Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

48.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Terry Boland, T Alan Edwards a Pat Jeffares.

 

49.

Datgan cysylltiad personol, os oes yna rai

Cofnodion:

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol.

 

50.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 93 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyri 2016.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr 2016.

 

PENDERFYNWYD – Y dylid derbyn a chymeradwyo Cofnodion y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 15 Rhagfyr 2016 fel cofnod cywir.

 

Materion yn codi

 

 Eitem 41 - Adroddiad Archwilio Mewnol Ebrill 2016 - Tachwedd 2016: Archwilio 2016/033 Meithrinfa   Roedd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol wedi e-bostio gwybodaeth ychwanegol i Aelodau’r Pwyllgor ac wedi rhoi sicrwydd bod yna drefniadau diogelu priodol. 

 

Eitem 47 – Eitem Busnes Ychwanegol – Diogelu Plant: Dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi cyfarfod Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cymdeithasol ac wedi derbyn sicrwydd bod yna fesurau a rheoliadau diogelu mewnol ar waith i leihau’r risg o gam-drin plant diamddiffyn sy’n cymryd rhan mewn digwyddiadau o’r fath.   

 

51.

Rhaglen Waith: Mawrth - Gorffennaf 2017 pdf icon PDF 42 KB

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi ei diweddaru. 

 

Mewn ymateb i sylwadau Aelodau ar bwysigrwydd darparu hyfforddiant i Aelodau newydd ar faterion archwilio yn dilyn etholiadau Llywodraeth Leol ym mis Mai 2017, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid bod gweithdai hyfforddi Aelodau ar 'Lywodraethu' a 'Rheoli Risg' ynghyd â hyfforddiant penodol i Aelodau'r Pwyllgor Archwilio ar 'Ddatganiadau Ariannol' wedi eu trefnu fel rhan o'r Rhaglen Cyfarfod Sefydlu Aelodau.     Yn ogystal, bydd sesiynau hyfforddi byr yn parhau i gael eu cynnal cyn cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio. 

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

52.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Ebrill 2016 i Ionawr 2017 pdf icon PDF 73 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/20/17) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim Rheolwr y Gwasanaeth Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2016 – Ionawr 2017.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (Mike Sheehan) yr adroddiad a dywedodd bod 13 archwiliad, a rannwyd rhwng gwaith wedi a heb ei gynllunio, wedi cael eu cwblhau yn ystod y cyfnod adrodd. Roedd Penaethiaid Adrannau’n parhau i roi llawer o gefnogaeth ac nid oedd gwrthwynebiad gan staff mewn perthynas â'r archwiliadau a gynhaliwyd na’r argymhellion a wnaed.   Roedd yr adroddiad hefyd yn amlinellu statws presennol Cynllun Archwilio 2016-17 a gwaith atal twyll a wnaed.

 

Roedd yr archwiliad dilynol cyntaf o Iechyd a Diogelwch Corfforaethol (2016/707) yn dal gyda lefel sicrwydd Coch/Melyn ac yn unol â’r Siarter Archwilio, cafodd hyn ei ddwyn i sylw Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio.  Penderfynodd y Cadeirydd y dylid gofyn i Bennaeth yr Amgylchedd a Chynllunio ddod i'r cyfarfod i egluro i'r Aelodau pam na weithredwyd yr argymhellion.

 

Roedd Pennaeth yr Amgylchedd a Chynllunio yn bresennol a dywedodd bod yr Adran Archwilio Mewnol wedi cynnal sawl archwiliad yn dilyn uno’r ddwy adran ac roedd hyn wedi cael effaith ar amser ac adnoddau’r swyddogion.   Roedd gwaith ar y gweill a gwelliannau’n cael eu gwneud i sicrhau bod holl drefniadau archwilio Iechyd a Diogelwch yn cael eu hadolygu ar lefel gorfforaethol.    Roedd Polisi Archwilio Corfforaethol hefyd yn cael ei gyflwyno, oedd yn cynnwys fformat, prosesau ac amserlenni y cytunwyd arnynt i gynnal archwiliadau i sicrhau bod yr un safonau yn cael eu gweithredu ar draws y Cyngor.   Fodd bynnag, roedd hon yn broses barhaus ac roedd angen gwneud mwy o waith i sicrhau trefniadau archwilio effeithiol i leihau’r meysydd risg sylweddol a nodwyd yn yr adolygiad a gynhaliwyd gan Zurich Municipal yn 2014. 

