Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

35.

Ymddiheuriadau

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Marc Jones a Nigel Williams.

 

36.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd Matthew Edwards, Rheolwr Archwilio Ariannol,  Swyddfa Archwilio Cymru, i’r cyfarfod.

 

37.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 72 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi 2017.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi 2017.

 

Llofnodi Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi 2017 fel cofnod cywir.

 

Materion yn codi

 

Rhoddwyd diweddariad ar y canlynol:

 

·         Cofnod 31 Adroddiad Interim yr Adain Archwilio Mewnol – Mis Ebrill hyd at fis Awst 2017: Gyda chyfeiriad i leihau nifer y swyddi o fewn y Tîm Archwilio, bu cadarnhad gan y Pennaeth Cyllid y byddai hyn yn parhau fel rhan o’r cynigion arbedion cyllid ar gyfer ystyriaeth y Bwrdd Gweithredol ym mis Ionawr 2018, fodd bynnag, roedd dewisiadau eraill yn cael eu harchwilio.

 

·         Cofnod 32 Adroddiad Cofrestr Risg:

Gyda chyfeiriad at risgiau yn gysylltiedig â’r Cynllun Busnes Ailffurfio Gofal Cymdeithasol i Oedolion, adroddodd y Cadeirydd bod Ffurflen Gais Pwnc wedi cael ei pharatoi ar gyfer ei chyflwyno ger bron Grŵp Cydlynu Archwilio Cadeiryddion/Is Gadeiryddion

 

·         Cofnod 33 Swyddfa Archwilio Cymru – Diweddariad y Pwyllgor Archwilio:

Adroddodd Matthew Edwards o’r Swyddfa Archwilio Cymru bod mwy o wybodaeth ynghylch Adolygiad Persbectif Defnyddiwr Gwasanaethau'r Swyddfa Archwilio Cymru wedi cael ei ddarparu i Aelodau.

 

38.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 53 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru.  

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

39.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Ebrill 2017 hyd at fis Tachwedd 2017 pdf icon PDF 73 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/125/17) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill - Tachwedd 2017.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio – Archwilio a Thechnegol yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith a wnaed yn ystod y cyfnod yma.   Roedd 18 o archwiliadau wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod adrodd, wedi’u rhannu rhwng gwaith wedi’i gynllunio/heb ei gynllunio, roedd pump ohonynt wedi cael lefel ‘Coch/Oren' o sicrwydd. Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau hyn i’w gweld yn Atodiad A2 i'r adroddiad. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y gwaith gwrth-dwyll a wnaed gan y Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod adrodd.

 

Gyda chyfeiriad at yr Archwiliad Camau Dilynol Cyntaf Contract Cynnal a Chadw Priffyrdd ac yn unol â Siarter Adain Archwilio Mewnol, mae Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio wedi gwneud cais bod Pennaeth yr Amgylchedd a Chynllunio yn dod i’r cyfarfod i esbonio’r rhesymau dros y ffaith bod argymhellion blaenoriaeth uchel ddim yn cael eu gweithredu’n effeithiol i Aelodau.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Gyda chyfeiriad at yr Archwiliad Camau Dilynol cyntaf, Contract Cynnal a Chadw Priffyrdd, adroddodd Arweinydd yr Archwiliad bod gan y Pennaeth Amgylchedd a Chynllunio apwyntiad ac nid oedd y Rheolwr Maes Gwasanaeth priodol yn gallu dod oherwydd profedigaeth yn y teulu. 

Cyflwynodd Rheolwr Gwasanaeth Amgylchedd ymateb ysgrifenedig a thynnodd sylw’r Aelodau at ei gynnwys.   

 

Nodwyd cynnwys y datganiad ysgrifenedig a chytunodd Aelodau y dylid gwahodd Pennaeth yr Amgylchedd a Chynllunio, neu swyddog mandadol, i ddod i gyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Chwefror i esbonio'r rhesymau dros y ffaith bod argymhellion blaenoriaeth uchel ddim yn cael eu gweithredu’n effeithiol.

