Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

28.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Marc Jones a Nigel Williams.

 

29.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd Richard Harris a Michelle Phoenix o Swyddfa Archwilio Cymru i’r cyfarfod.

 

30.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Atgoffir yr Aelodau o’u cyfrifoldeb, dan Baragraff 11 o God Ymddygiad yr Aelodau, i ddatgan bodolaeth a natur unrhyw gysylltiad personol mewn perthynas ag unrhyw un o'r busnesau i'w trafod yn y cyfarfod hwn.

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol.

 

31.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 74 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Medi 2018. 

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a  gynhaliwyd ar 13 Rhagfyr 2018.

 

Cywiro’r Cofnodion:

 

·         Roedd y Cynghorwyr John McCusker a Paul Roberts wedi eu cofnodi fel bod yn absennol ond roedd y ddau yn y cyfarfod.

·         Roedd y Cynghorydd Ronnie Prince wedi ei gofnodi fel bod yn bresennol ond roedd yn absennol.

·         Angen cywiro ‘Michelle Richards’, Michelle Phoenix sydd yn gywir.

·         Eitem 26: 5ed pwynt bwled, Gwasanaethau Corfforaethol a Chwsmeriaid. Dylai ‘Cyllid Llywodraeth Cymru’ ddarllen ‘Cyllid Llywodraeth y DU'. 

 

PENDERFYNWYD: Llofnodi Cofnodion  Cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 27 Medi 2018 fel cofnod cywir, yn amodol ar yr uchod. 

 

Materion yn Codi:

 

Eitem 27 – Eitem Ychwanegol o Fusnes - Gwasanaethau Gorfodi Amgylcheddol yn Wrecsam:  Gofynnwyd a yw’r Protocol Archwilio a Chraffu yn caniatáu i’r Pwyllgor Craffu wneud cais am adroddiad diweddaru gan gadeirydd y Pwyllgor Craffu a'r Amgylchedd ar ganlyniadau ei drafodaethau ynghylch dyletswyddau gorfodaeth amgylcheddol y Cyngor.  Gofynnwyd am y Ffurflen Dethol Pwnc gan Jerry O’Keeffe yn rhinwedd ei swydd fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio.

 

Cytunwyd bod y Pennaeth Cyllid yn ymchwilio ymhellach i’r mater hwn ac bydd fel cam cychwynnol yn anfon copi o'r Ffurflen Dethol Pwnc gwreiddiol a gyflwynwyd i’r PCTA at Aelodau’r Pwyllgor Archwilio.

 

32.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 45 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru. 

 

Dywedodd Michelle Phoenix, Swyddfa Archwilio Cymru, y byddai sawl adroddiad perfformiad cenedlaethol SAC ar gael i’w cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol agos.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

33.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Ebrill 2018 i Tachwedd 2018 pdf icon PDF 73 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/129/18) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2018 – Tachwedd 2018.

 

Cyflwynodd y Swyddog Archwilio Arweiniol yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd.   Cwblhawyd 14 archwiliad wedi’i gynllunio yn ystod y cyfnod  a chafodd dau ohonynt lefelau sicrwydd 'coch/oren'.  Roedd Crynodebau Gweithredol yr archwiliadau hyn i’w gweld yn Atodiad A2 i’r adroddiad.  Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y gwaith atal twyll a wnaed gan Wasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam yn ystod y cyfnod adrodd.  

 

 Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Nodwyd bod cefnogaeth dda o hyd gan Benaethiaid Adrannau a, hyd yma, mai ychydig iawn o wrthwynebiad a gafwyd i archwiliadau neu argymhellion.

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth –Archwilio a Thechnegol, nad oedd unrhyw archwiliadau heb eu cynllunio wedi eu cynnal yn ystod y cyfnod adrodd.  Bydd yr archwiliad o’r Cynllun Gwella’r Amgylchedd y gwnaeth y Pennaeth Tai a'r Amgylchedd gais amdano yn cychwyn cyn bo hir.  Yn ystod y drafodaeth ar yr eitem hon, gofynnwyd am ragor o wybodaeth am y math o gynllun y gellid ei gyflwyno i’w ystyried o dan y cynllun hwn.   Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod nodyn arweiniad ar gael ac y byddai’n dosbarthu copi i bob Aelod o’r Pwyllgor.

