Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

26.

Ymddiheuriadau am Absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr William Baldwin, Terry Boland, T. Alan Edwards a Pat Jeffares.

27.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd Matthew Edwards (Rheolwr Archwiliad Ariannol) a Paul Goodlad (Prif Archwilydd Perfformiad) Swyddfa Archwilio Cymru i’r cyfarfod.

28.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o gysylltiad personol.

29.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 88 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Gorffennaf 2016. 

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Gorffennaf 2016.

 

PENDERFYNWYD - Derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 28 Gorffennaf 2016 fel cofnod cywir.

30.

Rhaglen Waith y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 45 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd Pennaeth Cyllid Rhaglen Waith wedi’i ddiweddaru ar gyfer diwedd y Flwyddyn Ariannol 2016/17.

 

·         Gan gyfeirio at yr Adroddiad Cynnydd- Archwilio Allanol ac Arolygiaethau, dywedodd Matthew Edwards, Swyddfa Archwilio Cymru y gall yr adroddiad hwn fod ar gael i’w ystyried yn y cyfarfod ar 23 Chwefror, 2017, os bydd angen.

 

·         Mynegodd Aelod ei phryder bod tuedd cynyddol yn ymddangos o ran diffyg cydymffurfio ymysg rheolwyr gwasanaeth o ran polisïau a gweithdrefnau presennol y Cyngor gan reolwyr gwasanaeth, tra bo strwythur uwch-reoli newydd yn cael ei ymgorffori.   Gofynnodd a oedd fframwaith llywodraethu a threfniadau rheoli mewnol y Cyngor yn cael eu gwanhau o ganlyniad i’r Rhaglen Ail-lunio.

 

Atgoffodd Pennaeth Cyllid yr Aelodau bod y Pwyllgor Archwilio yn ystyried adroddiadau o ran cywirdeb ac effeithiolrwydd llywodraethu’r Cyngor, fframweithiau rheoli mewnol a rheoli risg, trefniadau adrodd cyllid, gweithredoedd archwilio mewnol ac allanol.   Roedd y rhaglen yn cael ei adolygu’n rheolaidd a byddai modd ychwanegu eitemau i’w hystyried ar fyr rybudd os byddai gwendidau yn amgylchedd rheolaeth y Cyngor yn dod i’r amlwg.  Hefyd, gofynnwyd i Benaethiaid Adrannau yn benodol i asesu risgiau posibl sy’n codi o’r Rhaglen Ail-lunio’r Cyngor, strwythur rheoli newydd ac arbedion cyllideb.  

 

PENDERFYNWYD –  I nodi’r Rhaglen Waith ac Adroddiad Cynnydd – Archwiliad Allanol ac Arolygiaethau Swyddfa Archwilio Cymru ei drefnu i’w ystyried yng nghyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhelir ar 23 Chwefror 2017.

31.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Ebrill 2016 i Awst 2016 pdf icon PDF 89 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/82/16) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim y Rheolwr Gwybodaeth, Archwilio a Thechnegol ar gyfer mis Ebrill 2016 i Awst 2016.

 

Cyflwynodd Mike Sheehan (Prif Archwilydd) yr adroddiad a thynnodd sylw at brif ganfyddiadau'r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd ac i'r wybodaeth o ran achosion o dwyll a oedd wedi ei hysbysu i'r Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol.  Adroddodd fod 13 o archwiliadau wedi’u cwblhau, wedi'u rhannu rhwng gwaith a gynlluniwyd/heb ei gynllunio, wedi eu gwneud rhwng mis Ebrill 2016 – Awst 2016. Roedd un archwiliad newydd wedi derbyn lefel sicrwydd 'Coch' yn ystod y cyfnod hwn a chwech archwiliad wedi derbyn lefelau Coch/Ambr.  Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau/ymchwiliadau hyn yn cael eu dangos yn Atodiad 2 i'r adroddiad.  Nododd yr Aelodau fod y lefel o gefnogaeth gan Benaethiaid Adrannau yn parhau i fod yn gadarn ac nid oes gwrthwynebiad wedi dod gan staff mewn perthynas â'r archwiliadau a gynhaliwyd nac argymhellion a wnaethpwyd.  Oherwydd cyfuniad o ffactorau gan gynnwys cyfran uchel o adroddiadau archwiliad gyda lefelau sicrwydd Coch neu Coch/Ambr, ac ychydig o waith heb ei gynllunio yn cael blaenoriaeth dros waith wedi’i gynllunio, roedd cynnydd cyfyngedig wedi’i wneud yn erbyn Cynllun Archwiliad 2016/17 hyd yma.  Efallai bydd modd cynnwys y gwaith ychwanegol gan yr arian at raid oedd yn y Cynllun, a bydd adroddiad mis Rhagfyr 2016 yn darparu arwydd clir o gynnydd      