 

·         Nifer yr archwiliadau ar gyfer archwiliadau 2017/18 a adroddwyd fel ‘heb ddechrau’ a’r tebygolrwydd y byddent wedi’u cwblhau erbyn 31 Mawrth 2018. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod hyn yn cael ei fonitro a bod archwiliadau'n dechrau’n gynt lle bo hynny’n bosib ond bod gan nifer llai o archwiliadau ddyddiad cau o 30 Ebrill oherwydd nad oeddent yn dechrau tan fis Mawrth 2018.

 

·         Cyfeiriwyd at ddadansoddi argymhellion oedd yn nodi bod 50% o archwiliadau Blaenoriaeth Uwch a Chanolig a oedd yn ymwneud yn benodol â diffyg cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau'r Cyngor. 

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwiliad a Thechnegol ei sylwadau ar ddefnyddio Bwletinau Archwilio, e-ddysgu a sesiynau hyfforddi yn rhagweithiol gyda monitro’n digwydd drwy’r broses Ymarfer, Adolygu a Datblygu i godi ymwybyddiaeth staff o, a chydymffurfedd gyda’r fframwaith llywodraethu corfforaethol. Cyfrifoldeb pob Pennaeth Adran yw sicrhau cydymffurfedd.

 

·         Cafodd Aelodau eu hatgoffa bod gan Penaethiaid Adran gyfrifoldeb dros effeithiolrwydd rheolyddion a materion cydymffurfedd o fewn eu hadrannau. 

Cytunodd y Pennaeth Cyllid i godi’r mater gyda’r Uwch Dîm Rheoli ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Archwilio.

 

·         Cyf Archwilio 2017/007 Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru: 

Darparodd Arweinydd yr Archwiliad mwy o wybodaeth ar gyfer lefel Coch/Oren o sicrwydd sy’n cael ei roi. Nododd mai Wrecsam oedd yr Awdurdod Arweiniol dros y bartneriaeth, fodd bynnag, nid oedd y Cytundeb Partneriaeth wedi ystyried y gost yn  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 39.

40.

Trefniadau Rheoli Risg pdf icon PDF 102 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/120/17) a oedd yn galluogi’r Pwyllgor i ystyried trefniadau rheoli risg corfforaethol y Cyngor.

 

Cyflwynodd David Stewart, Arweinydd Archwilio, yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau bod dyletswydd gyfansoddiadol ar y Pwyllgor Archwilio i ystyried effeithiolrwydd trefniadau rheoli risg y Cyngor. Atgoffodd Aelodau hefyd bod yr adroddiad hwn yn ymwneud â phrosesau ar gyfer rheoli risgiau tra bo’r Pwyllgor yn cael ei adrodd ar wahanol ar reoli risgiau penodol. Yn seiliedig ar gynnwys yr Adroddiad Diweddaru Trefniadau Rheoli Risg, efallai y gellir rhoi sicrwydd rhesymol i'r Pwyllgor Archwilio bod y trefniadau Rheoli Risg wedi bod yn effeithiol.   

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Cafwyd sylw gan Aelod, o dan y trefniadau rheoli risg corfforaethol presennol, nid oedd cyfeiriad mewn unrhyw gofrestr risg i fatrics sgiliau i liniaru yn erbyn colled sgiliau staff, dealltwriaeth a phrofiad a fyddai’n gallu effeithio’n negyddol ar allu’r Cyngor i fodloni ei rwymedigaethau statudol. 

Dylid cynnwys dull adnabod ffurfiol o’r risg hwn yn ogystal â mwy o bwyslais ar gynllunio ar gyfer olyniaeth o fewn y Gofrestr Prif Risgiau a Rheoli.

 

Cafwyd sylw gan Arweinydd yr Archwiliad y bydd y Tîm Arwain Strategol yn adolygu’r risgiau a nodwyd yn y Gofrestr Prif Risgiau a Rheoli ym mis Ionawr 2018, cyn ystyriaeth y Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2018. Gellir cynnwys y risg uchod ar gyfer cymharu gyda cheisiadau presennol a’r gofrestr Prif Risgiau a Rheoli ar yr un pryd.

