Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

43.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriad am absenoldeb ar ran y Cynghorydd Rondo Roberts.

 

44.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol.

 

45.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 78 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2017.

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2017.

 

PENDERFYNWYD - Llofnodi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Rhagfyr 2017 fel cofnod cywir.

 

Materion yn codi

 

Rhoddwyd diweddariad ar y canlynol:

 

Cofnod 39 – Adroddiad Interim Adain Archwilio Mewnol Ebrill 2017 – Tachwedd 2017: Adroddodd y Pennaeth Cyllid ei fod wedi sôn am bryder y Pwyllgor am ganfyddiadau’r archwiliad o achosion o ddiffyg cydymffurfio parhaol gyda fframwaith llywodraethu’r Cyngor wrth Uwch Dîm Rheoli’r Cyngor.  Dywedodd y nodwyd ar ôl trafodaeth gyda’r Uwch Dîm Rheoli bod pob achos o ddiffyg cydymffurfio gyda pholisïau a gweithdrefnau'r Cyngor yn cael eu cymryd o ddifrif a bod Pennaeth yr Adran berthnasol yn gweithredu arnynt.  Fodd bynnag, fe nododd yr Uwch Dîm Rheoli o ystyried maint a chymhlethdod y sefydliad, mai cymharol fychan  oedd y nifer o esiamplau o ddiffyg cydymffurfio a ddarganfyddwyd gan archwiliadau mewnol.   Roedd gwaith hefyd yn cael ei gyflawni ar draws y Cyngor i godi ymwybyddiaeth staff o'r fframwaith llywodraethu corfforaethol, a chydymffurfedd ag ef, gan gynnwys y defnydd o fodiwlau e-ddysgu, a monitro drwy’r broses Adolygiad Perfformiad a Datblygiad staff.  Os oedd angen sicrwydd pellach, roedd cynnig wedi ei wneud i Gadeirydd ac Is Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio i fynychu cyfarfod yr Uwch Dîm Rheoli er mwyn trafod pryderon y Pwyllgor Archwilio yn uniongyrchol gyda nhw, fel arall, gallai cynrychiolwyr o’r Uwch Dîm Rheoli fynychu cyfarfod y Pwyllgor Archwilio.

 

Cytunwyd y byddai Cadeirydd ac Is Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio yn mynychu cyfarfod yr Uwch Dîm Rheoli a bod y Pennaeth Cyllid yn gwneud y trefniadau priodol.  

 

Cofnod 40 – Trefniadau Rheoli Risg:  Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ddiweddariad llafar ar y nifer o ysgolion o fewn Wrecsam oedd yn cadw cofrestrau risg cyfredol yn unol â'r Model Rheoli Risg Ysgolion a ddyfeisiwyd gan Adran Addysg a Gwasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam.   O'r 70 ysgol o fewn Wrecsam, roedd 26 wedi mabwysiadu’r model, doedd 30 heb fabwysiadu'r model, tra nad oedd yr ysgolion eraill yn sicr, neu nid oeddent wedi ymateb.  

 

Mynegodd sawl Aelod bryder mai dim ond o dan hanner yr ysgolion hynny oedd yn cynnal cofrestriadau risg ac nad oedd rhestr o’r ysgolion presennol oedd yn cadw cofrestr risg wedi ei gylchredeg i Aelodau.  

 

Dywedodd y Pennaeth Cyllid mai dim ond yn ddiweddar oedd y wybodaeth grynhoi wedi ei orffen ac y byddai’n anfon rhestr ymlaen at Aelodau o’r ysgolion nad oedd yn cadw cofrestr risg.  Yn ogystal, cytunodd y Pennaeth Addysg i amlygu argaeledd y Model Rheoli Risg i Benaethiaid er mwyn annog mwy o ysgolion i gadw cofrestrau risg.

 

Gwnaeth rhai Aelodau sylwadau ar y cyfleoedd sydd i Lywodraethwyr penodedig Llywodraeth Leol ofyn cwestiynau yng nghyfarfodydd Corff Llywodraethu ynglŷn ag a yw eu hysgol yn cydymffurfio â fframwaith ariannol a llywodraethu’r Cyngor.

 

46.

Cyf Archwilio 2017/706 Yn gyntaf dilynol Cynnal a chadw priffyrdd pdf icon PDF 62 KB

Cofnodion:

Dywedodd y Cadeirydd bod Penaethiaid Amgylchedd a Chynllunio wedi eu gwahodd i ddod i'r cyfarfod i egluro i'r Aelodau pam na weithredwyd yr argymhellion blaenoriaeth uchel.

