Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

Pwyllgor Archwilio
Dydd Iau, 27ain Gorffennaf, 2017 4.00 pm

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

18.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Sonia Benbow-Jones a Rondo Roberts.

 

19.

Datgan cysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o gysylltiad.

 

20.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd Derwyn Owen, Matthew Edwards, Sharon Jeffries a Jessica Hamilton, Swyddfa Archwilio Cymru, i'r cyfarfod.  

 

21.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 86 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mehefin 2017

Cofnodion:

Cyflwynwyd Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mehefin 2017.

 

Materion yn codi:

 

Gan gyfeirio at y Ffurflen i gyflwyno Cais am Destun a nodwyd yng Nghofnod  6, eglurodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol y byddai adroddiad ar Wasanaethau Gorfodi Amgylcheddol yn Wrecsam yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Rhagfyr 2017 Pwyllgor Craffu'r Cartref a'r Amgylchedd.

 

Gan gyfeirio at Adroddiad Dros Dro Archwilio Mewnol Chwefror -Mawrth 2017, cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol bod mwyafrif yr archwiliadau Coch a'r archwiliadau Coch/Oren wedi'u cwblhau yn y Cam Dilynol cyntaf.   Cytunodd y byddai'n darparu gwybodaeth fanylach i Aelodau'r Pwyllgor mewn perthynas â'r ffigyrau yn dilyn y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD -y dylid cadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mehefin 2017 fel cofnod cywir. 

 

22.

Rhaglen Waith y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 47 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Eglurodd y Pennaeth Cyllid, yn dilyn ymgynghoriad gyda'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd, roedd cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a drefnwyd ar gyfer dydd Iau 28 Mehefin 2018 wedi'i symud ymlaen i ddydd Iau 31 Mai 2018 i hwyluso paratoi Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer blwyddyn ariannol 2017/18 erbyn diwedd mis Gorffennaf 2018.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

23.

Datganiad Cyfrifon 2016/17 pdf icon PDF 51 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/67/17) i gymeradwyo Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer blwyddyn ariannol 2016/17. Atodwyd copi o’r Datganiad Cyfrifon yn Atodiad 4 yr adroddiad.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth - Cyfrifeg yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau bod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried y Datganiad o Gyfrifon ar gyfer y flwyddyn ariannol 2016/17 yn ei gyfarfod ar 15 Mehefin 2017. O ganlyniad i’r ffaith bod gwybodaeth a oedd yn fwy cywir ar gael i swyddogion a materion a godwyd gan y pwyllgor archwilio, roedd nifer o addasiadau wedi eu gwneud i'r cyfrifon, a gytunwyd gan yr Archwiliwr allanol, ac roedd y rhain wedi'u nodi yn Atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd ymateb y Cyngor i lythyr Swyddfa Archwilio Cymru o sylwadau ar y Datganiad Cyfrifon Ariannol 2016/17 yn Atodiad 2. Roedd copi o Archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru o Adroddiad y Datganiadau Ariannol wedi’i gyflwyno yn Atodiad 3 yr adroddiad.  Yna amlygodd ac esboniodd y Rheolwr Gwasanaeth yr addasiadau a'r diwygiadau a wnaed i'r cyfrifon, fel y cytunwyd gan yr Archwiliwr Allanol.   

 

Dywedodd Matthew Edwards, Rheolwr Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), bod materion allweddol Swyddfa Archwilio Cymru wedi’u crynhoi yn yr 'Adroddiad Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol’ a gyflwynwyd yn Atodiad 3 ac roedd yn fwriad gan yr Archwiliad Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol.  Diolchodd i'r Pennaeth Cyllid a'i dîm am baratoi'r datganiad ariannol drafft i safon uchel ac am eu cymorth wrth alluogi proses llyfn a chwblhau'r archwiliad.

 

 Yna, cododd yr Aelodau'r materion canlynol mewn perthynas â'r Datganiad Cyfrifon:

 

Adroddiad Naratif,

 

·         2. Perfformiad Ariannol – Alldro Refeniw ar gyfer 2016/17: Paragraff 2.11: Ceisiwyd gwybodaeth bellach ar orwariant Ysgolion o £938mil yn ystod 2016/17. Atgoffodd y Rheolwr Gwasanaeth – Cyfrifeg yr Aelodau bod dadansoddiad manwl o falansau ysgolion unigol wedi'u cynnwys yn yr Adroddiad Gwybodaeth Alldro Refeniw a Chynigion Cario a ddosbarthwyd i'r Aelodau'n flaenorol.  

Cyfrifoldeb Cyrff Llywodraethu'r Ysgolion unigol oedd rheoli eu cyllidebau dirprwyedig ac roedd nifer o ysgolion wedi derbyn 'Diffyg Trwyddedig', yn y sector uwchradd yn bennaf.    