 

Yna ystyriodd yr Aelodau'r adroddiad yn fanwl a chodi’r materion canlynol yn benodol:

 

·         Eglurhad ar y termau archwiliadau ‘gohiriedig’ ac sy’n ‘weddill’.  

·         Gan gyfeirio at sefyllfa bresennol y Cynllun Archwilio 2016/17 (Tabl 2), dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol bod newidiadau wedi eu gwneud i Gynllun Archwilio 2016/17 i adlewyrchu’r newidiadau mewn argaeledd adnoddau staff archwilio.    Rhoddir blaenoriaeth i gynnal yr archwiliadau hynny a drefnwyd sy’n ‘weddill’ lle ystyriwyd y lefelau risg mwyaf ar ôl ymgynghori â'r Penaethiaid Adrannau a rheolwyr gwasanaeth.    Bydd archwiliadau a drefnwyd nas cwblhawyd yn ystod 2016/17 yn cael blaenoriaeth pan fyddai Cynllun Archwilio 2017/18 yn cael ei bennu.

·         Cyf Archwilio 16/004: Gofal Preswyl (Gofal Cymdeithasol Oedolion). Gofynnwyd am wybodaeth ychwanegol ar ganlyniad yr adolygiad hwn.  Cadarnhaodd yr Arweinydd Archwilio bod yr archwiliad hwn wedi derbyn lefel sicrwydd Gwyrdd/Melyn gan fod yna reoliadau digonol ar waith, fodd bynnag, roedd yna ddiffyg cysondeb ymhlith darparwyr gwasanaeth ar y dull a ddefnyddiwyd ar gyfer y broses cyn-leoli a thalu ffioedd ‘ychwanegol’ ar gyfer gwasanaethau ychwanegol.  

·         Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth oedd yn gyfrifol am yswiriant bod gan y Cyngor bolisïau yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus ac Atebolrwydd Cyflogwyr ac er mwyn i hawliad lwyddo, roedd yr hawliwr angen profi bod y Cyngor yn atebol yn gyfreithiol ac wedi bod  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 52.

53.

Pwyllgor Archwilio - Gwerthusiad o Effeithiolrwydd pdf icon PDF 215 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/19/17) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i ganlyniadau’r Pwyllgor Archwilio – arolwg Gwerthuso Effeithiolrwydd 2017.  

 

Wrth gyflwyno’r adroddiad, mynegodd y Cadeirydd siom yn nifer yr ymatebion i’r arolwg, 21 (30.43%) o gyfanswm o 69 o ymatebwyr posibl, er bod hyn yn well na’r flwyddyn flaenorol (25%).    Hefyd, dim ond 3 Aelod heb fod ar y Pwyllgor Archwilio oedd wedi ymateb i'r arolwg er gwaethaf codi'r mater hwn yn benodol pan gyflwynwyd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio i’r Cyngor ym mis Medi 2016.    

Wrth ystyried yr adroddiad, codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Roedd yna gonsensws cyffredinol ynglŷn â’r angen i barhau i godi ymwybyddiaeth Aelodau a’r cyhoedd am swyddogaeth y Pwyllgor Archwilio i sicrhau effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu corfforaethol y Cyngor.     

·         Cyfeiriodd yr Aelodau at ddefnyddio sesiynau hyfforddi’r holl Aelodau, e-ddysgu, Bwletinau Archwilio a'r cyfryngau cymdeithasol i gynyddu ymwybyddiaeth Aelodau/y cyhoedd.    Y ffordd orau i wneud hyn fyddai basged o ddulliau. 