 

Roedd Pennaeth yr Amgylchedd a Chynllunio yn bresennol a dywedodd fod yr archwiliad gwreiddiol wedi darganfod gwendidau o ran dwy broses arwyddocaol yn ogystal ag absenoldeb trefniadau monitro effeithiol.  Mae swyddog penodedig wedi ei glustnodi er mwyn cyflawni’r tasgau hynny a dylai’r swydd gael ei llenwi erbyn diwedd Mawrth 2018. Yn ogystal, roedd adolygiad o wasanaeth Strydwedd yn cael ei gwblhau gan Castlerigg Consulting, a byddai’r darganfyddiadau ar gael erbyn diwedd Ebrill 2018.

 

Roedd y Pwyllgor am gael eglurhad pellach o ran yr amser sydd ei angen i weithredu argymhellion yr archwiliad yn foddhaol, a’r gwaith sy’n cael ei wneud gan Castlerigg Consulting yn yr adran, yn ogystal â’r costau a ysgwyddir.

 

Fe soniodd Pennaeth yr Amgylchedd a Chynllunio am y gwaith sy’n cael ei wneud gan Castlerigg Consulting a dywedodd nad oedd y gwaith yma’n uniongyrchol gysylltiedig â’r argymhellion Archwilio ond fe fydd yn effeithio ar bob proses yn yr adran.  Roedd yr oedi wedi digwydd gan bod y swydd yn ailddiffinio rôl swyddog oedd wedi golygu cynnal gwerthusiad swydd a phroses recriwtio.  Mae’r adran wedi mabwysiadu mesurau dros dro er mwyn sicrhau cydymffurfedd  â’r polisïau a gweithdrefnau. 

 

Gan gyfeirio at gostau ymgynghori, dywedodd y Pennaeth Cyllid bod Castlerigg Consulting wedi bod yn gwneud gwaith o fewn sawl adran, gan gynnwys Strydwedd, fel rhan o Agenda Ail-siapio a Strategaeth Ddigidol / TGCh y Cyngor.  Doedd y costau ddim ganddo wrth law ond byddai’n anfon y wybodaeth ymlaen at Aelodau’r Pwyllgor yn dilyn y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r wybodaeth.

47.

Cyf Archwilio 2017/007 Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru pdf icon PDF 62 KB

Cofnodion:

Dywedodd y Cadeirydd bod Pennaeth Gwasanaethau Plant wedi ei wahodd i fynychu’r cyfarfod er mwyn rhoi gwybodaeth bellach ar weithrediad y model ariannu newydd ar gyfer Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru.  

 

Roedd Pennaeth Gwasanaethau Plant yn bresennol a dywedodd bod Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru yn bartneriaeth rhwng chwe tîm mabwysiadu awdurdodau lleol Gogledd Cymru.  Roedd y Bartneriaeth yn darparu gwasanaethau mabwysiadu effeithiol ar draws Gogledd Cymru a Wrecsam fu'r awdurdod arweiniol ar gyfer y Bartneriaeth ers ei sefydlu yn 2010. Darganfyddodd yr archwiliad mewnol bod gwendid yn y trefniadau ariannol o ran nad oedd y Cytundeb Partneriaeth yn ystyried yr holl gostau a ysgwyddir gan yr awdurdod wrth westeio’r gwasanaeth.

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Plant bod pob awdurdod lleol o fewn Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru yn dal i fod yn gyfrifol am gyflogi digon o staff i gyflawni’r gwaith angenrheidiol o ran paratoi plant at eu mabwysiadu.  Y costau ychwanegol oedd yn gysylltiedig â rôl yr Awdurdod Arweiniol wrth reoli Partneriaeth Gwasanaeth Mabwysiadu Gogledd Cymru oedd y costau o dan adolygiad.  Ar hyn o bryd roedd y costau hyn yn cael eu codi ar awdurdodau lleol eraill bob hanner blwyddyn.  Roedd sawl model ariannu yn cael eu hystyried gan y sefydliadau partner er ei bod yn annhebygol y byddai model ariannol newydd yn ei le erbyn Ebrill 2018.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r wybodaeth.

 

48.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 54 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

49.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol Ebrill 2017 - Ionawr 2018 pdf icon PDF 73 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/20/18) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth -  Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2017 – Ionawr 2018.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio – Archwilio a Thechnegol yr adroddiad gan dynnu sylw at brif gasgliadau’r gwaith a wnaed yn ystod y cyfnod yma. Roedd 10 o archwiliadau wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod adrodd, wedi’u rhannu rhwng gwaith wedi’i gynllunio/heb ei gynllunio, roedd dau ohonynt wedi cael lefel ‘Coch/Oren' o sicrwydd.  Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau hyn i’w gweld yn Atodiad A2 i'r adroddiad. Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys y gwaith gwrth-dwyll a wnaed gan y Wasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam yn ystod y cyfnod adrodd.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol:

 

·         Cyf Archwilio 2017 – 013 Rheoli Gwybodaeth – gan gynnwys Diogelwch Data.