·         6. Ailbrisio a Gwaredu Asedau heb fod yn Gyfredol:

 Paragraff 6.4: Roedd y Cyngor wedi gwaredu'r ddau ddarn o dir dan sylw heb  enillion fel rhan o'i amcan cyffredinol i alluogi adeiladu mwy o dai fforddiadwy yn y Sir.   

 

Nodiadau Ynglŷn â’r Cyfrifon 

 

·         Nodyn 3- Tybiaethau am y Dyfodol a Ffynonellau Eraill o Ansicrwydd Amcangyfrif:  

 Mewn ymateb i bryderon Aelod am effaith cynnydd o 1% yn y Mynegai Prisiau Manwerthu ar gostau'r Cyngor ar gyfer y Contract Cynllun Ariannu Preifat Rheoli Gwastraff dros y 21 mlynedd nesaf, cydnabu'r Pennaeth Cyllid fod hyn yn faes sylweddol o wariant ac roedd y dybiaeth a ddefnyddiwyd i lunio'r amcangyfrif cyfrifeg yn rhesymol.   Roedd y nodyn yn dangos risg posibl i'r Cyngor pe bai cynnydd yn y Mynegai Prisiau Manwerthu yn y dyfodol yn wahanol i'r hyn a dybiwyd.  Atgoffodd yr Aelodau bod y Cynllun Ariannu Preifat wedi bod yn llwyddiannus iawn wrth ddiwallu targedau ailgylchu at wedi atal dirwyon ar gyfer y Cyngor.

·         Nodyn 13 – Incwm  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 23.

24.

Cod Llywodraethu'r Cyngor pdf icon PDF 81 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/70/17) a oedd yn hysbysu'r Pwyllgor Archwilio o'r  cod newydd arfaethedig ar gyfer Cod Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor.   

 

Wrth gyflwyno'r adroddiad eglurodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) y byddai'r cod newydd, a oedd yn seiliedig ar ganllawiau a ddarparwyd i holl Awdurdodau Lleol y DU, yn galluogi'r Cyngor i gyflwyno ymrwymiad penodol i lywodraethu corfforaethol da.   Ychwanegodd hefyd bod y Cod yn caniatáu gweld pwysigrwydd llywodraethu corfforaethol da yn yr holl bolisïau a phrosesau perthnasol, a bod cydymffurfiaeth gyda'r Cod yn cael ei nodi yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol sy'n cael ei adrodd  i'r Pwyllgor Archwilio.    Roedd copi o'r Cod newydd arfaethedig ynghlwm i'r adroddiad.

 

PENDERFYNWYD – Argymell i'r Bwrdd Gweithredol bod Cod Llywodraethu Corfforaethol arfaethedig: Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam  yn cael ei nodi yn Atodiad 1 adroddiad HF/70/17 yn cael ei gymeradwyo. 

 

25.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 78 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/69/17) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Blynyddol Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio 2016-17.

 

 Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio'r adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor yn ystod Blwyddyn Fwrdeistrefol 2016/17.  Parhaodd gweithgareddau'r Pwyllgor i roi sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd rheolaethau’r Cyngor a gwnaeth gyfraniad cadarnhaol tuag at wella trefniadau llywodraethu.   Felly, argymhellodd bod yr Aelodau'n cymeradwyo'r Adroddiad Blynyddol i'w gyflwyno i'r Cyngor.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau’r materion canlynol yn benodol:

 

·         Mynegwyd pryder o ran y niferoedd isel o ymatebion gan Gynghorwyr, gan gynnwys y rhai oedd yn Aelodau o'r Pwyllgor Archwilio, i Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio 2017.    

Cydnabuwyd bod yr Arolwg yn ddull pwysig o arddangos effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio ac yn tynnu sylw at feysydd o welliant a hyfforddiant ar gyfer yr Aelodau.   Cytunwyd y byddai disgwyliad yn y dyfodol bod holl Aelodau'r Pwyllgor Archwilio yn cwblhau'r arolwg gan y byddai hyn yn eu cynorthwyo i gyflawni eu rôl fel Aelod o'r Pwyllgor Archwilio fel y nodwyd yng nghyfansoddiad y Cyngor.    Byddai'r Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol yn archwilio a oes modd cynnwys hyn yn "Nisgrifiad Rôl Aelod o'r Pwyllgor Archwilio" fel y nodir yn y Cyfansoddiad.

·         Roedd y gyfradd isel o ymatebion a'r nifer uchel o ymatebion 'Dw i ddim yn gwybod' yn nodi bod angen codi ymwybyddiaeth o'r gwaith y mae'r Pwyllgor Archwilio yn ei wneud i sicrhau llywodraethu corfforaethol effeithiol.  

