdodau Lleol yng Nghymru fanteisio ar seilwaith Heddlu Gogledd Cymru sydd wedi derbyn cyllid gan Llywodraeth Cymru yn ddiweddar ar gyfer platfform TGCh newydd.  Gofynnodd i’r awgrym gael ei ystyried gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

Cyllid

·         FN010 –  Eglurodd y Pennaeth Cyllid bod y risg uchel a nodwyd yn ymwneud â chwympiau bancio blaenorol cenedlaethol a rhyngwladol. Eglurwyd bod y camau lliniaru ar waith yn cynnwys monitro rheolaidd yn seiliedig ar gyngor buddsoddi allanol ac nad yw hi’n bosibl cymryd camau lliniaru pellach, ond er hyn, eglurodd bod y risg yn dal i fod yn uchel.

·         FN046 – Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod y risg hon wedi’i hetifeddu gan Adran yr Amgylchedd a Chynllunio ddeuddeg mis yn ôl. 

Roedd y camau lliniaru wedi cael eu cymryd o fewn y diwylliant yr oedd Adran yr Amgylchedd a Chynllunio yn ystyried iechyd a diogelwch.  Er bod gwelliannau amlwg wedi’u gwneud, er enghraifft, llunio cynlluniau gweithredu ac ati, mae lle i wella eto drwy wneud gwaith parhaus.

·         Nododd Aelodau bod sawl cyfeiriad at y Rhaglen Ail-lunio Gwasanaethau yn y Brif Gofrestr Risg a gofynnodd a ydi’r rhaglen honno yn dal i fodoli. Cadarnhaodd y Pennaeth  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 26.

27.

Eitemau Ychwanegol o Fusnes: Gwasanaethau Gorfodi Amgylchedd yn Wrecsam

Cofnodion:

Mae’r Cadeirydd wedi gwneud cais am ddiweddariad ar ganlyniad trafodaethau’r Pwyllgor Craffu Amgylchedd ar ddyletswyddau gorfodi amgylcheddol y Cyngor, gan fod y mater hwn wedi cael ei godi i’w graffu yn dilyn cyflwyniad Ffurflen Cais am Bwnc gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio.

 

PENDERFYNWYD – gwneud cais i gyflwyno adroddiad diweddariad i’r Pwyllgor Archwilio maes o law.

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.