·         Cyfeiriodd aelod at y newidiadau arfaethedig sydd ar ddod i’r Uwch Strwythur Rheoli a holodd a fyddai’r trefniadau llywodraethu priodol yn eu lle.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid y byddai’r ailstrwythuro yn gyfyngedig i lefel y drydedd haen reoli neu uwch, ac y byddai’n ymwneud â chreu saith swydd Prif Swyddog gyda rhai newidiadau i bortffolios cyfredol.  Ni fyddai unrhyw effaith ar drefniadau llywodraethu unedau/timau unigol yn yr adrannau.

·         Cyfeiriwyd at y strwythurau adrodd newydd a fydd yn cael eu creu drwy gyfuno’r Gwasanaethau Plant a Gofal Cymdeithasol Oedolion presennol.

·         Para 2.1 – Tabl 1 -  Crynodeb o Archwiliadau a Gwblhawyd:  Soniodd Aelod nad oedd cyfuno nifer yr archwiliadau y rhoddwyd lefel sicrwydd gwyrdd neu Gwyrdd/Oren iddynt yn y tabl yn rhoi adlewyrchiad cywir ac yn anomaledd.  Yn ystod trafodaethau  nodwyd y gellid gofyn cwestiynau am unrhyw archwiliad a gwblhawyd yn ystod y cyfnod adrodd, fodd bynnag y tuedd fu canolbwyntio ar yr archwiliadau hynny lle rhoddwyd lefelau sicrwydd Coch neu Goch/Oren gan mai’r rhain sy'n peri'r pryder mwyaf. 

·         Awgrymwyd hefyd y gellid  cynnwys 'Lefelau Sicrwydd’ mewn adroddiadau archwilio fel pwnc ar gyfer sesiwn hyfforddiant aelodau.

·         Cyf Archwilio: Lleoliadau y Tu Allan i’r Sir: 2018-007: Gofynnwyd am sicrwydd na fyddai’r bylchau yn y broses yn tanseilio diogelwch plant diamddiffyn.

·         Cyf Archwilio 2018 – 051 Rheolaeth Cyfleusterau: Rhoddodd y Swyddog Archwilio Arweiniol ragor o wybodaeth am yr archwiliad hwn.

·         Cyfeirnod Archwilio 2018 – 009 – Aelodau Etholedig: Rhoddodd y Swyddog Archwilio Arweiniol ragor o wybodaeth ar yr archwiliad hwn a oedd wedi cael lefel sicrwydd Gwyrdd/Oren.

·         Cyf 2017 – 030  -Polisi Risg ar y Ffordd Galwedigaethol (ORRP): Mynegwyd pryder ynghylch yr oedi rhwng cyhoeddi casgliadau’r archwiliad (Medi 2017)  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 33.

34.

Trefniadau Rheoli Risg pdf icon PDF 94 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/130/18) a oedd yn galluogi’r Pwyllgor i ystyried effeithiolrwydd trefniadau rheoli risg corfforaethol y Cyngor.

 

Wrth gyflwyno’r adroddiad, atgoffodd y Swyddog Archwilio Arweiniol yr Aelodau fod yr adroddiad yn ymwneud â’r prosesau ar gyfer rheoli risg, yn hytrach na gwybodaeth am risgiau penodol neu gynnwys y cofrestrau risg a rheoli. Caiff risgiau penodol a chynnwys cofrestru risg eu hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio drwy’r Adroddiad Prif Bwyntiau Rheoli Risg ddwywaith y flwyddyn.  Yn seiliedig ar gynnwys yr Adroddiad ‘Diweddariad ar Drefniadau Rheoli Risg’ gellir rhoi sicrwydd rhesymol i’r Pwyllgor Archwilio fod y trefniadau Rheoli Risg yn effeithiol.   

