Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Penodi Cadeirydd

Gwahodd enwebiadau i benodi Cadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD –Penodi Jerry O’Keeffe (Aelod Lleyg Annibynnol) yn Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

 

2.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriad am absenoldeb ar ran y Cynghorydd Rondo Roberts.

 

3.

Penodi Is-gadeirydd

Gwahodd enwebiadau i benodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod. 

Cofnodion:

PENDERFYNWYD – Penodi’r Cynghorydd Dana Davies yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

 

4.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorwyr Frank Hemmings, Ronnie Prince a Rodney Skelland i’w cyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor Archwilio.

 

5.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 85 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2018.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2018.

 

Materion yn Codi:

 

Cyf Archwilio: 2017 – 013 Rheoli Gwybodaeth – gan gynnwys Diogelwch Data:

Rhoddodd yr Arweinydd Archwilio wybod bod gwelliannau wedi’u gwneud mewn perthynas â chydymffurfiaeth gan reolwyr adrannol gyda gweithdrefnau a rheolaethau wedi’u sefydlu i gofnodi rhai newydd sy’n dechrau a chau cyfrifon cyn weithwyr. Bydd y Pwyllgor Archwilio yn cael diweddariad ar lafar ynglŷn â lefel y sicrwydd o’r Archwiliad Dilynol 1af yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Gorffennaf 2018 a bydd yr archwiliad yn cael ei gynnwys yn yr Adroddiad Archwilio Dros Dro yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Medi 2018.

 

6.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 45 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru. 

 

Cytunwyd y dylid cynnal sesiwn hyfforddiant ar y canllawiau CIPFA newydd ar swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio cyn cyfarfod Pwyllgor Archwilio Gorffennaf 2018.  Darparu ar gyfer cynnal Cyfarfod Cynllunio a Pharatoi y Pwyllgor Archwilio gan ddechrau am 3.00pm.

 

Awgrymodd Aelod y gallai llywodraethu/perfformiad Cronfa Bensiynau Clwyd fod yn destun i’w ystyried yn y dyfodol.  Rhoddodd y Pennaeth Cyllid wybod bod y Gronfa wedi’i rheoli gan Bwyllgor Cronfa Bensiynau Clwyd ac yn cael ei weinyddu gan Gyngor Sir y Fflint.  Y Cynghorydd Trefor Bates yw cynrychiolydd y Cyngor hwn ar Bwyllgor y Gronfa Bensiynau.  Cytunodd i ddosbarthu dolen gyswllt i holl Aelodau’r Pwyllgor i wefan Cronfa Bensiynau Clwyd.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

7.

Datganiad Drafft o Gyfrifon 2017/18 pdf icon PDF 60 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/55/18) i gyflwyno fersiwn drafft Datganiad Cyfrifon 2017/18 y Cyngor i’r Pwyllgor Archwilio.  Atodwyd copi o’r Datganiad Cyfrifon yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

 

Wrth gyflwyno’r adroddiad, dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth, Cyfrifeg, bod y Datganiad Cyfrifon wedi ei baratoi’n unol â Chod Ymarfer y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA) ar gyfrifyddiaeth Awdurdodau Lleol yn y Deyrnas Unedig 2017/18 (y Cod).   Fel rhan o’r rhaglen cau’n gynnar, mae’r cyfrifon drafft wedi’u paratoi fis yn gynharach nag sydd eu hangen, ac mae archwiliad y cyfrifon hefyd wedi’u cyflymu ddau fis.   Gofynnir i’r Aelodau gymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon yn ffurfiol yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio ar 26 Gorffennaf 2018.

 

Yna, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth – Cyfrifeg drosolwg o’r Datganiad Cyfrifon fesul adran.  Roedd yr adroddiad sefyllfa refeniw derfynol 2017/18 wedi’i ystyried gan y Bwrdd Gweithredol ar 8 Mai 2018. Gofynnwyd i’r Aelodau nodi’r Datganiad Cyfrifon ar y sail eu bod wedi cyflawni dealltwriaeth eang o gynnwys y cyfrifon, eu bod yn fodlon eu bod yn cyd-fynd â’r wybodaeth ariannol arall a gafwyd a’u bod wedi cael atebion boddhaol i’r cwestiynau a ofynnwyd.  Hefyd, roedd hi’n barod i gynnal sesiynau hyfforddiant anffurfiol ar ddeall y Datganiad Cyfrifon gydag Aelodau cyn cyfarfod mis Gorffennaf.

