Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

11.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

C ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Dana Davies, Frank Hemmings, Ronnie Prince, Rondo Roberts a Rodney Skelland.

 

12.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Atgoffir yr Aelodau o’u cyfrifoldeb, dan Baragraff 11 o God Ymddygiad yr Aelodau, i ddatgan bodolaeth a natur unrhyw gysylltiad personol mewn perthynas ag unrhyw un o'r busnesau i'w trafod yn y cyfarfod hwn.

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol.

 

13.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 83 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 31 Mai 2018.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 31 Mai 2018.

 

PENDERFYNWYD - Llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 31 Mai 2018 fel cofnod cywir.

 

Materion yn Codi:

 

Cyf Archwilio: 2017 – 003 Rheoli Gwybodaeth – gan gynnwys Diogelwch Data:  Dywedodd yr Arweinydd Archwilio bod gwelliannau’n dal i gael eu gwneud, fodd bynnag mae nifer fach o Reolwyr sydd yn anghofio rhoi gwybod i adran TGCh y Cyngor am staff sydd wedi gadael ac mae'r mater hwn wedi’i ddwyn i sylw'r Penaethiaid Adrannau perthnasol.  Caiff casgliadau’r archwiliad eu cynnwys yn yr Adroddiad Archwilio Interim sydd i’w gyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym  mis Medi 2018.

 

14.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 46 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru. 

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

15.

Datganiad Cyfrifon 2017/18 pdf icon PDF 37 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/78/18) yn gofyn bod Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer blwyddyn ariannol 2017/18 yn cael ei gymeradwyo. Roedd copi o’r Datganiad Cyfrifon ynghlwm yn Atodiad 1 yr adroddiad. 

 

Cyflwynwyd yr Adroddiad gan Reolwr y Gwasanaeth -  Cyfrifeg, ac atgoffodd yr Aelodau fod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried Datganiad Cyfrifon y flwyddyn ariannol 2017/18 yn ei gyfarfod ar 31 Mai 2018. O ganlyniad i gamddatganiadau a ddaeth i’r amlwg yn ystod yr archwiliad, gwnaed newidiadau i nodiadau'r cyfrifon sydd wedi eu cytuno gan yr archwilydd.   Mae crynodeb o’r prif gywiriadau a wnaed wedi’u nodi yn Arddangosyn 1, Atodiad 3.  Yn unol â’r cais a wnaed yng nghyfarfod mis Mai, atodwyd copi o gyfrifon Gwasanaethau Masnachol Wrecsam Cyf yn Atodiad 4. Yna amlygodd ac eglurodd Rheolwr y Gwasanaeth yr addasiadau a’r newidiadau a wnaed i’r cyfrifon, fel y’u cytunwyd gan yr Archwilydd Allanol.   

 

Wrth ystyried y Datganiad Cyfrifon gwnaeth yr Aelodau sylwadau am y materion canlynol gan ofyn am ragor o eglurhad yn eu cylch:

 

·         Nodyn ar Gyfrifon Rhif  35 -Gofal Cymdeithasol – Cronfa Dal Diogel ac Amwynder: Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth – Cyfrifeg ragor o wybodaeth am y camau rheoli sydd yn eu lle  ar gyfer rheolaeth dydd i ddydd Cyfrifon Dal Diogel unigol defnyddwyr gwasanaethau sy’n byw yn y gymuned nad ydynt yn gallu delio a’u materion ariannol eu hunain o ganlyniad i anallu meddyliol.

·           Nodyn ar Gyfrifon  Rhif 36  -Credydwyr:  Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth – Cyfrifeg, ragor o wybodaeth am, a dadansoddiad o'r ffigyrau ar gyfer credydwyr Hirdymor a Byrdymor.  Roedd nwyddau a gwasanaethau a gafwyd cyn 31 Mawrth 2018 na chodwyd anfoneb ar eu cyfer ac nad oeddent wedi eu cofnodi yn y system Cyfrifon sy’n Daladwy yn cyfrif am £8.4m o'r cyfanswm o £12m.  Roedd y gweddill yn groniad o dâl gwyliau (£1.3m), credyd ar Dreth y Cyngor (£900k) a'r Cyfrif Refeniw Tai (£600k).

