Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

16.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

{0>Apologies for absence were submitted on behalf of Councillors Terry Boland, T Alan Edwards and D J Griffiths.<}81{>Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr Terry Boland, T Alan Edwards, a D J Griffiths.<0}

17.

Croeso

Cofnodion:

{0>The Chair welcomed Matthew Edwards (Financial Audit Manager), Sharon Jeffries (Financial Audit Team Leader) and Derwyn Owen (Engagement Director and Engagement Lead – Financial Audit) Wales Audit Office, to the meeting.<}80{>Croesawodd y Cadeirydd Matthew Edwards (Rheolwr Archwilio Ariannol), Sharon Jeffries (Arweinydd y Tîm Archwilio Ariannol) a Derwyn Owen (Cyfarwyddwr Ymgysylltu ac Arweinydd Ymgysylltu - Archwilio Ariannol) Swyddfa Archwilio Cymru, i’r cyfarfod.<0}

18.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

{0>There were no declarations of personal interest.<}100{>Ni chafodd unrhyw gysylltiad personol ei ddatgan.<0}

19.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 70 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfodydd canlynol fel cofnod cywir:

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

{0>The Minutes of the meetings of the Audit Committee held on 26 May 2016 and 2 June 2016 were submitted.<}82{>Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 26 Mai 2016 ac 2 Mehefin 2016 i’w cymeradwyo.<0}

 

{0>RESOLVED – That the Minutes of the meetings of the Audit Committee held on 26 May 2016 and 2 June 2016 be received and approved as a correct record.<}85{>PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 26 Mai 2016 a 2 Mehefin 2016 fel cofnodion cywir. <0}

 

{0>Matters Arising:<}100{>Materion yn Codi:<0}

 

{0>Audit Committee - 26 May 2016<}83{>Pwyllgor Archwilio - 26 Mai 2015<0}

 

{0>(i)<}100{>(i)<0}         {0>Item 7 -  Internal Audit Interim Report April 2015 - March 2016:<}0{>Eitem 7 - Adroddiad Interim Archwilio Mewnol Ebrill 2015 - Mawrth 2016:<0}

 

{0>The Service Manager – Audit and Technical commented that a report on Pre-employment Checks (Schools) had been considered by the Safeguarding, Communities and Wellbeing Scrutiny Committee on 20 July 2016.   The Committee was satisfied and assured that the Escalation Process recommended in October 2015 had been successfully implemented and has secured improvements in safeguarding in schools and that no further scrutiny involvement was required.<}0{>Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth - Archwilio a Thechnegol bod adroddiad ar Wiriadau Cyn Cyflogi (Ysgolion) wedi cael ei ystyried gan y Pwyllgor Craffu Diogelu, Cymunedau a Lles ar 20 Gorffennaf 2016. Roedd y Pwyllgor yn fodlon ac yn sicr bod y Broses Ddwysáu a argymhellwyd yn Hydref 2015 wedi cael ei roi ar waith yn llwyddiannus a’i fod wedi sicrhau gwelliannau o ran diogelu mewn ysgolion ac nad oedd angen unrhyw gyfranogiad craffu pellach.<0}  {0>They also recommended to the Head of Finance and the Audit Committee that an Internal Audit of Human Resources (HR) and schools’ compliance with pre-employment checks and the Escalation Process for school-based staff be repeated for 2017/18 following the introduction of the Online DBS Application System and that this is reported to the Audit Committee.<}92{>Argymhellwyd hefyd i’r Pennaeth Cyllid a’r Pwyllgor Archwilio y dylid ailadrodd Archwiliad Mewnol o gydymffurfiad AD ac ysgolion â chamau gwirio cyn cyflogi a'r Broses Ddwysáu ar gyfer staff sydd wedi'u lleoli mewn ysgolion eto ar gyfer 2017/18 yn dilyn cyflwyno System Ymgeisio’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd Ar-lein a'i fod yn cael ei adrodd wrth y Pwyllgor Archwilio.<0}

 

{0>The Service Manager further reported that, in June 2016, a follow-up audit of pre-employment checks undertaken by Internal Audit had given a Green/Amber level of assurance.<}84{>Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth wybod hefyd, ym mis Mehefin 2016, y cafwyd lefel Werdd/Felen o sicrwydd gan archwiliad dilynol o gamau gwirio cyn cyflogi, a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol.<0} {0>The audit had confirmed that HR was complying with the Escalation Process and controls existed to enable the achievement of service objectives and to mitigate significant foreseeable risks, however, occasional instances  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 19.

