Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Deborah Foulkes  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

12.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Marc Jones a Sonia Benbow-Jones.

 

13.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 228 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Mai 2019 fel cofnod cywir

 

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30ain Mai.

 

Materion yn Codi:          

 

Adroddiad Datganiad Cyfrifon Drafft (COFI/58/19) Cofnod Rhif 6 tudalen 5:

 

Cadarnhawyd bod y Crynodeb cyffredinol o’r wybodaeth wedi’i nodi yn Atodiad Un ac roedd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio wedi cael ei friffio ynghylch y cais am eglurhad mewn perthynas â pherfformiad Gwasanaethau Masnachol Wrecsam.

 

Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh y cafodd y Cyfrifon ar gyfer y Gwasanaethau Masnachol eu e-bostio at yr holl aelodau cyn cyfarfod y Bwrdd Gweithredol ar 23ain Gorffennaf 2019. Yn y cyfarfod hwnnw, cytunodd aelodau o’r Bwrdd i ddiddymu’r cwmni ar 31 Rhagfyr 2019 ac i gyflenwi’r gwasanaeth yn fewnol o 1 Ionawr 2020.

 

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol: Chwefror i Fawrth 2019 Cofnod rhif 9 tudalen 7: 

 

Roedd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio wedi cael ei friffio hefyd ynghylch y cais am eglurhad mewn perthynas â’r Llawlyfr Rheoli Prosiect sy’n cael ei ddefnyddio ar draws y Cyngor cyfan.

 

Roedd y materion cydymffurfiaeth o ran rheoli prosiect mewn perthynas â Pawb yn cael sylw gan y tîm Perfformiad a Rheoli Prosiect. Mae Archwilio Mewnol yn cynnal archwiliad o’r gwaith Rheoli Prosiect, y bydd canlyniadau hynny’n cael eu hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio ar 22 Medi 2019.

 

PENDERFYNWYD -

(i)            Llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30ain Mai 2019 fel cofnod cywir.                 

 

 

14.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Atgoffir yr Aelodau o’u cyfrifoldeb, dan Baragraff 11 o God Ymddygiad yr Aelodau, i ddatgan bodolaeth a natur unrhyw gysylltiad personol mewn perthynas ag unrhyw un o'r busnesau i'w trafod yn y cyfarfod hwn

Cofnodion:

Roedd y Cynghorydd Dana Davies wedi rhoi rhybudd o’i bwriad i ddatgan cysylltiad personol ac nid mewn perthynas ag Eitem Agenda 6 - Ysgol Morgan Llwyd. Roedd y Cynghorydd yn rhiant i ddisgybl a oedd yn mynychu’r ysgol.

 

15.

Cylch Gorchwyl pdf icon PDF 362 KB

Atodedig er gwybodaeth yn unig

Cofnodion:

Cyflwynwyd copi o Gylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio er gwybodaeth. Roedd yr Aelodau wedi nodi’n flaenorol y byddai’n ddefnyddiol atodi’r ddogfen i’r pecyn Agenda ar gyfer pob cyfarfod.       

 

PENDERFYNWYD – Nodi Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio.              

 

16.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 129 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh Raglen Waith wedi ei diweddaru a dywedodd bod dwy eitem yn ymwneud â Risg a Rheoli wedi cael eu hychwanegu at y rhestr. Tynnodd y Swyddog sylw at y ffaith efallai y bydd angen cynnwys Adroddiadau Archwilio allanol eraill fel yr oeddynt yn cael eu cwblhau.

 

Nodwyd fod Gweithdy gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) wedi’i gynllunio ar gyfer y Pwyllgor Archwilio ar gyfer yr hydref. Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh bod y trefniadau mewn llaw ac y byddai cynrychiolydd o SAC yn ei hwyluso. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Archwilio Ariannol o SAC y byddai’n gyrru pethau yn eu blaenau o ran y mater hwn.

 

Hysbysodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yr Aelodau y byddai’n mynychu Cyfarfod Rhwydwaith Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru Gyfan ar 11 Hydref ac y byddai’n ceisio cael enghreifftiau o arferion archwilio Da o’r cyfarfod hwn.

 

PENDERFYNWYD -

 

(i)            Nodi’r Rhaglen Waith.   

              

(ii)          Cytuno ar ddyddiad ar gyfer gweithdy Swyddfa Archwilio Cymru.

17.

Datganiad Cyfrifon 2018/19 pdf icon PDF 88 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/58/19) yn gofyn bod Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer blwyddyn ariannol 2018/19 yn cael ei gymeradwyo. Cyflwynwyd copi o’r Datganiad Cyfrifon yn Atodiad 2 yr adroddiad                       (COFI/58/19).