·          Mewn perthynas â’r 'Adroddiad Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol’ gofynnwyd am sicrwydd y cymerwyd camau i oresgyn y problemau cysylltiedig â chywirdeb y cyfriflyfr cyffredinol a'r system cyfrifon sy’n daladwy a brofwyd yn ystod Awst a Medi 2017.

 

Dywedodd Matthew Edwards, Rheolwr Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), bod materion allweddol Swyddfa Archwilio Cymru wedi’u crynhoi yn yr 'Adroddiad Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol’ a gyflwynwyd yn Atodiad 3 ac roedd yn fwriad gan yr Archwilydd Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol.  Diolchodd i'r Pennaeth Cyllid a'i dîm am baratoi'r datganiad ariannol drafft i safon uchel ac am eu cymorth wrth alluogi proses lyfn a chwblhad didrafferth yr archwiliad.  

 

Diolchodd y Pwyllgor i'r Pennaeth Cyllid a'i dîm a Swyddfa Archwilio Cymru am gwblhau eu priod rolau mewn modd amserol a galluogi'r Cyngor i ddwyn ymlaen yr amserlen ar gyfer paratoi a chyhoeddi'r cyfrifon yn unol â Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014.

 

PENDERFYNWYD –

 

(i)         Cymeradwyo’r Datganiad o Gyfrifon ar gyfer y flwyddyn ariannol 2017/18 a oedd ynghlwm yn Atodiad 1 i adroddiad HF/78/18

(ii)        Cymeradwyo cynnwys y llythyr sylwadau rheoli, fel y nodir  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 15.

16.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2017/18 pdf icon PDF 544 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/79/18) er mwyn galluogi ystyried Adroddiad Blynyddol 2017/18 Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio.  Atodwyd copi o’r Adroddiad Blynyddol sydd i’w gyflwyno i’r Cyngor ym mis Medi yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

 

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor yn ystod Blwyddyn Fwrdeistrefol 2017/18.  Dywedodd fod y Pwyllgor yn dal i ychwanegu gwerth ac yn darparu sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd amgylchedd rheoli’r Cyngor.  Yn benodol, mae galw ar Benaethiaid Gwasanaethau i fynychu’r Pwyllgor Archwilio yn ôl yr angen i ateb cwestiynau ar faterion sy’n dod o dan ei Gylch Gorchwyl yn helpu i wella trefniadau llywodraethu ar lefel adrannol.  Felly, argymhellodd bod yr Aelodau'n cymeradwyo'r Adroddiad Blynyddol i'w gyflwyno i'r Cyngor.

 

PENDERFYNWYD - Argymell i'r Cyngor y dylid cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2017/18, fel sydd ynghlwm yn atodiad 1 i adroddiad HF/79/18.

 

17.

Rhaglen Ddatblygu Pwyllgor Archwilio 2018/19 pdf icon PDF 402 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/80/18) er mwyn galluogi ystyried Rhaglen Ddatblygu Drafft y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2018/19. Roedd copi o'r Rhaglen Ddatblygu ynghlwm yn Atodiad 1 i'r adroddiad.   

 

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol, yr adroddiad a dywedodd bod y Rhaglen Ddatblygu drafft wedi ei llunio gan ddefnyddio Arweiniad Ymarferol y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg (CIPFA) a chanlyniadau Arolwg Effeithiolrwydd Pwyllgor Archwilio’r Cyngor 2018. Atgoffodd y Pennaeth Gwasanaeth yr Aelodau fod y Rhaglen Hyfforddi’n ddogfen hyblyg ac y gellid ei newid ar fyr rybudd.  Mae’r fersiwn ddiweddaraf o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio sy'n seiliedig ar arweiniad Pwyllgor Archwilio CIPFA ynghlwm yn Atodiad 2.   

