Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

57.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Terry Boland a P Jeffares.

 

58.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd y cynrychiolwyr canlynol o Swyddfa Archwilio Cymru i'r cyfarfod: Derwyn Owen (Cyfarwyddwr Ymgysylltu), Matthew Edwards (Rheolwr Archwilio Ariannol), Sharon Jeffries (Arweinydd y Tîm Ariannol) a Charlotte Owen (Swyddog Perfformiad Prosiect).    

 

59.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol.

 

60.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 79 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2017.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Chwefror, 2017.

 

Cywiro’r Cofnodion

 

Eitem 56 – Eitem Ychwanegol – Gwasanaethau Gorfodaeth Amgylcheddol yn Wrecsam:  Dywedodd un Aelod nad oedd y Pwyllgor wedi cefnogi’r Cadeirydd yn ffurfiol wrth gyflwyno Ffurflen Gais Pwnc i’r Grŵp Cydlynu Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu. Cafwyd trafodaeth ar ddiwedd y cyfarfod blaenorol, fodd bynnag, ni wnaethpwyd unrhyw benderfyniad ac ni chafwyd pleidlais.  

 

Yn ystod trafodaeth, cytunwyd bod y cofnod yn adlewyrchu’r drafodaeth a gafwyd yn y cyfarfod yn ddigonol. Awgrymwyd ymhellach, er mwyn osgoi unrhyw amheuaeth, y dylid cynnal pleidlais yn ystod y cyfarfod hwn i gymeradwyo'r cam gweithredu a gymerwyd gan y Cadeirydd ac y dylid cofnodi’r penderfyniad fel un terfynol. Felly, cynigwyd ac eiliwyd y mater yn briodol cyn ei roi i bleidlais. PENDERFYNWYD – Bod Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio, yn unol â Phrotocol Archwilio a Chraffu, yn cyflwyno Ffurflen Gais Pwnc i’r Grŵp Cydlynu Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu  ac y dylai’r mater hwn gael ei ystyried gan y Pwyllgor Craffu perthnasol.

 

 

 

PENDERFYNWYD -  Yn amodol ar yr uchod,  derbyn a chymeradwyo Cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 23 Chwefror, 2017 fel cofnod cywir.

 

61.

Rhaglen Waith Mehefin - Rhagfyr 2017 pdf icon PDF 41 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

62.

Siarter Archwilio Mewnol 2017/18 pdf icon PDF 51 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/29/17) a oedd yn ceisio cymeradwyaeth ar gyfer Siarter Archwilio Mewnol Wrecsam 2017/18. Atodwyd copi o’r Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18 i’r adroddiad.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol, adroddiad ac fe hysbysodd yr Aelodau bod Siarter Archwilio Mewnol, gan Wasanaeth Archwilio Mewnol Wrecsam wedi’i pharatoi yn unol â’r fframwaith a ddarparwyd gan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Roedd y Siarter wedi cael ei diwygio i gynnwys argymhellion yr adolygiad allanol o Archwilio Mewnol 2016.  Roedd y Siarter hefyd yn cynnwys y Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18 (Siarter, Atodiad 1) a oedd yn manylu a blaenoriaethu'r aseiniadau archwilio cynlluniedig i’w cyflawni yn ystod y flwyddyn ac roedd hefyd yn cysylltu pob archwiliad â Chynllun y Cyngor.   Roedd y Siarter hefyd yn cynnwys rhestr wrth gefn o aseiniadau archwilio tymor canolig a thymor hir eraill (Siarter, Atodiad 2) y gellid eu cyflawni pe byddai adnoddau yn weddill, wedi i’r gwaith hanfodol a nodwyd yn Atodiad 1 gael ei gwblhau.   

 

Wrth ystyried yr adroddiad, codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Nodwyd bod y Cynllun Archwilio yn cynnwys lefel uchel o arian wrth gefn ar gyfer gwaith heb ei gynllunio i adlewyrchu'r angen i ymateb i flaenoriaethau sy’n newid.

 

·         Defnyddir dull sy’n canolbwyntio ar risgiau i benderfynu pa aseiniadau archwilio a fydd yn cael blaenoriaeth, fodd bynnag, bydd archwiliadau cynlluniedig na chawsant eu cwblhau yn ystod 2016/17 yn cael blaenoriaeth yn y lle cyntaf.

 

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnolegol y byddai ganddo’r adnoddau digonol i gyflawni gwaith digonol ar bob archwiliad i roi ei farn flynyddol ar gyfer 2017/18 i’r Pwyllgor Archwilio o ran digonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheoli mewnol Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam.   

