Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Iau, 28ain Medi, 2017 4.00 pm

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

27.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriad am absenoldeb ar ran y Cynghorydd Andrew Atkinson.

 

28.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd Matthew Edwards, Rheolwr Archwilio Ariannol,  Swyddfa Archwilio Cymru, i’r cyfarfod.

 

29.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 81 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2017.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2017.

 

PENDERFYNWYD - Llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2017 fel cofnod cywir.

 

Materion yn codi:

 

Eitem 23 Datganiad Cyfrifon – Dyledwyr Hirdymor: Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ragor o wybodaeth am y swm a dyddiadau terfyn y benthyciadau cymeradwy i’r tri chorff gwirfoddol a enwyd.

Archwilio Mewnol Eitem 26 - Adroddiad Blynyddol Gwrth-dwyll 2016/17: Cadarnhaodd Matthew Edwards, Swyddfa Archwilio Cymru, na fyddai Archwilydd Cyffredinol Cymru yn darparu gwybodaeth am gost twyll i bwrs y wlad ar hyn o bryd.

 

30.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 46 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru.   Dywedodd Matthew Edwards y byddai tri adroddiad SAC, gan gynnwys yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol ac adroddiad Craffu Addas i’r Dyfodol ar gael i’w cyflwyno i'r cyfarfod ym mis Mai 2018.  

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

31.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Ebrill 2017 I Awst 2017 pdf icon PDF 74 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/86/17) er mwyn gallu rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2016 - Awst 2017.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (Mike Sheehan) yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith a wnaed yn ystod y cyfnod yma.  Roedd 16 o archwiliadau wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod adrodd, wedi’u rhannu rhwng gwaith wedi’i gynllunio/heb ei gynllunio, roedd dau ohonynt wedi cael lefel ‘Coch/Oren' o sicrwydd.  Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau hyn i’w gweld yn Atodiad 2 i'r adroddiad.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys manylion trosglwyddo gwasanaeth Iechyd a Diogelwch Corfforaethol i’r Adran Cyllid, ac fe eglurodd sut y byddai gwrthdaro buddiannau wrth adrodd ar faterion archwilio yn cael eu rheoli.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau y materion canlynol:

 

·         Rhoddwyd rhagor o wybodaeth am ganslo’r archwiliad mewn cysylltiad â Phrosiect Llwybr Carcharorion.

·         Dywedodd yr Arweinydd Archwilio nad oedd y risgiau canfyddedig a nodwyd gan Dîm Arwain Strategol y Cyngor a Phennaeth Tai ac Economi yn ystod y cyfnod paratoi ac adeiladu’r carchar wedi dod yn wir ar ôl iddo fod yn weithredol, felly nid oedd angen archwiliad pellach.

·         O ran y gwaith gwrth-dwyll a wnaed yn gysylltiedig ag ysgolion, cadarnhaodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) bod un o’r pedwar achos wedi dod i ben gyda diffyg cydymffurfiaeth yn cael ei brofi ond nid twyll.

·         Cadarnhaodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) bod trefn flaenoriaeth ar gyfer dechrau’r tri archwiliad trawsbynciol a nodwyd yn yr Adran Addysg (17/016 17/017 a 17/018) yn ddibynnol ar y risgiau a nodwyd.

·         Mynegodd sawl aelod bryder am y sylwadau a fynegwyd gan y Rheolwr Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol, fel y nodwyd ym mharagraffau 7.3, 7.4 a 76.5 o Adroddiad Cryno WAIS, gan nodi yn ei farn proffesiynol, y byddai'r arbedion cyllideb arfaethedig i'r adain Archwilio Mewnol ar gyfer 2018/19 a 2019/20 yn lleihau ei allu i ddarparu sicrwydd cynhwysfawr ynglŷn â rheolaeth lywodraethu mewnol y Cyngor a byddai’n effeithio’n andwyol ar allu’r Cyngor i ddiwallu ei rwymedigaethau statudol. Ceisiodd yr aelodau sicrwydd na fyddai hyn yn digwydd. Wrth ymateb, dywedodd y Pennaeth Cyllid bod yr holl arbedion cyllideb arfaethedig yn destun asesiad risg er mwyn ystyried yr effaith ar wasanaethau’r cyngor.

 

PENDERFYNWYD -

 

 (i)        Nodi’r adroddiad.

 (ii)       Bod y Pwyllgor Archwilio yn cydnabod pryderon y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol fel y nodir ym mharagraff 7.3. Petai yna gynnig i leihau’r gyllideb ymhellach ar gyfer Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn ystod Proses Osod Cyllideb 2018/19, byddai Aelodau o’r Pwyllgor Archwilio yn talu sylw penodol i’r Asesiad Risg sy’n gysylltiedig â’r arbediad arfaethedig.

 

32.

Adroddiad Amlygu Cofrestr Risg pdf icon PDF 359 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad i hysbysu’r Pwyllgor o risgiau’r Cyngor a sut maent yn cael eu rheoli.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau fod Polisi Rheoli Risg y Cyngor yn ei gwneud yn ofynnol fod gan y Cyngor drefniadau ffurfiol ar waith ar gyfer rheoli risgiau.  Mae Cofrestrau Rheoli a Risg yn cael eu cadw ar gyfer prif risgiau’r Cyngor, ar gyfer pob adran, prosiectau mawr a pherthnasau arwyddocaol.  Roedd dyfyniadau o’r Cofrestrau Rheoli a Risg ar 6 Medi 2017 ynghlwm yn Atodiadau B - F yr adroddiad.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau y materion canlynol:

 

·         Nad yw’r risgiau yn gysylltiedig â Chynllun Busnes Ail-lunio Gofal Cymdeithasol i Oedolion ar gyfer 2016/17 (Cyf ASC 113) yn cael eu cyflawni ac a oedd y mesurau lliniaru oedd ar waith yn ddigonol.