 

Wrth ystyried fersiwn drafft y Datganiad Cyfrifon, gofynnodd yr Aelodau am eglurhad a rhoi sylwadau ar y materion canlynol yn benodol:

 

Adroddiad Naratif

 

·         7.   Ailbrisio a Gwaredu Asedau heb fod yn Gyfredol: Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth – Cyfrifeg bod y £32k o elw o werthu asedau yn ffigwr damcaniaethol ac addasiad cyfrifeg a wnaed yn unol â’r Cod.  Gellir ond defnyddio derbyniadau cyfalaf i ariannu buddsoddi cyfalaf i’r dyfodol neu ad-dalu dyledion ac ni wnaeth effeithio ar falensau refeniw y Cyngor.

·         Wrth gyfeirio at werthu Anheddau'r Cyngor, roedd dibrisiad cronedig o £140k wedi lleihau'r swm net i £2,291k.

(Nodyn 18 i’r Datganiad Cyfrifon yn cyfeirio).

·         9.   Cysylltiadau â Chwmnïau ac Endidau Eraill: Cyfeiriwyd at ddiffyg pensiwn Gwasanaethau Masnachol Wrecsam Ltd a rhoddwyd gwybodaeth bellach ar atebolrwydd y Cyngor os bydd y cwmni yn methu (Nodyn 41 yn cyfeirio).  Hefyd, gofynnodd Aelod am gael cynnwys copi o gyfrifon y cwmni fel atodiad i’r Datganiad Cyfrifon mewn adroddiadau i’r dyfodol.  Gwnaeth y Pennaeth Cyllid sylw bod cyfrifon y cwmni yn cael eu cynhyrchu a’u harchwilio gan asiantaeth cyfrifeg allanol ac y byddai’n archwilio ymarferoldeb eu cynnwys yn adroddiad mis Gorffennaf.

 

Nodiadau Ynglŷn â’r Cyfrifon

 

·         Nodyn 12 Incwm a Gwariant Asiantaeth:  Nodwyd nad oedd unrhyw weithgareddau wedi’u gwneud mewn perthynas â’r Lleoedd Llewyrchus Llawn Addewid – Benthyciad Caffael Eiddo Gwag ar gyfer ailddefnyddio eiddo gwag yn ystod 2017/18 (Nodyn 12). Gwnaeth y Pennaeth Cyllid sylw bod adroddiad wedi’i gyflwyno i gyfarfod 8 Mai 2018 y Bwrdd Gweithredol ar yr arian oedd ar gael i ailddefnyddio eiddo gwag.  Roedd y Grŵp Tir ac Adeiladau Corfforaethol hefyd wedi cytuno ar feini prawf ar gyfer dewis eiddo o’r fath.

·         Nodyn 30 Dyledwyr: Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth - Cyfrifeg ragor o wybodaeth am y swm a dyddiadau terfyn y benthyciadau cymeradwy  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 7.

8.

Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 pdf icon PDF 81 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/58/18) er mwyn i’r Pwyllgor gymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2018.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio’r adroddiad a rhoddodd sylw mai pwrpas yr AGS oedd rhoi sicrwydd ar drefniadau llywodraethu’r Cyngor ac i ba raddau y mae’r Cyngor wedi cydymffurfio â’r Cod Llywodraethu.   Roedd copi o’r AGS ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2018, sydd wedi’i adolygu gan Benaethiaid Adrannau a Chyfarwyddwyr Gweithredol y Cyngor, a’i lofnodi gan yr Arweinydd a’r Prif Weithredwr fel sy’n ofynnol, wedi’i atodi yn Atodiad A i’r adroddiad.