 

Wrth ystyried yr adroddiad cytunwyd y dylai Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio drafod gyda swyddogion bynciau posibl ar gyfer y sesiynau hyfforddi cyn cyfarfod mis Medi'r Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD

 

(i)         Cymeradwyo Rhaglen Ddatblygu drafft y Pwyllgor Archwilio fel sydd wedi’i atodi i adroddiad HF/80/18.

(ii)        Argymell i’r Cyngor y dylid cymeradwyo Cylch Gorchwyl diweddaredig y Pwyllgor Archwilio.

 

18.

Archwilio Mewnol - Adroddiad Gwrth-dwyll Blynyddol pdf icon PDF 103 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Gwrth-dwyll  2017/18 (HF/76/18).

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r trefniadau gwrth-dwyll sydd ar waith i liniaru'r risg o dwyll o fewn y Cyngor.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am dueddiadau cenedlaethol, yn asesu effeithiolrwydd trefniadau gwrth-dwyll y Cyngor ac yn rhoi rhagor o wybodaeth ar y mathau hynny o dwyll y rhoddwyd crynodeb ohonynt yn yr adroddiadau Archwilio Mewnol a dderbyniwyd yn rheolaidd gan y Pwyllgor Archwilio yn ystod 2017/18. Mae risg cynhenid sylweddol o dwyll i bob awdurdod ond nid oes fawr o dystiolaeth fod twyll yn broblem fawr yn Wrecsam, fodd bynnag mae'n hanfodol ailasesu risg yn rheolaidd.    Mae gan y Cyngor agwedd 'dim goddefgarwch' tuag at weithgaredd twyllodrus ac mae'n cynnal diwylliant gwrth-dwyll llwyddiannus sy'n cynnwys gweithdrefnau sy'n cyd-fynd ag arfer da, yn wydn ac sydd ar hyn o bryd yn cael eu hystyried yn gymesur â'r risg.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau’r materion canlynol yn benodol:

 

·         Twyll caffael yw’r maes lle mae'r mwyaf o risg ac sy’n sy'n cyfrif am 56% o dwyll amcangyfrifedig Llywodraeth Leol.

·         Gofynnodd yr Aelodau am sicrwydd bod trefniadau gwrth-dwyll digonol yn eu lle i liniaru'r risg yn y Cyngor.  Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol, at y polisïau a'r gweithdrefnau gwrth-dwyll sefydledig.  Mae’r Cyngor yn adolygu datblygiadau cenedlaethol yn gyson er mwyn cynnal ymwybyddiaeth gyfredol o'r math o dwyll y gall fod yn agored iddo ac mae’n rhan o'r Rhwydwaith Gwrth-dwyll Cenedlaethol.  Yn ychwanegol mae erthyglau a bwletinau yn cael eu cynnwys mewn newyddlenni staff yn rheolaidd er mwyn codi ymwybyddiaeth o weithgaredd twyllodrus posibl.

·         Gofynnwyd am ragor o wybodaeth ar y ddau achos o dwyll a ddarganfu ac a brofodd y Cyngor yn ystod 2017/18.

·         Soniodd yr aelodau am y gwaith da y mae staff y Cyngor yn ei wneud i ddatgelu achosion o dwyll budd-dal, fodd bynnag mynegwyd pryder ynghylch diffyg adborth ar yr achosion y mae'r Cyngor yn eu hatgyfeirio i Wasanaeth Twyll a Gwallau'r Adran Gwaith a Phensiynau.  