·         Gan gyfeirio at ddefnydd cynyddol o gyfryngau cymdeithasol a’r rhyngrwyd, nodwyd bod datganiad i’r wasg yn cael ei gyhoeddi cyn bob Pwyllgor Archwilio ac roedd y Bwletin Archwilio oedd yn rhoi gwybodaeth ar rolau a swyddogaethau’r Pwyllgor ar gael ar wefan y Cyngor a thudalen y Pwyllgor Archwilio.  

·         Roedd yr adroddiad yn cynnwys dadansoddiad o’r ymatebion hynny oedd yn anghytuno â chwestiynau unigol a byddai hyn yn ddefnyddiol iawn i awgrymu meysydd y gall Rhaglen Ddatblygu 2017/18 ganolbwyntio arnynt.

·         Gofynnwyd am eglurhad ar nifer a theitlau swyddogion a wahoddwyd i gymryd rhan yn yr arolwg.

·       Dywedodd y Cadeirydd bod cyflwyno’r Protocol Archwilio a Chraffu wedi bod yn effeithiol o ran cryfhau’r berthynas a diffinio gwahanol rolau a chyfrifoldebau’r Pwyllgor Archwilio a’r Pwyllgorau Craffu.

 

PENDERFYNWYD – Nodi canlyniadau’r arolwg. 

 

54.

Adroddiad Amlygu Cofrestr Risg pdf icon PDF 271 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/18/17) a oedd yn hysbysu’r Aelodau am brif risgiau’r Cyngor a sut maent yn cael eu rheoli.

 

Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau fod Polisi Rheoli Risg y Cyngor yn ei gwneud yn ofynnol i’r Cyngor gael trefniadau ffurfiol ar waith ar gyfer rheoli risgiau.  Roedd Cofrestrau Risg a Rheolaeth yn cael eu cadw ar gyfer prif risgiau’r Cyngor, pob adran, prif bolisïau a phartneriaethau arwyddocaol.  Roedd detholiad o Gofrestr Risg a Rheolaeth hyd at 3 Chwefror 2017 ynghlwm yn Atodiad B - F i'r adroddiad.

 

Cododd yr Aelodau y materion canlynol yn benodol:

 

·         Gofal Cymdeithasol i Oedolion: Dim digon o gapasiti o fewn y sector preifat/annibynnol i ddarparu gofal preswyl o ganlyniad i fesurau caledi parhaus a dylid nodi cynnydd yn yr Isafswm Cyflog Cenedlaethol fel risg gwasanaeth newydd.     Dywedwyd bod y mater hwn wedi’i nodi fel risg posibl gan lawer o awdurdodau lleol ledled Cymru.  

·         Awgrymwyd bod esboniad byr o fesurau a roddwyd ar waith i leddfu risgiau coch a melyn a nodwyd yn cael ei gynnwys mewn adroddiadau i’r Pwyllgor yn y dyfodol i roi sicrwydd i’r Aelodau bod y risgiau hyn yn cael eu rheoli'n effeithiol.  

·         Dywedodd yr Arweinydd Archwilio mai prif ddiben yr adroddiad oedd i roi darlun cyffredinol i’r Aelodau o’r risgiau a nodwyd o fewn y Cyngor.      Roedd mesurau i leddfu’r risgiau hyn wedi eu nodi o fewn Cofrestrau Risg a Rheolaeth Adrannau unigol.   

·         Roedd sawl Aelod wedi gofyn am eglurhad pellach ar reoli risg o fewn Gofal Cymdeithasol i Oedolion mewn sawl maes cyflenwi gwasanaeth a chytunwyd i nodi a lleddfu risgiau o fewn yr Adran Gofal Cymdeithasol i Oedolion fod yn destun i’w ystyried yn un o’r sesiynau hyfforddiant byr cyn cyfarfod.  