 

Yn ystod y drafodaeth, gofynnodd yr Aelodau am gael gwneud y diwygiadau bychan a ganlyn i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol:

 

·         Tudalen 91 Gwerthuso Perfformiad: Cynnwys dolenni cyswllt i wefannau Cyfryngau Cymdeithasol y cyngor yn y bocs.

·         Tudalen 93 Gwneud penderfyniadau a Chyfrifoldebau: Dylai’r frawddeg gyntaf yn y bocs nodi “ar gael am chwe mis” ac nid “wedi’u harchifo am chwe mis”.

 

Mewn perthynas â’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2018: Cynllun Gweithredu ar gyfer Cyflwyno yn 2018-19 gofynnodd yr Aelodau am ragor o wybodaeth ar y cynnydd a wnaed mewn perthynas â’r camau gweithredu a ganlyn:

 

·         Cyf 6 Iechyd a Diogelwch:  Nododd yr Arweinydd Archwilio bod y prosesau llywodraethu wedi'u haddasu yn ystod 2017/18 ond bod angen sicrwydd ynglŷn ag effeithiolrwydd y rhain, yn enwedig ar lefel weithredol.  Roedd angen sicrwydd hefyd mewn perthynas ag effeithiolrwydd trefniadau’r gyfundrefn arolygu newydd.  Bydd gwaith partneriaeth gyda’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn 2018/19 yn helpu i gadarnhau hyn.

·         Cyf 8 Rheoli Gwybodaeth: Parhau i weithredu’r Cynllun Prosiect Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR):  Atgoffodd y Pennaeth Cyllid yr Aelodau bod Swyddog Diogelu Data Corfforaethol wedi’i benodi a bod cynnydd mawr wedi’i wneud i sicrhau bod y Cyngor yn cydymffurfio â gofynion statudol y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).   Sefydlwyd Tîm Prosiect Corfforaethol i sicrhau bod pob rhan o weithgareddau’r cyngor yn cydymffurfio ac i godi ymwybyddiaeth ymysg yr holl staff a mynd i’r afael ag unrhyw broblemau cyfredol.

·         Cyf 10 Prosiectau: Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y bu anawsterau wrth lenwi rhai swyddi TGCh gwag, ond y nod oedd llenwi pob swydd hanfodol erbyn Medi 2018.

·         Cyf 12 Cynlluniau Parhad Gwasanaeth: Gofynnwyd am eglurhad ynglŷn ag a fydd cynnwys y Cynlluniau Parhad Gwasanaeth yn cael eu rhannu ag Aelodau.  Mewn ymateb, nododd y Pennaeth Cyllid bod y rhain yn gynlluniau gweithredol i sicrhau y gall yr Awdurdod Lleol barhau i ddarparu gwasanaethau hanfodol os bydd unrhyw darfu neu ddigwyddiad, ac nad oedd bwriad eu rhannu gydag Aelodau.   Byddai’n gwneud ymchwiliadau pellach ar ffyrdd o gynnwys Aelodau mewn trefniadau Cynllunio Rhag Argyfwng, os yw’n bosibl.

 

PENDERFYNWYD – Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, fel yn adroddiad HF/58/18, fel y’i diwygiwyd.

 

9.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Chwefror i Mawrth 2018 pdf icon PDF 73 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/57/18) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ar gyfer Chwefror 2018 – Mawrth 2018.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod yma.  Roedd 20 o archwiliadau wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod adrodd, wedi’u rhannu rhwng gwaith wedi’i gynllunio/heb ei gynllunio, roedd pedwar ohonynt wedi cael lefel ‘Coch/Oren' o sicrwydd.   Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau hyn i’w gweld yn Atodiad A2 i'r adroddiad. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y gwaith gwrth-dwyll a wnaed gan Wasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam yn ystod y cyfnod adrodd.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Nodwyd bod y lefel cefnogaeth gan Benaethiaid Adrannau’n parhau i fod yn gryf ac nad oedd gwrthwynebiad gan staff mewn perthynas â'r archwiliadau a gynhaliwyd na’r argymhellion a wnaed.