 

·         Paragraff 6.14 - Ysgolion:

Dangoswyd pryder bod canfyddiadau archwiliad diweddar yn dangos mai dim ond hanner ysgolion o fewn Wrecsam oedd wedi cadw cofrestr risg diweddar. Cadarnhaodd Arweinydd yr Archwiliad bod pob ysgol wedi cael eu hannog i fabwysiadu cofrestriadau risg a gwybodaeth, yn cynnwys Model Rheoli Risg, oedd ar gael i’w lawrlwytho drwy fewnrwyd yr ysgol. Nid oedd cadw cofrestriadau risg yn ofyniad gorfodol ac efallai bod gan Cyrff Llywodraethu Ysgolion fesurau eraill ar waith i reoli risgiau. 

 

Cafwyd sylwadau gan sawl Aelod bod manteision posib i bob ysgol o fabwysiadu’r gofrestr risg, yn ystod arolygiadau Estyn er enghraifft, a dylid annog hyn. Cytunwyd bod rhestr o’r ysgolion hynny oedd yn cynnal cofrestriadau risg presennol yn cael eu cylchredeg i Aelodau’r Pwyllgor.

 

PENDERFYNWYD -

 

 (i)        Y dylid arnodi Adroddiad Diweddariad Rheoli Risg, ynghlwm i adroddiad HF/120/17 fel Atodiad A.

 (ii)       Cytunwyd bod rhestr o’r ysgolion hynny oedd yn cynnal cofrestriadau risg presennol yn cael eu cylchredeg i Aelodau’r Pwyllgor.

 

41.

Llythyr Archwiliad Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 69 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/127/17) a oedd yn galluogi cynrychiolwyr archwilwyr allanol y Cyngor (Swyddfa Archwilio Cymru) i adrodd yn uniongyrchol at yr Aelodau ar eu gwaith archwilio ac arolygu yn 2016/17.

 

Adroddodd Matthew Edwards, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), fanylion llythyr yr Archwiliad Blynyddol a oedd â dyddiad 24 Tachwedd 2017 ac a gyflwynwyd gan SAC i Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr. Roedd copi ohono wedi’i atodi i’r adroddiad. Dywedodd wrth y Pwyllgor bod yr Archwilydd Penodedig wedi casglu bod y Cyngor wedi cydymffurfio â’i gyfrifoldebau o ran adrodd ar weithgarwch ariannol a defnyddio adnoddau.  Roedd yr Archwilydd Penodedig yn fodlon bod gan y Cyngor drefniadau priodol ar waith i sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth ddefnyddio adnoddau. Dywedwyd wedyn bod y gwaith hyd yma ar ardystio hawliadau a ffurflenni grantiau heb ddod o hyd i unrhyw broblemau sylweddol a fyddai’n effeithio ar gyfrifon 2016/17 na systemau ariannol allweddol.  

 

Roedd y Cyngor wedi cytuno i gymryd rhan mewn 'cynllun peilot canlyniadau' gan Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn ceisio profi ymarferoldeb dull newydd wedi’i seilio ar ganlyniadau mewn perthynas â grantiau Llywodraeth Cymru. Byddai’r gwaith hwn yn dod i ben fis Rhagfyr 2017 a byddai adroddiad ar ganlyniad y peilot yn cael ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru a Phennaeth Cyllid maes o law.

 

Croesawodd yr Aelodau'r canlyniadau positif oedd wedi eu cynnwys yn y llythyr.

 

PENDERFYNWYD – Nodi llythyr Archwiliad Blynyddol 2016/17 Swyddfa Archwilio Cymru.

 

42.

Eitemau ychwanegol o Fusnes: Gwasanaethau Gorfodi Amgylchedd yn Wrecsam

Cofnodion:

Adroddodd y Pennaeth Cyllid bod Pwyllgor Craffu Amgylchedd a gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2017 wedi ystyried adroddiad ar Berfformiad Gorfodi Amgylchedd (HEP/96/17s).  Mae’r adroddiad, oedd yn darparu diweddariad ar ddyletswyddau gorfodi amgylchedd y Cyngor, wedi cael ei godi fel mater i graffu yn dilyn cyflwyniad Ffurflen gais Pwnc gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r wybodaeth.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.