·           Roedd Aelodau am gael gwybodaeth bellach ar wytnwch gweithdrefnau hysbysu Adnoddau Dynol a rhwydweithiau diogelwch TGCh sydd yn eu lle i sicrhau fod holl wybodaeth bersonol a sensitif am bobl yn cael ei ddileu yn syth ar ôl iddynt orffen cael eu cyflogi gan y Cyngor.   Gofynnodd Aelodau am wahodd cynrychiolwyr o’r adrannau Adnoddau Dynol a TGCh i gyfarfod Mawrth 2018 y Pwyllgor hwn er mwyn rhoi diweddariad ar y mater. Atgoffodd y Rheolwr Gwasanaeth Archwilio a Thechnegol Aelodau y gallai Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio ystyried gwahodd Pennaeth Adran i ymddangos o flaen y Pwyllgor Archwilio i egluro i Aelodau pam nad oedd argymhelliad blaenoriaeth uchel (Coch neu Coch / Oren) yn cael ei weithredu'n foddhaol ar ôl cynnal ymchwiliad dilynol, yn ôl y Siarter Archwilio mabwysiedig.  Roedd Aelodau yn ystyried gwahodd Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol a Chwsmeriaid (neu swyddog mandadol) i ymddangos o flaen y Pwyllgor Archwilio yn dilyn yr archwiliad cychwynnol.  Roedd am gael eglurhad ynglŷn ag a oedd Aelodau o blaid adolygu'r agwedd hon o’r Siarter Archwilio ar gyfer 2018/19.

·         Roedd consensws cyffredinol bod y trefniadau cyfredol yn gweithredu yn foddhaol, fodd bynnag, os gallai goblygiadau methu gweithredu argymhelliad olygu risg uchel o ddatgelu i’r Cyngor, dylai’r Pwyllgor Archwilio allu gofyn i Bennaeth Adran fynychu yn gyntaf, cyn archwiliad dilynol.

·         Cyf Archwilio 2017-032 Cysoni Trafodion Banc: Darparodd y Pennaeth Cyllid wybodaeth bellach ar y systemau a ddefnyddiwyd i gwblhau’r broses cysoni trafodion banc.

·         Cyfeiriwyd at y nifer o archwiliadau a gynlluniwyd a gynhwyswyd yng Nghynllun Archwilio 2017/18 nad ydynt eto wedi eu cychwyn, a'r tebygolrwydd y byddent wedi eu cwblhau erbyn Ebrill 2018. Gofynnwyd hefyd am wybodaeth ar faint o archwiliadau oedd heb eu cwblhau yn yr un cyfnod yn 2016/17.

·         Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol fod y Cynllun Archwilio yn cael ei fonitro a'r bwriad oedd cwblhau'r holl archwiliadau a restrwyd erbyn mis Ebrill, fodd bynnag, efallai y byddai angen cyfyngu sgôp rhai o’r archwiliadau a gynlluniwyd er mwyn canolbwyntio ar feysydd risg uchel yn unig.  Doedd y ffigyrau cymharol ar gyfer 2016/17 ddim ganddo wrth law ond roedd yn credu eu bod yn weddol debyg.  Cytunodd ddarparu'r union nifer i Aelodau'r Pwyllgor yn y  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 49.

50.

Pwyllgor Archwilio - Gwerthusiad o Effeithiolrwydd pdf icon PDF 174 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/21/18) a oedd yn galluogi ystyried canlyniadau Arolwg Gwerthuso Effeithiolrwydd 2018 y Pwyllgor Archwilio a chymharwyd yr atebion gyda’r ddau arolwg blynyddol blaenorol.

 

Cyflwynwyd y Cadeirydd yr adroddiad ac amlygodd y prif bwyntiau ynddo.  Bu cynnydd sylweddol yn y nifer o ddychweliadau o’u cymharu â 2017, fodd bynnag dylai cymhariaeth ag arolygon blaenorol ystyried y newid yn Aelodaeth y Cyngor wedi etholiadau Awdurdod Lleol Mai 2017.  Byddai canlyniadau’r arolwg yn helpu i glustnodi meysydd o arfer da yn ogystal ag awgrymiadau ar gyfer gwellhad parhaol gweithrediaeth y Pwyllgor.  

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau’r materion canlynol yn benodol:

 

·         Dim ond 9 o 13 Aelod y Pwyllgor Archwilio oedd wedi cwblhau’r arolwg.