 

Ystyriodd yr Aelodau'r adroddiad a chodwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Rhoddodd nifer o Aelodau sylwadau ar gyfran uchel o adroddiadau archwiliad mewnol yn cynnwys lefel sicrwydd Coch neu Coch/Ambr a gofynnodd a oedd hyn oherwydd effaith arbedion cyllideb a gallu rheolwyr i gynnal llwythi gwaith.Mewn ymateb, dywedodd y Pennaeth Cyllid bod rhai o ymchwiliadau archwiliad hyn wedi codi yn dilyn cais gan Bennaeth Adran perthnasol.

 

·         Cyflawnwyd archwiliadau dilynol mewn perthynas â’r argymhellion blaenoriaeth uchel heb eu cwblhau, ac mae canlyniadau’r archwiliadau hyn yn cael eu hadrodd i’r Pwyllgor Archwilio.  Yn ychwanegol mae adroddiad Archwiliad Mewnol wedi’i gyflwyno i’r Uwch Dîm Rheoli y Cyngor cyn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio, a thynnwyd sylw at feysydd lle mae diffyg cydymffurfio.   

 

·         Gan gyfeirio at Archwiliad Rhif  2016/901 – Ymchwiliad Ardal Waith, gofynnwyd am wybodaeth bellach oherwydd aneglurder yr wybodaeth o fewn y Crynodeb Gweithredol yn Atodiad 2. Mewn ymateb, dywedodd y Pennaeth Cyllid mai dyma’r tro cyntaf i’r disgrifiad hwn gael ei ddefnyddio yn yr adroddiad hwn a chyfeiriwyd at ymchwiliad arbennig mewn perthynas â gweithgaredd twyllodrus posibl gan unigolyn.  Bydd Archwiliad dilynol yn cael ei gyflawni maes o law, a bydd gwybodaeth bellach ynghylch yr ymchwiliad ar gael ar ôl cwblhau unrhyw gamau disgyblu dilynol a gellir adrodd hyn yng nghyfarfod mis Rhagfyr o'r Pwyllgor Archwilio.   

 

PENDERFYNWYD - Dylid nodi’r adroddiad.

32.

Adroddiad Amlygu Cofrestr Risg pdf icon PDF 317 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/82/16) a oedd yn hysbysu’r Pwyllgor am gynnwys cofrestrau risg y Cyngor.

 

Cyflwynodd David Stewart, Prif Archwilydd yr adroddiad ac atgoffwyd yr aelodau bod Polisi Rheoli Risg y Cyngor angen trefniadau ffurfiol ar gyfer adnabod, blaenoriaethu, rheoli a chofnodi risg ar sail gyson. Darparodd yr adroddiad ddetholiad o Brosiectau Pennaf ac Adrannol Lefel Un (corfforaethol arwyddocaol) a chofrestrau rheoli a risg partneriaeth ‘Arwyddocâd Uchel’ ar 31 Awst 2016, i alluogi’r Pwyllgor Archwilio ystyried ac, os yw’n briodol, herio effeithiolrwydd trefniadau monitro a rheoli risg y Cyngor.  

 

Yn ystod y ddadl, codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Adolygwyd cofrestrau risg a rheoli ar sail gyfredol ac mae cofrestrau rheoli a risg adran wedi eu hailstrwythuro i adlewyrchu’r strwythur uwch-reoli newydd a gyflwynwyd ar 1 Ebrill 2016.