20.

Rhaglen Waith pdf icon PDF 47 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

{0>The Head of Finance submitted an updated Work Programme to the end of the 2016/17 Financial Year.<}0{>Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith wedi’i diweddaru i ddiwedd Blwyddyn Ariannol 2016/17.<0} 

 

{0>The following item to be included:<}0{>Dylid cynnwys yr eitem ganlynol:<0}

 

{0>15 December 2016  - Governance Assurance Statements – Update Report.<}0{>15 Rhagfyr 2016 - Datganiadau Sicrwydd Llywodraethu - Adroddiad Diweddaru.<0}

 

{0>RESOLVED – That the Work Programme be noted.<}100{>PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.<0}

21.

Datganiad Cyfrifon 2015/16 pdf icon PDF 50 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

{0>The Head of Finance submitted a report (HF/69/16) which sought approval for the Authority’s Statement of Accounts for the financial year 2015/16.   A copy of the Statement of Accounts was attached at Appendix 4 to the report.<}82{>Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/69/16) oedd yn gofyn cymeradwyaeth ar gyfer Datganiad Cyfrifon yr Awdurdod ar gyfer blwyddyn ariannol 2015/16. Atodwyd copi o’r Datganiad Cyfrifon yn Atodiad 4 yr adroddiad. <0}

 

{0>The Service Manager - Accountancy introduced the report and reminded Members that the Audit Committee had considered the Statement of Accounts for the 2015/16 financial year at its meeting held on 2 June 2016.  As a consequence of more accurate information being made available to officers and issues raised at audit, a number of adjustments had been made to the accounts, which had been agreed by the Auditor and these were set out in Appendix 1 to the report.<}0{>Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth - Cyfrifeg yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau bod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried y Datganiad Cyfrifon ar gyfer y flwyddyn ariannol 2015/16 yn ei gyfarfod ar 2 Mehefin 2016. O ganlyniad i’r ffaith bod gwybodaeth mwy cywir ar gael i swyddogion a materion a godwyd yn ystod yr archwiliad, mae nifer o addasiadau wedi eu gwneud i'r cyfrifon, a gytunwyd gan yr Archwiliwr, ac mae'r rhain wedi'u nodi yn Atodiad 1 i'r adroddiad.<0} {0>The Council’s response to the Wales Audit Office’s letter of representations regarding the 2015/16 Financial Statement of Accounts was submitted at Appendix 2.   A copy of the Wales Audit Office Audit of the Financial Statements Report was submitted at Appendix 3 to the report.<}0{>Cyflwynwyd ymateb y Cyngor i lythyr Swyddfa Archwilio Cymru o sylwadau ar y Datganiad Cyfrifon Ariannol 2015/16 yn Atodiad 2. Mae copi o Archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru o'r Adroddiad Datganiadau Ariannol wedi’i gyflwyno yn Atodiad 3 yr adroddiad.<0}  {0>The Service Manager then highlighted and explained the adjustments and amendments made to the accounts, as agreed by the Auditor.<}0{>Yna amlygodd ac esboniodd y Rheolwr Gwasanaeth yr addasiadau a diwygiadau a wnaed i'r cyfrifon, fel y cytunwyd gan yr Archwiliwr.<0}  

 