·         Cyf Archwilio 2017-012 Diogelwch TGCh – Rhwydweithiau:  

Rhoddodd yr Arweinydd Archwilio wybodaeth bellach ar yr eitem hon.

·         Cyf Archwilio 2017–036 System Gredydwyr: Rhoddodd yr Arweinydd Archwilio wybodaeth bellach ar y taliad dwbl, gwerth uchel a ganfuwyd o ganlyniad i’r archwiliad.  Nodwyd bod y gordaliad yn cael ei adfer.  Ychwanegodd bod hyn wedi digwydd oherwydd cyfuniad o fethiannau rheoli ar wahanol gamau ond nad oedd tystiolaeth i awgrymu bod hyn wedi bod oherwydd diffyg cydymffurfio systematig â rheolaethau neu ei fod yn unrhyw beth ond digwyddiad unigol.  Gofynnodd yr Aelodau am sicrwydd bod bob staff â chyfrifoldeb am gaffael gwasanaethau ar ran y Cyngor wedi cael gwybod y dylid defnyddio’r system Prynu i Dalu (P2P) ar gyfer archebion oni bai bod y Pennaeth Cyllid wedi cytuno i eithriad ymlaen llaw.

·         Mewn perthynas â Gwaith Gwrth-Dwyll, cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol bod y Nodyn Cyfarwyddyd Ariannol ar ddiogelwch arian wedi’i gynhyrchu a bod modiwl e-ddysgu yn agos at gael ei gwblhau ac y bydd ar gael i bob staff sy’n trin incwm arian parod yn y dyfodol agos.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r adroddiad.

 

10.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017/18 pdf icon PDF 80 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/56/18) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Blynyddol 2017/18 Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ynglŷn â digonolrwydd cyffredinol amgylchedd rheoli mewnol y Cyngor. 

 

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol yr adroddiad a nododd bod yr Adroddiad Blynyddol a gyflwynwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad wedi’i gyflwyno yn unol â Rheoliadau Ariannol y Cyngor a Siarter Archwilio Mewnol 2017/18 Gwasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam (WIAS). Roedd angen yr adroddiad hefyd er mwyn cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). 

 

Nododd hefyd bod yr adroddiad yn rhoi disgrifiad cryno o swyddogaeth WIAS, yr amgylchedd reoli y mae Archwilio Mewnol yn gweithredu oddi mewn iddo ac yn rhoi crynodeb o'r gwaith archwilio a gwblhawyd gan WIAS yn ystod 2017/18. Ar sail y gwaith archwilio mewnol a wnaed yn ystod 2017/18 a gan ystyried yr holl dystiolaeth sydd ar gael, ei farn oedd bod amgylchedd rheoli’r Cyngor yn effeithiol yn gyffredinol wrth gyflawni amcanion y Cyngor. Roedd hyn yn amodol ar nifer o bethau a nodwyd yn yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol.  Argymhellodd, lle bo’n briodol, y dylid ystyried y rhain i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2017/18 neu’r Cynllun Gweithredu.

 

Croesawodd yr Aelodau'r adroddiad a chodwyd y materion canlynol:

 

·         Nodwyd, yn ogystal â chwblhau’r 54 o archwiliadau a gynlluniwyd a gymeradwywyd gan y pwyllgor archwilio ym mis Mawrth 2017, bod WIAS wedi cynnal 12 o archwiliadau pellach yn ystod y flwyddyn, oedd heb eu cynllunio. Roedd adborth trwy'r Ffurflen Bodlonrwydd Cleientiaid WIAS yn nodi bod lefelau bodlonrwydd cleient yn parhau i fod yn uchel gyda sgôr cyfartalog o 4.5 allan o 5.0.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol sicrwydd y bydd WIAS yn parhau i fod â’r adnoddau priodol i wneud gwaith digonol i gynnig barn annibynnol ar amgylchedd rheoli mewnol y Cyngor.  

 

PENDERFYNWYD – Nodi Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol y Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol 

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.