 

·         Byddai’r Pennaeth Cyllid yn beirniadu ar unrhyw wahaniaeth rhwng egwyddorion Nolan o Fywyd Cyhoeddus a’r safonau proffesiynol a fabwysiadwyd gan Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a Sefydliad Siartredig yr Archwilwyr Mewnol.

 

·         Bydd y Pwyllgor Archwilio’n derbyn diweddariadau rheolaidd o gynnydd yn erbyn y Cynllun Archwilio fel rhan o Adroddiadau Interim parhaus y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.

 

PENDERFYNWYD – Cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol 2017/18.

 

63.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2016/17 pdf icon PDF 188 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/30/17) a oedd yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Archwilio am y cynnydd o ran Cynllun Gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2016 ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam hyd at 31 Rhagfyr 2016 a diweddaru’r Pwyllgor ar gynhyrchiad Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017. Atodwyd copi o’r Cynllun Gweithredu i’w roi ar waith yn 2016/17 i Atodiad A yr adroddiad hwn.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) adroddiad ac fe atgoffodd yr Aelodau bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’r Cynllun Gweithredu wedi derbyn cymeradwyaeth y Pwyllgor Archwilio yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Mehefin 2016. Mae cynnydd y camau gweithredu hyn o fewn y Cynllun Gweithredu wedi cael eu monitro drwy gydol y flwyddyn gan swyddogion a gwelwyd bod pump o’r camau gweithredu heb eu cwblhau.  Rhoddwyd rhesymau dros yr oedi neu eglurwyd bod y cam gweithredu bellach wedi'i gyflawni ac nid oedd yr oedi’n cael ei ystyried yn gritigol i lywodraethu’r Cyngor ar hyn o bryd. Hefyd, roedd gwaith yn mynd rhagddo ar gynhyrchiad Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017, yn unol â'r canllawiau newydd a gyflwynwyd i Awdurdodau Lleol Cymru ym mis Tachwedd 2016. Yn wahanol i'r canllawiau blaenorol, ar yr amod y bodlonir yr egwyddorion allweddol, ni fydd rhaid i'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ddilyn fformat penodol.  Felly, penderfynwyd cynhyrchu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017 mewn fformat llawer mwy addas i’r darllenydd.  Gofynnwyd i’r Aelodau ystyried unrhyw newid i fformat y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a fyddai'n gwella ei edrychiad.   Gofynnwyd hefyd i Aelodau am unrhyw fater y dylai ei gynnwys yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2017. 

 

Wrth ystyried yr adroddiad, codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Cyf. 3 Rheoli Asedau – Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod trafodaethau wedi’u cynnal ar gaffael a gweithrediad system rheoli asedau arbenigol.  Byddai system rheoli asedau arbenigol yn cael ei hystyried yn rhan o adolygiad y ceisiadau cyfredol.

 

·         Cyf.13 Rheoli Gwybodaeth – Parhau i baratoi ar gyfer Rheoliadau Safonau Diogelu Data (Diogelu Data Cyffredinol UE) newydd:  Dywedodd y Pennaeth Cyllid, oherwydd anawsterau cychwynnol, bod y Cyngor wedi gohirio gweithrediad Modiwl Dysgu Ar-Lein GIG Cymru Gyfan ar gyfer hyfforddiant staff.  Disgwylir y bydd modiwlau hyfforddi ar gael drwy wefan eDdysgu’r Cyngor yn fuan.

 

·         Cyf.16 Rheoli Risg – Cadarnhawyd bod y Grŵp Rheoli Risg yn parhau i herio adrannau unigol ar gynnwys eu cofrestrau risg yn seiliedig ar gymhariaeth â chofrestrau risg a chynlluniau gwasanaeth eraill.

 

·         Gan gyfeirio at Lywodraethu Ysgolion (Cyf.18) a Chynlluniau Parhad Gwasanaeth ar gyfer Ysgolion (Cyf.20), cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod 61 o 63 ysgol bellach wedi cyflwyno Datganiadau o Sicrwydd Llywodraethu cyflawn a bod 30 o ysgolion wedi dychwelyd copi o’u Cynlluniau Parhad Gwasanaeth.  Nodwyd gan yr Aelodau y byddai cynnal Cynlluniau Parhad Gwasanaeth cyfredol mewn ysgolion yn gam gweithredu hirdymor a gwnaethant gais i gael eu hysbysu ynglŷn â’r cynnydd.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r adroddiad.

 

64.

Swyddfa Archwilio Cymru - Adroddiad Cynllunio Arbedion 2016/17 pdf icon PDF 64 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/32/17) a oedd yn darparu copi o Adroddiad Cynllunio Arbedion 2016/17 Swyddfa Archwilio Cymru i’r Aelodau.