·         Mewn ymateb, dywedodd y Pennaeth Cyllid y caiff yr holl achosion o dwyll budd-dal, yn unol â’r Cytundeb Lefel Gwasanaeth Cenedlaethol, eu hatgyfeirio i’r Gwasanaeth Twyll a Gwallau er mwyn iddyn nhw gyflwyno’r cosbau priodol.  Mae gwelliant wedi bod yn lefel yr adborth a geir ac mae’r Cyngor yn awr yn derbyn adroddiadau chwarterol gan y Gwasanaeth Twyll a Gwallau yn amlinellu eu perfformiad.  Dangosodd yr adroddiadau hyn, o’r 102 achos a atgyfeiriwyd at y gwasanaeth twyll a gwallau yn ystod 2017, bod pump wedi arwain at erlyniadau a bod dwy gosb weinyddol wedi eu cyflwyno.

·         Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod angen parhau i adolygu effeithiolrwydd y CLG gyda'r Adran Gwaith a Phensiynau.   Cytunodd y byddai’n cysylltu â Rheolwr y Gwasanaeth Twyll a Gwallau i drafod camau posibl i wella ansawdd yr adborth a dderbynnir.   Yn ychwanegol bydd adroddiadau Gwrth-dwyll a gyflwynir i’r Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol yn cynnwys paragraff ar gynnydd yr achosion o  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 18.

19.

Strategaeth Gwrth-dwyll 2018/21 pdf icon PDF 120 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/77/18) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i'r Strategaeth Gwrth-dwyll ar gyfer 2018/19. Roedd copi o’r Strategaeth arfaethedig ar gyfer 2018-21 ynghlwm yn Atodiad 1 ac roedd y Polisi a'r Gweithdrefnau Gwrth-dwyll ynghlwm yn Atodiad 2.  

 

Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Arweinydd Archwilio a dywedodd y bydd y dogfennau hyn yn disodli’r Strategaeth Gwrth-dwyll bresennol a gytunwyd gan y Bwrdd Gweithredol ar 15 Medi 2015.  Amlygodd y prif bwyntiau yn yr adroddiad a’r ffaith bod bwriad i gyflwyno’r ddwy ddogfen i’r Bwrdd Gweithredol er cymeradwyaeth, yn amodol ar ganlyniadau unrhyw ymgynghoriad gyda’r Penaethiaid Gwasanaeth.

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, cododd yr aelodau’r pwyntiau canlynol yn benodol:

 

·         Cyfeiriwyd at yr amser y mae’n ei gymryd i gwblhau ymchwiliad i rai achosion o dwyll, yn arbennig os oes achos troseddol hefyd ar y gweill.

·           Gofynnwyd am sicrwydd os daw gweithgaredd twyllodrus i’r amlwg bod y Cyngor yn gweithredu'n gadarn er mwyn sicrhau'r gosb a'r camau gwneud iawn ac adfer priodol yn erbyn yr unigolion dan sylw.  Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol bod gan y Cyngor agwedd dim goddefgarwch tuag at dwyll a bod camau'n cael eu cymryd yn unol â Pholisi a Gweithdrefnau Gwrth-dwyll y Cyngor.

·         Cytunwyd y dylid rhoi gwybod i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio am unrhyw newidiadau i eiriad y ddogfen a allent fod yn angenrheidiol ar ddiwedd y cyfnod ymgynghori gyda Phenaethiaid Adrannau.

 

PENDERFYNWYD – argymell i’r Bwrdd Gweithredol y dylid cymeradwyo Strategaeth Gwrth-dwyll 2018-21 fel sy’n atodedig i adroddiad HF/77/18, yn amodol ar unrhyw newidiadau angenrheidiol ar ddiwedd y cyfnod ymgynghori gyda Phenaethiaid Adrannau.

 

20.

Adroddiadau Cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 292 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/81/18)  yn rhoi diweddariad i'r Pwyllgor Archwilio ar yr adroddiadau perfformiad cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ers Ionawr 2018. Mae'r  adroddiad hefyd yn cynnwys gwybodaeth am sut y mae eu casgliadau wedi cael eu hystyried gan y Cyngor a’u cynnwys mewn cynlluniau gweithredu lleol.

 

PENDERFYNWYD - Nodi’r adroddiadau cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ac ymatebion y Cyngor fel y maent wedi’u nodi yn adroddiad HF/81/18.   

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.