Rhaglen a chofnodion

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Sonia Benbow-Jones, Frank Hemmings a Nigel Williams.

To sign as a correct record the Minutes of the Meeting held on Thursday 25 July 2019.

PENDERFYNWYD - y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf 2019 fel cofnod cywir.

Atodedig er gwybodaeth yn unig

Cafodd copi o'r Cylch Gorchwyl ei gyflwyno er gwybodaeth.

PENDERFYNWYD – Fod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio yn cael ei nodi.

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh y rhaglen waith arfaethedig ar gyfer 2019/20. Wrth gyflwyno’r adroddiad, dywedodd y byddai’r adroddiad gwella blynyddol nawr yn cael ei drefnu ar gyfer y cyfarfod yn Rhagfyr 2019.

PENDERFYNWYD – Nodi rhaglen waith 2019/20.

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/66/19) i amlygu risgiau sylweddol y Cyngor a sut maent yn cael eu rheoli.

Cyflwynodd Arweinydd Archwilio’r adroddiad a dywedodd fod yr wybodaeth a ddangosir mewn cofrestrau fel ag yr oedd ar 31 Awst 2019 a bod diweddariadau a gwybodaeth newydd yn parhau. Nododd fod gwelliannau wedi eu gwneud i bolisïau allweddol a strategaethau yn y Brif Gofrestr Risg. Roedd rhai o’r rhain wedi eu hamlygu yn y cyfarfod ym mis Mawrth fel rhai oedd o bosib wedi dyddio.

Wrth ystyried yr adroddiad cododd yr Aelodau nifer o bryderon ac ymatebodd Swyddogion i’r rheiny’n briodol. Codwyd y pwyntiau canlynol hefyd:

·         Cyfrifoldeb y Prif Swyddog perthnasol oedd cynnwys y cofrestrau ac roeddent yn cael eu herio gan swyddogion yn flynyddol.

·         Roedd pryder nad oedd rhai polisïau allweddol fel GwE, y Cynllun Trafnidiaeth Rhanbarthol, y Cynllun Gweithredu Partneriaeth a Chynllun Gweithredu CLlLC yn cael eu cynnwys o fewn PR02 a allai arwain o bosib at y ffaith na fyddai unrhyw gamau lliniaru yn erbyn y risgiau lefel uchel.

·         Cadarnhad y byddai’r Brif Gofrestr Risg a nodwyd yn Atodiad B yn cael ei chyflwyno i’r Prif Swyddogion priodol.

·         Ceisio eglurhad mewn perthynas ag effaith Brexit. 

Dywedwyd wrth swyddogion fod yna gofrestr risg ar wahân oedd wedi ei hystyried yn flaenorol gan y Pwyllgor Craffu Cwsmeriaid, Perfformiad, Adnoddau a’r Drefn Lywodraethol.

·         Gan gyfeirio at Atodiad C awgrymwyd lle'r oedd camau lliniaru wedi eu nodi fod angen cynnwys dyddiad terfynu er mwyn darparu sicrwydd pellach.

·         Ceisiwyd eglurder mewn perthynas â chynnydd y Strategaeth TGCh a Digidol gan nad oedd hwn wedi ei gyflawni eto. 

Dywedwyd wrth Aelodau fod y Pennaeth Gwasanaeth yn ddiweddar wedi gadael yr Awdurdod ond roedd cynlluniau mewn grym i benodi swyddog yn ei le i ymgymryd â’r rôl.

·         Pryder ynglŷn â’r effaith ariannol o ganlyniad i’r ffaith fod BIPBC wedi gwrthod ariannu anghenion cymwys y Cyngor Iechyd Cymuned.  

Roedd yr Aelodau gyda’i gilydd yn teimlo’n rhwystredig ynglŷn â’r diffyg proses llunio penderfyniadau o fewn y Bwrdd Iechyd ac awgrymwyd cynnal cyfarfodydd gyda'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd yn rheolaidd.  Awgrymodd Aelod y dylid anfon llythyr at BIPBC i amlygu pryderon y Pwyllgor ac i geisio sicrwydd y byddai BIPBC yn gweithio mewn partneriaeth i ddatrys y mater.

PENDERFYNWYD –

(i)         Nodi cynnwys y detholiadau o’r gofrestr risg a rheoli amgaeedig.

(ii)        Lle'r oedd camau lliniaru wedi eu nodi ar y Gofrestr Risg, dylid cynnwys dyddiad terfynu.

(iii)       Fod y Cadeirydd yn anfon llythyr at Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr i amlygu pryderon y Pwyllgor a cheisio sicrwydd y byddai'r Bwrdd Iechyd yn gweithio mewn partneriaeth i ddatrys y mater o ariannu anghenion cymwys y Cyngor Iechyd Cymuned.

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/67/19) yn gofyn i Aelodau ystyried adroddiad interim y Pennaeth Gwasanaeth Archwilio a Thechnegol ar gyfer y cyfnod o Ebrill i Awst 2019.

Yn ystod y trafodaethau cododd Aelodau'r materion canlynol yn benodol:

·         Ceisio eglurder mewn perthynas ag argymhellion blaenoriaeth canolig. 

Dywedodd swyddogion mai arfer safonol oedd cyfeirio at yr archwiliad blaenorol er mwyn asesu p’run ai a oedd y risg wedi newid a ph’run ai oedd yr argymhellion wedi eu gosod.

·         Cadarnhad er bod yna reolaethau ariannol gwael mewn grym ar gyfer y Gwasanaeth Byw â Chymorth, roedd yna ymateb cadarnhaol iawn wedi bod i’r cynllun gweithredu. 

O ganlyniad roedd yr holl Brif Swyddogion wedi cael cais i adolygu eu gweithdrefnau eu hunain i sicrhau fod yna reolaethau ariannol effeithiol mewn grym.

·         Pwysigrwydd sicrhau fod Rheolau’r Weithdrefn Ariannol yn cael eu hatgyfnerthu drwy fwletinau staff a monitro rheolaidd gan reolwyr atebol er mwyn lleihau’r nifer o adroddiadau o beidio â chydymffurfio. 

Cadarnhaodd swyddogion os na fyddai’r gweithdrefnau’n cael eu dilyn a bod tystiolaeth fod hyfforddiant priodol wedi ei ddarparu yna fe allai’r weithdrefn galluoedd cael ei hystyried.

·         Cadarnhaodd yr Arweinydd Archwilio fod yna gylch o ran cynnal archwiliadau a bod hwn wedi ei seilio ar asesiad blynyddol o risgiau.

PENDERFYNWYD – Fod Adroddiad Interim Archwilio Mewnol o Ebrill i Awst 2019 yn cael ei nodi.

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Fe gyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad gwybodaeth (COFI/65/19) yn gofyn i Aelodau ystyried adborth ar y Dysgu Ar Ôl y Prosiect yn dilyn yr archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon 2018/19.

Wrth ystyried yr adroddiad nododd cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn mynd i’r afael â phroses yr archwiliad roedd rhaid i ddata gael ei drosglwyddo o systemau’r Cyngor i Swyddfa Archwilio Cymru. Cydnabuwyd y byddai pecynnau TGCh newydd posib yn cael effaith ar y ffordd y gallai gwybodaeth gael ei throsglwyddo ac yna ei dadansoddi.

PENDERFYNWYD – Nodi’r adroddiad.