·         Fe awgrymwyd bod y mater yma’n cael ei ddwyn gerbron y Pwyllgor Craffu perthnasol.  Gofynnwyd am ragor o wybodaeth ynghylch a oedd cyllid ICF wedi cael ei sicrhau i sicrhau y byddai gwasanaethau penodol a rhwymedigaethau statudol yn parhau i gael eu cyflawni (Cyf CSC005). 

·         Fe atgoffodd yr Arweinydd Archwilio yr Aelodau, bod yn rhaid i Benaethiaid Adrannau ddarparu cofrestrau wedi’u ddiweddaru bob chwe mis, yn ogystal ag adolygu eu cofrestrau rheoli a risg fel mater o drefn.  Roedd y gofrestr fwyaf diweddar ar gyfer Adran Gofal Cymdeithasol i Oedolion wedi cael ei gynnal ym mis Ebrill 2017 ac ym mis Chwefror 2017 ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Blant, felly byddai’r wybodaeth ddiweddaraf o'r ddwy adran ar gael yn fuan. 

·         A oedd modd defnyddio Modiwlau E-ddysgu i godi ymwybyddiaeth  gweithwyr o gyfrifoldebau, polisïau a gofynion Diogelu statudol y Cyngor (Cyf CSC025)

·         Effeithiolrwydd y gwaith lliniaru a wnaed gyda GwE i sicrhau bod gan ysgolion fecanweithiau mwy cadarn a thrwyadl i dracio perfformiad disgyblion a gosod targedau gwelliant (Cyf ED002).

·         Fe ymatebodd y Pennaeth Cyllid gan ddweud bod un o’r argymhellion yn dilyn archwiliad allanol diweddar GwE yn cyfeirio at werth am arian roedd y gwasanaeth yn ei ddarparu.  Mae Pwyllgor Craffu Dysgu Gydol Oes a'r Adran Addysg yn monitro effeithiolrwydd y gwaith a wneir gan GwE.

 

PENDERFYNWYD -

 

 (i)        Nodi cynnwys dyfyniadau’r Gofrestr Risg a Rheoli fel y nodir yn adroddiad HF/87/17.

 (ii)       Bod Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yn cyfleu pryderon y Pwyllgor o ran y Gwasanaethau Cymdeithasol i Oedolion i’r Pwyllgor Craffu priodol yn unol â Phrotocol Craffu Archwilio. 

 

33.

Swyddfa Archwilio Cymru - Diweddariad i'r Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 65 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/96/17) a oedd yn darparu copi diweddar o waith presennol Swyddfa Archwilio Cymru a’r gwaith wedi’i gynllunio.  

 

Cyflwynodd Matthew Edwards, Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad gan roi crynodeb byr o’r gwaith archwilio ariannol a pherfformiad a gwblhawyd yn ddiweddar neu sydd ar waith o fewn y Cyngor ynghyd â gwybodaeth ar adroddiadau cenedlaethol oedd yn berthnasol i Lywodraeth Leol.   Roedd yr Archwilydd Penodedig wedi rhoi barn ddiamod ar ddatganiadau ariannol 2016/17 y Cyngor ar 3 Awst 2017, bron i ddau fis yn gynt na’r dyddiad cau statudol. Am yr ail flwyddyn, roedd y Cyngor yn cymryd rhan yng ‘nghynllun peilot canlyniadau’ grantiau Llywodraeth Cymru ar gyfer blwyddyn ariannol 2016/17.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau’r materion canlynol yn benodol:

 

·         Gan ymateb i gwestiwn gan Aelod, rhoddwyd rhagor o wybodaeth ar y casgliadau ar ôl blwyddyn gyntaf yr astudiaeth peilot canlyniadau ar grantiau Llywodraeth Cymru.

·         Gan gyfeirio at waith archwilio perfformiad, ceisiwyd eglurhad ar y cyfle i denantiaid tai Cyngor gyfrannu at adolygiad o Safbwynt Defnyddwyr Gwasanaeth Swyddfa Archwilio Cymru o brofiadau defnyddwyr o wasanaethau’r cyngor gyda ffocws benodol ar raglen Safonau Ansawdd Tai Cymru.   Cytunodd Matthew Edwards i roi rhagor o fanylion i Aelodau ynghylch sgôp yr adolygiad ar ôl y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r adroddiad.

 

34.

Unrhyw eitemau eraill y mae'r Cadeirydd yn penderfynu eu bod yn rhai brys

Cofnodion:

Cyfeiriodd y Cadeirydd at lythyr yr oedd o a’r Prif Weithredwr wedi’i dderbyn ynghylch cais am adolygiad mewnol o ymdriniaeth y Cyngor o gais Rhyddid Gwybodaeth sy’n ymwneud â ‘gwiriadau gosodiad gwifrau sefydlog’ yn adeiladau Cyngor Wrecsam.  Roedd y gohebydd o’r farn nad oedd yr ymatebion cychwynnol a roddwyd iddo yn adlewyrchu lefel y wybodaeth yr oedd wedi gofyn amdano yn y cwestiynau a gyflwynwyd.

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod adolygiad mewnol wedi cael ei gynnal ac wedi dod i’r casgliad nad oedd yr atebion a gyflwynwyd i dri o’r chwe chwestiwn wedi darparu digon o wybodaeth.  Roedd rhagor o wybodaeth wedi cael ei darparu a dywedodd y gohebydd os byddai’n parhau i fod yn anfodlon gyda'r canlyniad, fe fyddai'n mynd â'r mater at y Comisiynydd Gwybodaeth.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r wybodaeth.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.