 

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaeth Cyfrifeg yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau fod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried y Datganiad Cyfrifon ar gyfer y flwyddyn ariannol 2018/19 yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 30ain Mai 2019. O ganlyniad i’r wybodaeth gywirach oedd ar gael i swyddogion a’r materion a godwyd yn yr archwiliad, gwnaed sawl addasiad i’r cyfrifon, a gytunwyd gan yr Archwilydd Allanol, a chawsant eu nodi yn Atodiad 1 i’r adroddiad. Cyflwynwyd copi o Archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru o Adroddiad y Datganiadau Ariannol yn Atodiad 4 yr adroddiad. Mae SAC yn gofyn am sylwadau ar gyfer y cyfrifon, mae’r Llythyr Sylwadau Terfynol i’w weld yn Atodiad 3.                                                  

 

Aeth y Pennaeth Gwasanaeth Cyfrifeg ymlaen wedyn i amlygu ac egluro’r addasiadau a’r newidiadau a wnaed i’r cyfrifon, fel y cytunwyd gan yr Archwilydd Allanol.

 

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Ariannol - Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) bod materion allweddol SAC wedi’u crynhoi yn yrAdroddiad Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol’ a gyflwynwyd yn Atodiad 4 ac roedd yn fwriad gan yr Archwilydd Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol. Diolchodd i’r Prif Swyddog Cyllid a TGCh a’i dîm am baratoi’r datganiad ariannol i safon uchel. Hon oedd y flwyddyn gyntaf ar gyfer Llywodraethu yn Wrecsam, ac roedd swyddogion wedi cydweithio gyda SAC mewn perthynas â dyfarniad McCloud. Roedd yn bleser cael nodi fod y Cyfrifon wedi’u cyflwyno’n gynnar.

 

Yna cododd Aelodau’r materion a ganlyn mewn perthynas â’r Datganiad Cyfrifon.

 

Nodiadau i’r Cyfrifon

 

Nodyn 3 Tybiaethau a wnaed am y dyfodol a ffynonellau eraill o ansicrwydd amcangyfrif: Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth Cyfrifeg eglurhad ar gyfer yr eitem Eiddo, Peiriannau ac Offer ynghyd â’r eitem Lwfans Amhariad ar gyfer dyledion amheus.

 

Nodyn 14 Tâl Swyddogion - parhad: Cadarnhaodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh bod y pecyn gadael oedd yn dod i gyfanswm o £379k yn ymwneud â phecyn cydnabyddiaeth ar gyfer un Cyfarwyddwr Gweithredol. Roedd y swm yn cydymffurfio â’r amodau a thelerau ac roedd y swm wedi’i gytuno yn y Cyngor llawn. Roedd y rhan fwyaf o’r gost yng nghyswllt buddion pensiwn.

 

Nodyn 23 Ymrwymiadau dan y Contractau Cyfalaf: Holodd Aelod am y swm ar gyfer Adnewyddu To Tŵr Rhydfudr. Mewn ymateb, eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth Cyfrifeg bod y gwaith wedi dechrau a bod y cyngor wedi ymrwymo i dalu’r contractwr i gwblhau’r gwaith.            

 

Nodiadau i Adroddiad yr Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol

Nodyn 17 Dysgu ar ôl Prosiect (Post Project Learning) (PPL): Roedd SAC yn bwriadu cynnal sesiwn dysgu ar ôl prosiect (post project learning) (PPL) gyda’r swyddogion cyllid yn y Cyngor yn dilyn cwblhau’r archwiliad gyda’r nod o gytuno ar gynllun gweithredu i ddatblygu gwaith  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 17.

18.

Archwilio Mewnol- Addroddiad Gwrthdwyll Blynyddol 2018/19 pdf icon PDF 108 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/50/19) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Gwrth-dwyll 2018/19.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o’r trefniadau gwrth-dwyll sydd ar waith i liniaru’r risg o dwyll o fewn y Cyngor. Roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am dueddiadau cenedlaethol, yn asesu effeithiolrwydd trefniadau gwrth-dwyll y Cyngor ac yn rhoi crynodeb o’r achosion o dwyll yn y Cyngor ar gyfer 2018/19. Roedd y risg cynhenid o dwyll yn uchel ac ystyriwyd fod y rheolaethau sydd ar waith gan y Cyngor ar hyn o bryd yn gymesur â’r risg ond y byddai’n parhau i fod yn destun adolygu parhaus yn unol â Strategaeth Gwrth-dwyll y Cyngor, ac yn cael ei wella lle y bo angen. Roedd angen parhau i weithio gydag asiantaethau eraill, gan gynnwys y rheiny y mae’r Cyngor yn atgyfeirio honiadau neu amheuon o dwyll atynt. Pwysleisiwyd bod llywodraethu da a gweithredu mesurau rheoli ariannol effeithiol yn hanfodol i lwyddiant gweithgareddau gwrth-dwyll.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau y pwyntiau a ganlyn yn arbennig:          

 

Nodiadau i’r Twyll a Adroddwyd ar gyfer CBSC 2018-19:

 