·           Ymatebodd Arweinydd yr Arolwg, fod dau Aelod pellach o’r Pwyllgor Archwilio wedi rhoi gwybod iddo nad oeddynt yn medru cael mynediad at yr arolwg drwy’r rhyngrwyd oherwydd trafferthion technegol. Roedd consensws cyffredinol ar yr angen parhaol i godi ymwybyddiaeth cyhoeddus o’r gwaith a wneir gan y Pwyllgor Archwilio i sicrhau llywodraethu corfforaethol effeithiol o fewn y Cyngor, gan gynnwys defnyddio’r rhyngrwyd a’r cyfryngau cymdeithasol.  Nodwyd fod datganiad i’r wasg yn cael ei gyhoeddi o flaen pob Pwyllgor Archwilio.

·         Roedd yr arolwg wedi clustnodi angen posib o ran hyfforddiant er mwyn codi ymwybyddiaeth Aelodau o rôl a chyfrifoldebau’r Pwyllgor Archwilio.  Cytunwyd cynnwys sesiwn hyfforddiant byr yn cynnwys Telerau a Chylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio o fewn Rhaglen Hyfforddiant y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2018/19.  

·         Awgrymodd Aelod y dylid atodi copi o’r Cylch Gorchwyl at Agenda pob Pwyllgor Archwilio.  Atgoffodd y Pennaeth Cyllid Aelodau fod y Cylch Gorchwyl ar gael ar wefan y Cyngor.  Bydd adroddiad ar Siarter Mewnol 2018/19 yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod Mawrth 2018 y Pwyllgor Archwilio ac awgrymodd atodi copi o’r Cylch Gorchwyl at yr adroddiad hwnnw.

·         Cyfeiriwyd at y ‘Dadansoddiad o Ymatebion Anghytuno ac Anghytuno’n Gryf' yn Atodiad 3 yr adroddiad a’r tueddiad i ymatebwyr fynegi sylwadau cyffredinol, lle byddai pryderon penodol wedi bod yn fwy buddiol.

·         Mae cyflwyno’r Protocol Archwilio a Chraffu wedi bod yn effeithiol wrth gryfhau’r berthynas a diffinio gwahanol rolau a chyfrifoldebau'r Pwyllgorau Archwilio a’r Pwyllgorau Craffu.

·         Dywedodd y Pennaeth Cyllid os oedd gan Aelodau unrhyw farn pellach ar gamau gweithredu eraill y gellid eu cymryd i wella effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio y dylent gysylltu â Rheolwr Gwasanaeth – Archwilio a Thechnegol.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r wybodaeth a chynnwys Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Archwilio fel pwnc ar gyfer hyfforddiant Pwyllgor Archwilio yn y dyfodol.

 

51.

Adroddiadau Cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 158 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/12/18) a oedd yn rhoi diweddariad i’r Aelodau ar yr adroddiadau perfformiad cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru dros y deuddeng mis diwethaf.

 

PENDERFYNWYD - Nodi’r adroddiadau cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ac ymatebion y Cyngor fel y maent wedi’u nodi yn adroddiad HF/12/18.

 

52.

Swyddfa Archwilio Cymru - Cynllun Ffioedd 2018 - 19 pdf icon PDF 63 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/24/18) a oedd yn darparu copi o Gynllun Ffioedd 2018-19 Swyddfa Archwilio Cymru i Aelodau.

 

Cyflwynodd Derwyn Owen (Cyfarwyddwr Ymgysylltu ac Arweinydd Ymgysylltu - Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru) yr adroddiad a dywedodd fod y cynllun a gyhoeddwyd wedi ei gymeradwyo gan Bwyllgor Cyllid y Cynlluniad Cenedlaethol.   Cytunwyd ar ardrethi cyn i unrhyw waith gael ei wneud ac roeddynt yn dibynnu ar amcangyfrif o’r cymysgedd sgiliau a'r nifer o ddiwrnodau oedd ei angen i gwblhau’r gwaith.  Nid oedd deddfwriaeth yn caniatáu Swyddfa Archwilio Cymru i wneud elw ar ffioedd, fodd bynnag, roeddynt wedi eu gosod ar lefel i gynnwys cost llawn y gwasanaeth a ddarperir.

 

Wrth ystyried yr adroddodd, ymholodd Aelodau am y lefel o ffioedd archwilio a godwyd ar y Cyngor.  Dywedodd Derwyn Owen fod lefelau'r ffioedd, sy'n is na'r rhan fwyaf a godir ar awdurdodau lleol o faint tebyg, yn dangos nad oedd Wrecsam yn cael ei weld fel awdurdod risg uchel.

 

PENDERFYNWYD - Nodi Cynllun Ffioedd 2018-19 Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.