 

PENDERFYNWYD – Nodi cynnwys dyfyniadau’r Gofrestr Risg fel y nodir yn adroddiad HF/18/17.

 

55.

Adroddiad Cynnydd - Archwilio Allanol ac Arolygiaethau pdf icon PDF 64 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/12/17) a oedd yn rhoi diweddariad i’r Aelodau ar waith archwilio ariannol a pherfformiad a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru ar ran Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam.  Roedd yr adroddiad hefyd yn rhoi gwybodaeth am raglen o archwiliadau gwerth am arian cenedlaethol Archwilydd Cyffredinol Cymru.

 

Cyflwynodd Matthew Edwards (Rheolwr Archwilio Ariannol) a Paul Goodlad (Arweinydd Archwilio Perfformiad) o Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad a rhoi gorolwg byr o’r cynnydd a wnaed yn erbyn allbwn a cherrig milltir ar gyflenwi’r gwaith archwilio a wnaed ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Rhagfyr 2016. 

 

Cododd yr Aelodau'r materion canlynol yn benodol:

 

·         Cafodd y gwaith ychwanegol a wnaed gan yr Adran Gyllid o ganlyniad i'r Cyngor yn cymryd rhan mewn ‘peilot canlyniadau’ ar gyfer ardystio hawliadau a ffurflenni ar gyfer grantiau Llywodraeth Cymru yn ystod y flwyddyn ariannol 2015/16 ei nodi.

·         Gan gyfeirio at yr archwiliad sy'n ymwneud ag effeithiolrwydd trefniadau awdurdodau lleol ar gyfer ariannu gwasanaethau trydydd sector, gofynnwyd am adroddiad gwybodaeth pellach ar baratoi 'rhestrau gwirio' gan Awdurdodau Lleol pan maent yn gweithio gyda'r trydydd sector.    Dywedodd y Pennaeth Cyllid bod yr adroddiad archwilio ond wedi’i gyhoeddi’n ddiweddar a byddai Tîm Arwain Strategol y Cyngor yn ystyried ei argymhellion. 

·         Mewn ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y gellir gweld dolenni i’r adroddiadau a baratowyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ar fewnrwyd y Cyngor.  

 

PENDERFYNWYD - Nodi cynnwys adroddiad cynnydd Swyddfa Archwilio Cymru.

 

56.

Unrhyw eitemau eraill y mae'r Cadeirydd yn penderfynu eu bod yn rhai brys

Cofnodion:

Cyfeiriodd y Cadeirydd at newidiadau diweddar a wnaed gan y Cyngor wrth ymgymryd â monitro a gorfodi troseddau amgylcheddol sy’n ymwneud â baw cŵn, sbwriel a thorri unrhyw Orchymyn Gwarchod Mannau Cyhoeddus yn y Fwrdeistref Sirol.    Mae’r agwedd ‘dim goddefgarwch’ a fabwysiadwyd gan y Cyngor wedi arwain at gynnydd yn y nifer o ddirwyon cosb benodedig a gyflwynwyd a’r nifer o bobl sydd wedi mynd i’r llys am beidio talu’r dirwyon hyn.   Roedd y rhan fwyaf o erlyniadau llys yn ymwneud â gollwng sbwriel a gofynnodd am farn y Pwyllgor ynglŷn â pha un a oedd y cam hwn yn cael effaith niweidiol ar enw da’r Cyngor.    

 

Roedd yna gonsensws cyffredinol y gall gweithredu’r cynllun fod yn fater i’w ystyried gan y Pwyllgor Craffu perthnasol. 

 

PENDERFYNWYD - Bod Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yn cyflwyno Ffurflen Gais Testun i’r Grŵp Cydlynu Cadeiryddion/Is-Gadeiryddion Craffu i’r mater hwn gael ei ystyried gan y Pwyllgor Craffu perthnasol. 

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.