 

 Wrth ystyried yr adroddiad cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Cadarnhaodd y Swyddog Archwilio Arweiniol mai ‘sicrwydd rhesymol’ yw’r lefel uchaf o sicrwydd y gellir ei roi gan nad yw'n bosibl rhoi ‘sicrwydd pendant’.

·          Cyfeiriodd yr aelodau at y defnydd o sesiynau hyfforddi Aelodau a Swyddogion, y Bwletin Dydd Gwener a llwyfannau cyfryngau cymdeithasol ar gyfer cynyddu ymwybyddiaeth aelodau/swyddogion o Bolisi Rheoli Risg y Cyngor.

·         Gofynnwyd am wybodaeth ddiweddar am y nifer o ysgolion yn Wrecsam sy’n cynnal cofrestrau risg cyfredol.  

·         Dywedwyd wrth yr Aelodau yr anogir ysgolion i gynnal cofrestrau risg a rheoli a bod cofrestr ‘model’ yn cael ei ddarparu ar y Fewnrwyd Ysgolion.  Fodd bynnag nid yw hyn yn orfodol ac efallai y bydd gan rai Cyrff Llywodraethu Ysgolion drefniadau eraill ar gyfer rheoli risg.  Mae’n bosibl y bydd mwy o ysgolion yn mabwysiadu cofrestrau risg a rheolaeth yn dilyn ail-lansiad y gofrestr model yn y flwyddyn newydd,  ac mae'r Pennaeth Addysg yn cefnogi ei ddatblygiad.

·         Croesawodd yr Aelodau’r gweithdrefnau rheoli risg a gyflwynwyd fel rhan o’r trefniadau Rheoli Prosiect er mwyn sicrhau fod yr holl brosiectau arfaethedig nad ydynt yn rhai cyfalaf wedi cael eu hasesu am risg.

 

PENDERFYNWYD – nodi’r Adroddiad 'Diweddariad ar Drefniadau Rheoli Risg’ sydd ynghlwm yn Atodiad A i adroddiad HF/130/18 a’i ddefnyddio i hysbysu gwaith arall y Pwyllgor Archwilio lle bo angen.

 

35.

Llythyr Archwilio Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 70 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/131/18) a oedd yn galluogi cynrychiolydd archwilwyr allanol y Cyngor (Swyddfa Archwilio Cymru) i adrodd yn uniongyrchol i’r Aelodau ar eu gwaith archwilio ac arolygu yn 2016/17.

 

Rhoddodd Richard Harris, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) sylwadau ar fanylion y Llythyr Archwilio blynyddol dyddiedig 4 Rhagfyr 2018 a gyhoeddwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ar gyfer Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr – wedi’i atodi i'r adroddiad.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod yr Archwilydd Penodedig wedi dod i’r casgliad:

·         fod y Cyngor yn cydymffurfio â’i gyfrifoldebau perthnasol i gyflwyno adroddiadau ariannol a’r defnydd o adnoddau;

·         fod y Cyngor wedi sefydlu trefniadau priodol i sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau;

·         nad yw gwaith a wnaed  hyd yma ar ardystio hawliau grant a ffurflenni wedi amlygu unrhyw faterion arwyddocaol a fyddent yn effeithio ar gyfrifon 2018/19 nac ar systemau ariannol allweddol;

·         fod gan y cyngor hanes profedig o reoli ei gyllid yn dda ond y bydd yr heriau ariannol yn parhau dros y tymor canolig.

·         Disgwylir ar hyn o bryd y bydd y ffi archwilio ariannol ar gyfer 2017/18 yr un fath a’r ffi a gytunwyd ac sydd wedi'i nodi yn y Cynllun Archwilio Blynyddol.

 

Croesawodd yr aelodau’r canlyniadau cadarnhaol oedd wedi’u cynnwys yn y llythyr.

 

PENDERFYNWYD – y dylid nodi Llythyr Archwilio Blynyddol 2017/18 Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.