 

·         Roedd Penaethiaid Adrannau yn gyfrifol am gadw eu cofrestr rheoli a risg adrannol yn gyfredol, ac am sicrhau bod eu rheolyddion yn parhau yn effeithiol a byddai unrhyw weithredoedd gofynnol yn cael eu cyflwyno.

 

·         Rhoddodd nifer o Aelodau sylw o ran risgiau sy’n gysylltiedig o ran y Rhaglen Ail-lunio’r Cyngor.  Dywedodd David Stewart, Prif Archwilydd, y dylai pob maes allweddol o risgiau neu risgiau sy’n ymddangos cael eu hasesu a’u dogfennu ym Mhrif Gofrestr Risg a Rheoli’r Cyngor (PR16/05). Hefyd, mae’r Rhaglen Ail-lunio wedi ei adnabod fel prosiect corfforaethol arwyddocaol ‘Lefel Un’, ac mae ganddo ei gofrestr risg a rheoli ei hun. Roedd pryder y byddai diffyg gwybodaeth yn ystod y broses trosglwyddo oherwydd ymddeoliad a diswyddiadau yn cael eu nodi fel risg penodol o fewn y gofrestr.

 

·         Cyfeiriodd nifer o Aelodau at y defnydd cynyddol o Dechnoleg Gwybodaeth gan y Cyngor, a gofynnwyd am gadarnhad a oedd risg i fethiant sylweddol mewn TG, neu fethiant i ddiweddaru systemau gwybodaeth a chymorth ar-lein wedi cael ei ystyried yn y Cofrestrau Risg a Rheoli.Atebodd David Stewart, Prif Archwilyddd bod y methiant i gynnal mynediad cwsmer gwell i Wasanaethau’r Cyngor (CCS003) a’r posibilrwydd o dorri diogelwch rhwydwaith (CCS006) wedi cael eu hadnabod fel risgiau penodol yng Nghofrestr Rheoli a Risg Adran Gwasanaethau i Gwsmeriaid a Chorfforaethol.

 

PENDERFYNWYD – Nodi cynnwys detholiadau o'r gofrestr risg a rheoli fel y nodir yn adroddiad HF/82/16.

33.

Swyddfa Archwilio Cymru: Adroddiad Cynnydd - Archwilio Allanol ac Arolygiaethau pdf icon PDF 67 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/84/16) a oedd yn darparu copi o Ddiweddariad Pwyllgor Archwilio gan Swyddfa Archwilio Cymru i’r Aelodau.  

 

Cyflwynodd Matthew Edwards a Paul Goodlad, Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad a rhoi diweddariad byr ar y gwaith archwilio ariannol a pherfformiad cyfredol ac wedi'i gynllunio ynghyd â gwybodaeth am raglen o archwiliadau gwerth am arian cenedlaethol Archwilydd Cyffredinol.  Ers y cyfarfod diwethaf o’r Pwyllgor Archwilio, roedd yr Archwilydd Penodedig wedi rhoi barn ddiamod ar ddatganiadau ariannol 2015/16 y Cyngor, ac roedd hyn bron i ddau fis yn gynt na’r flwyddyn flaenorol yn dilyn gwaith paratoi cynnar ac archwiliad o ddatganiadau ariannol y Cyngor.   

 

Rhoddodd Paul Goodlad grynodeb o waith archwiliad o berfformiad a gwblhawyd yn ddiweddar neu a oedd yn symud ymlaen, a byddd copïau o'r adroddiadau hyn yn cael eu cyhoeddi ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru ar ôl eu cwblhau.  

 

PENDERFYNWYD – Dylid nodi’r adroddiad.

34.