·      Nodwyd ym mharagraff 4.3 y canfuwyd dwy siec wedi’u ffugio gan unigolion anhysbys, y tu allan i’r Cyngor, ond daethpwyd o hyd i’r sieciau mewn da bryd ac nid oedd colled ariannol.   Roedd un siec am £3,405.34 wedi cael ei newid i £48,405.34 gan y twyllwr yn hytrach na’i thalu i unigolyn/ sefydliad gwahanol. Holodd Aelod beth fyddai wedi digwydd pe na fyddai’r banc wedi canfod y ddau achos o dwyll. Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol sicrwydd y byddai’r twyll wedi’i ganfod ym mhroses gysoni’r banc. Eglurodd bwysigrwydd cadw cysoniad banc yn gyfredol a nododd, os nad oedd y Cyngor wedi gwneud unrhyw beth esgeulus yna byddai’r banc yn ysgwyddo’r costau sy’n ymwneud â thwyll.                                    

·      Eglurodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh y system cysoniad banc i’r Pwyllgor a rhoddodd sicrwydd bod cysoniad banc y Cyngor yn cael ei wneud yn fisol a’i fod yn gyfredol.                      

 

Nodiadau i’r Prif Fathau o Dwyll o ran y Risg o DwyllYn Genedlaethol ac yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam:

 

·      Roedd paragraff 3.4 yn nodi nad oedd unrhyw wybodaeth am y mathau o dwyll ar gyfer y sector cyhoeddus yng Nghymru. Gofynnodd Aelod a oedd SAC yn ei chael yn anodd casglu data’r Fenter Dwyll Genedlaethol (NFI) er mwyn mesur twyll yn ei erbyn? Roedd y Rheolwr Archwilio Ariannol - SAC yn cydnabod y risg hwn a dywedodd ei fod yn rhannu pryder am y diffyg gwybodaeth ynghylch twyll yn y Sector Cyhoeddus yng Nghymru, a hefyd bod y newidiadau o ganlyniad i drosglwyddo ymchwilio i dwyll Budd-daliadau o gynghorau i’r Adran Gwaith a Phensiynau o 2014 ymlaen wedi arwain at golli sgiliau i ryw raddau mewn cynghorau. Dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth Archwilio a Thechnegol bod y niferoedd a gwerth twyll yn bwysig, ond  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 18.

19.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2018/19 pdf icon PDF 769 KB

I ystyried adroddiad y Prif Swyddog Cyllid a TGCh

Cofnodion:

Cyflwynodd y Prif Swyddog Cyllid a TGCh adroddiad (COFI/54/19) er mwyn galluogi ystyried Adroddiad Blynyddol 2018/19 y Rheolwr GwasanaethArchwilio.

 

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yr adroddiad (COFI/54/19) a nododd bod yr Adroddiad Blynyddol a gyflwynwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad yn darparu tystiolaeth bod y Pwyllgor Archwilio yn cyflawni gofynion ei Gylch Gorchwyl o ran ei fod yn atebol i’r Cyngor Llawn am ei berfformiad.

 

Roedd yr Adroddiad Blynyddol yn nodi sut yr oedd y Pwyllgor Archwilio wedi cyflawni ei Gylch Gorchwyl gan gynnwys manylion y testunau a ystyriwyd a’r gweithgareddau hyfforddiant a datblygu a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn. Yn arbennig, rhoddodd y Cadeirydd enghreifftiau o waith craffu ar y cyd a chyfeiriodd at Orfodaeth Amgylcheddol a Pawb a’r adroddiad Archwilio Mewnol, y cawsant eu cyfeirio i’w hystyried gan y Pwyllgor Craffu. Roedd y Pwyllgor Archwilio yn parhau i gael perthynas dda gyda’r Pwyllgorau Craffu a chadarnhaodd y Cadeirydd ei fod yn dal i fynychu’r Pwyllgor Cydlynu Cadeiryddion Craffu yn rheolaidd. Tynnodd sylw at y ffaith fod cymhareb bresenoldeb y Pwyllgor Archwilio wedi gostwng i 65.8% (Tabl 1- Cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio 2018/19) ac roedd hyn yn bryder oherwydd yr argraff oedd yn cael ei greu ymhlith y cyhoedd o ran y Pwyllgor ac felly roedd presenoldeb Aelodau yn bwysig.

 

Croesawodd yr Aelodau’r adroddiad (COFI/54/19) a gofynnodd un Aelod sut yr oedd y Pwyllgor yn derbyn adborth gan Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas ag effeithiolrwydd y Pwyllgor. Cadarnhaodd y Prif Swyddog TGCh a Chyllid y byddai’r adborth yn cael ei adrodd yn ôl drwy’r gweithdy a fydd yn cael ei gynnal yn yr hydref.

.         

 

PENDERFYNWYD – Bod y Pwyllgor Archwilio yn argymell Adroddiad Blynyddol 2018/19 Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio i’r Cyngor Llawn.

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.