 

Cyflwynodd Charlotte Owen (Swyddog Perfformiad Prosiect) Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad a dywedodd bod adolygiad 2016/17 wedi casglu bod y Cyngor yn parhau â dull cynllunio arbedion effeithiol er mwyn cefnogi gwydnwch ariannol yn y dyfodol, ond nid oedd yn adrodd ar y cynnydd yn erbyn arbedion i’r Aelodau yn rheolaidd. I wella tryloywder, cynigiwyd y dylid cryfhau trefniadau monitro ariannol drwy gynnwys cynnydd yn erbyn arbedion cynlluniedig mewn adroddiadau monitro a rheoli’r gyllideb.  

 

Ystyriodd yr Aelodau'r adroddiad a chodwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Rôl bosib y pwyllgorau craffu wrth werthuso effaith tanwario'r gyllideb ar ddarpariaeth gwasanaeth.

 

·         Roedd llawer o’r arbedion a nodwyd o fewn Rhaglen Ail-lunio’r Cyngor yn seiliedig yn rhannol ar wneud y gorau o gyfleoedd i wneud gwell defnydd o dechnoleg gwybodaeth er mwyn darparu gwasanaethau’n fwy effeithlon.  Byddai'n rhaid sicrhau bod gan y Cyngor seilwaith TGCh digonol ar waith a byddai'n rhaid gwella ymwybyddiaeth y cyhoedd o fynediad at wasanaethau ar-lein.  

 

·         Dywedodd Charlotte Owen nad oedd archwiliad ar ddigonolrwydd darpariaeth TGCh y Cyngor wedi cael ei gynnal fel rhan o’r adolygiad hwn.

 

·         Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi samplu tri chynnig arbedion ar gyfer 2016/17 er mwyn profi’r rhagdybiaethau sylfaenol ac ym mhob achos darganfuwyd bod y gwerthusiadau opsiynau wedi’u hategu gan ragdybiaethau rhesymol.  Hefyd, gweler o fewn cyllideb y Cyngor ar gyfer 2017/18 bod Cronfeydd Wrth Gefn Datblygiad TG a Mynediad Cwsmeriaid wedi cynyddu i ariannu gwelliannau TG a datblygiadau Hunanwasanaeth TGCh amrywiol. 

 

PENDERFYNWYD – Nodi Adroddiad Cynllunio Arbedion Swyddfa Archwilio Cymru.

 

65.

Cynllun Swyddfa Archwilio Cymru 2017 pdf icon PDF 62 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/31/17) a oedd yn darparu copi o Gynllun Archwilio 2017 Swyddfa Archwilio Cymru i’r Aelodau.

 

Cyflwynodd Derwyn Owen (Cyfarwyddwr Ymgysylltu), Swyddfa Archwilio Cymru'r adroddiad a hysbysodd yr Aelodau fod y rhaglen waith gynlluniedig yn seiliedig ar eu hasesiad o risgiau ariannol a gweithredol sy'n wynebu'r Cyngor ac yn cynnwys gwaith ariannol a gwaith perfformio. Roedd y Cyngor hefyd yn un o ddau safle yn unig yng Nghymru i dreialu dichonoldeb dull ‘canlyniadau’ newydd ar gyfer ardystio ceisiadau a ffurflenni ar gyfer grantiau Llywodraeth Cymru yn ystod blwyddyn ariannol 2015/16. Dysgwyd sawl gwers yn ystod y flwyddyn a byddai cynllun peilot estynedig, yn cynnwys dau Gyngor Cymraeg pellach,  yn cael ei gynnal ar gyfer 2016/17.

 

Wrth drafod y Cynllun Archwilio, gofynnodd yr Aelodau am eglurhad pellach o'r canlynol:

 

·         Tudalen 19 Ad-daliad Pensiynau Athrawon 2015-16: Gwnaethpwyd sawl newid i’r ad-daliad.

 

·         Tudalen 21 Prosiectau Lleol: Roedd hwn yn waith dilynol yn sgil yr Asesiad Corfforaethol, roedd y gwaith maes bellach wedi’i gwblhau ac roedd disgwyl i adroddiad drafft gael ei gyflwyno yn y dyfodol agos. 

 

·         Gan gyfeirio at y ffioedd archwilio amcangyfrifedig, eglurodd Derwyn Owen,

bod y cynnydd ymylol o £105 o’i gymharu â’r ffi a nodwyd yng nghynllun archwilio 2016, yn adlewyrchu ansawdd da’r cyfrifon a dderbyniwyd gan y Cyngor.

 

PENDERFYNWYD - Nodi Cynllun Archwilio 2017 Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.