Eitemau Ychwanegol

Cofnodion:

(a)       Datganiad Cyfrifon 2015/16: Cronfa Bensiwn Clwyd

 

Atgoffodd Pennaeth Cyllid yr Aelodau bod y Cyngor wedi dwyn amserlen ymlaen ar gyfer paratoi a chyhoeddi ei gyfrifon yn unol â  Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014, ac roedd Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer y flwyddyn ariannol 2015/16 wedi eu cymeradwyo yn y cyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd a 28 Gorffennaf 2016. Fodd bynnag, Cyngor Sir Y Fflint yw’r awdurdod sy’n gweinyddu a rheoli’r cynllun ar gyfer Cronfa Bensiwn Clwyd sy’n golygu mai nhw sydd yn gyfrifol am reoli a stiwardiaeth o’r Gronfa.  

 

Mae Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi rhoi gwybod i’r Cyngor hwn yn ystod ei archwiliad o Cronfa Bensiwn Clwyd, canfuwyd nad oedd cofnodion aelodau yn y system gweinyddu’r pensiwn yn gyfredol ar gyfer y tri awdurdod unedol, sef Cyngor Sir Ddinbych, Cyngor Sir y Fflint a Chyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam.  Er nad oedd yn cael effaith perthnasol ar y Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2015/16, roedd risg yn y dyfodol i gyfrifon blynyddol, canlyniadau prisiadau bob tair blynedd, a gallu’r Gronfa i ddiwallu disgwyliadau cyfreithiol a pherfformiad yn y dyfodol. Mae’r risg wedi ei nodi yng Nghynllun Busnes a Chofrestr Risg Cronfa Bensiwn Clwyd. 

 

Bydd Acitwari Cronfa Bensiwn Clwyd yn trafod unrhyw effaith ar ganlyniadau prisiad bob tair blynedd i weithwyr gyda Phwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd.  

 

Yn ystod y drafodaeth, gofynnodd yr Aelodau am gadarnhad pellach ar yr effeithiau posibl o ran cofnodion aelodau ddim yn cael eu diweddaru ar hawliad pensiwn unigol i weithwyr yn y dyfodol.   Mewn ymateb, dywedodd Pennaeth Cyllid y byddai’r effaith yn isel gan fod asesiad llawn o gyfraniadau, blynyddoedd o wasanaeth pob gweithiwr yn cael ei gyflawni pan fyddant yn ymddeol.

 

Dywedodd y Cynghorydd Steve Wilson, un o gynrychiolwyr y Cyngor ar Bwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd, y byddai canfyddiadau ac argymhellion yr Archwilydd Cyffredinol yn cael eu hystyried yng nghyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Cronfa Bensiwn Clwyd a gynhelir ar 27 Medi 2016.  

 

Cytunodd y Pennaeth Cyllid a’r Cynghorydd Steve Wilson i ddarparu gwybodaeth bellach ar yr effaith y bydd hyn yn ei gael ar Gyngor Wrecsam a gweithwyr unigol pan fydd ar gael.

 

(b)       Pwyllgor Safonau

 

Yn unol ag argymhellion Rhaglen Ddatblygu Pwyllgor Archwilio 2015/16, dylai Cadeirydd ac Is-Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio fod yn ymwybodol o waith y mae’r Pwyllgor Safonau yn ei gyflawni ac fel arall, dywedodd y Cadeirydd bod y Polisi Rhannu Pryderon wedi ei ystyried yn y cyfarfod o’r Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 2 Mehefin 2016. Er mai swyddogaeth y Pwyllgor Safonau yw goruchwylio’r Polisi Rhannu Pryderon, roedd y polisi hwn yn rhan allweddol o lywodraethu corfforaethol effeithiol.  Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor Safonau bod trefniadau mewn lle i godi ymwybyddiaeth o’r Polisi, ac yn ystod y misoedd nesaf, bydd cyfres o grynodebau byr o bwyntiau allweddol o’r Polisi yn cael eu cyhoeddi ym Mwletin dydd Gwener, a gwybodaeth yn cael ei gynnwys yn y slipiau cyflog. Hefyd, gofynnwyd am ffigurau cymharol ar gyfer awdurdodau eraill Gogledd Cymru, mewn perthynas â nifer o bryderon a godwyd o ran eu polisïau.  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 34.

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.