·         Holwyd a ellir cyhoeddi enwau'r Cynghorwyr oedd heb ymateb i'r arolwg yn Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio.  

Roedd gwahaniaeth mewn safbwyntiau a fyddai hyn yn effeithiol ai peidio.

·         Gan gyfeirio at hyfforddiant a datblygu'r Pwyllgor Archwilio cytunwyd y byddai nifer y Cynghorwyr sy'n mynychu pob sesiwn hyfforddiant neu weithdy yn cael ei gofnodi yn Adroddiadau Blynyddol y Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.

 

PENDERFYNWYD - Argymell i'r Cyngor y dylid cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2016/17, fel sydd ynghlwm wrth adroddiad HF/69/17.

 

26.

Archwilio Mewnol - Adroddiad Blynyddol Gwrth-dwyll 2016/17 pdf icon PDF 80 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Blynyddol Gwrth-Dwyll 2016-17, yr oedd copi ohono ynghlwm yn Atodiad 1 i'r adroddiad.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r trefniadau gwrth-dwyll sydd ar waith i liniaru'r risg o dwyll o fewn y Cyngor.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y tueddiadau twyll cenedlaethol, yn asesu effeithiolrwydd trefniadau gwrth-dwyll y Cyngor ac yn darparu gwybodaeth bellach ar ganlyniadau'r twyll a adroddwyd i'r Pwyllgor Archwilio yn ystod 2016/17.   Roedd y perygl o dwyll yn sylweddol ar gyfer yr holl awdurdodau lleol, ond roedd gweithdrefnau gwrth-dwyll y Cyngor yn unol ag arfer da yn gyffredinol ac yn cael eu hystyried fel rhai sy'n gymesur â'r risg.   Mae eu heffeithiolrwydd, fodd bynnag, yn destun adolygiad rheolaidd yn erbyn y risg.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd yr Aelodau’r materion canlynol yn benodol:

 

·         Gan gyfeirio at y tabl ynghlwm yn Atodiad 3 yr adroddiad 'Twyll a Adroddwyd yn CBSW 2016/17:  Atgyfeiriadau at Archwilio Mewnol', holodd Aelod, a oedd swyddogion/ rheolwyr AD wedi defnyddio dull cyson, yn y tri achos a arweiniodd at 'Rybudd Ysgrifenedig Terfynol', gan fod dau o'r achosion yn cynnwys twyll a brofwyd, a'r llall yn cyfeirio at ddiffyg cydymffurfiaeth â gweithdrefnau.   Cydnabu'r Aelodau y gallai manylion pob achos amrywio ac efallai nad yw hynny'n amlwg o'r canlyniad terfynol a adroddir.

·         Eglurodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol bod y Pwyllgor Archwilio angen sicrwydd fod gan y Cyngor bolisiau a gweithdrefnau disgyblu cadarn ar waith.  

Byddai amgylchiadau lliniarol yn dylanwadu ar y penderfyniad terfynol a'r camau disgyblu y dylid eu cymryd mewn achosion unigol.   Darparwyd sicrwydd gan Reolwr Gwasanaeth Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliad yn flaenorol bod gwiriadau'n cael eu cynnal ar yr holl achosion lle y cymerir camau disgyblu i sicrhau cysondeb.  

·         Atgoffodd yr Arweinydd Archwilio'r Aelodau bod sesiwn hyfforddiant ar Wrth-Dwyll wedi'i threfnu ar gyfer 22 Chwefror 2018 ac y gellir gwahodd cynrychiolydd o Adran Adnoddau Dynol y Cyngor i gyflwyno sylwadau ar yr ymagwedd y maent yn ei chymryd i sicrhau y cynhelir dull cyson.   

·         Gan gyfeirio at baragraff 3.1 yr adroddiad, nodwyd bod system Tracio Gwrth-dwyll a Llygredigaeth a ddefnyddir i amcangyfrif darlun cenedlaethol o gost twyll i bwrs y wlad yn ymwneud â Lloegr yn unig a gofynnwyd bod gwybodaeth debyg yn cael ei darparu ar gyfer Cymru. 

Cytunodd Derwyn Owen, Swyddfa Archwilio Cymru, y byddai'n ymchwilio'r mater ymhellach.  

 

PENDERFYNWYD -

 

(i)        Nodi’r adroddiad a bod y Pwyllgor yn derbyn y dystiolaeth sicrwydd a gynhyrchwyd.

(ii)        Y gwahoddir cynrychiolydd o Adran Adnoddau Dynol y Cyngor i fynychu sesiwn hyfforddiant ar Wrth-Dwyll a drefnwyd ar gyfer 22 Chwefror 2018 i ddarparu gwybodaeth ar y mesurau sydd yn eu lle i sicrhau y defnyddir dull cyson wrth gynnal gwrandawiadau disgyblu.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.