{0>Matthew Edwards, Financial Audit Manager, Wales Audit Office (WAO), reported that the WAO’s key issues were summarised in the ‘Audit of Financial Statements Report’ submitted at Appendix 3 and it was the Audit General’s intention to issue an unqualified audit report on the financial statements.<}0{>Dywedodd Matthew Edwards, Rheolwr Archwilio Ariannol, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), bod materion allweddol Swyddfa Archwilio Cymru wedi’u crynhoi yn yr 'Adroddiad Archwiliad o Ddatganiadau Ariannol’ a gyflwynwyd yn Atodiad 3 ac roedd yn fwriad gan yr Archwilydd Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol.<0}  {0>He thanked the Head of Finance and his team for preparing the draft financial statement to a high standard and for their assistance in enabling a smooth process and completion of the audit.<}0{>Diolchodd i'r Pennaeth Cyllid a'i dîm am baratoi'r datganiad ariannol  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 21.

22.

Pwyllgor Archwillio I'r cyngor 2015/2016 pdf icon PDF 497 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

{0>The Head of Finance submitted a report (HF/67/16) which enabled consideration to be given to the Chair of the Audit Committee’s  Annual Report.<}0{>Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/67/16) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Blynyddol Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio.<0}

 

{0>The Chair of the Audit Committee presented the report and gave an overview of the work undertaken by the Committee during the 2015/16 Municipal Year.<}0{>Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor yn ystod Blwyddyn Fwrdeistrefol 2015/16.<0}  {0>He thanked all Members/officers who had served on/supported the work of, the Committee during that period.<}0{>Diolchodd i’r holl Aelodau/swyddogion a oedd wedi gwasanaethu / cefnogi gwaith y Pwyllgor yn ystod y cyfnod hwnnw.<0} {0>The Committee’s activities continued to provide assurance as to the effectiveness of the Council’s controls and made a positive contribution towards improving governance arrangements.<}0{>Parhaodd gweithgareddau'r Pwyllgor i roi sicrwydd ynghylch effeithiolrwydd rheolaethau’r Cyngor a gwnaeth gyfraniad cadarnhaol tuag at wella trefniadau llywodraethu.<0}   {0>Therefore, he recommended that Members approve the Annual Report for submission to Council.<}0{>Felly, argymhellodd bod yr Aelodau'n cymeradwyo'r Adroddiad Blynyddol i'w gyflwyno i'r Cyngor.<0}   

 

{0>RESOLVED – To recommend to Council that the Audit Committee Annual Report 2015/16, as attached to report HF/67/16, be approved.<}0{>PENDERFYNWYD - Argymell i'r Cyngor y dylid cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio 2015/16, fel sydd ynghlwm wrth adroddiad HF/67/16.<0}

23.

Rhaglen Ddatblygu Pwyllgor Archwilio 2016-17 pdf icon PDF 199 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cofnodion:

{0>The Head of Finance submitted a report (HF/68/16) which enabled consideration to be given to the Audit Committee Development Programme for 2016/17.  A copy of the Development Programme was attached at Appendix 1 to the report.<}0{>Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/68/16) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Raglen Ddatblygu’r Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2016/17. Roedd copi o'r Rhaglen Ddatblygu ynghlwm yn Atodiad 1 i'r adroddiad.<0}

 

{0>The Service Manager – Technical and Audit introduced the report and commented that the Development Programme has been based around the themes of Training, Co-ordination, Communication and Accountability and has incorporated the findings from the Audit Committee Effectiveness Survey carried out in April 2016.  The Development Programme was flexible and could be amended at any time by the Audit Committee.<}0{>Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth - Technegol ac Archwilio yr adroddiad a dywedodd bod y Rhaglen Ddatblygu wedi bod yn seiliedig ar themâu Hyfforddiant, Cydlynu, Cyfathrebu ac Atebolrwydd ac wedi ymgorffori canfyddiadau Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio ym mis Ebrill 2016. Mae’r Rhaglen Ddatblygu yn hyblyg a gellir ei ddiwygio ar unrhyw adeg gan y Pwyllgor Archwilio.<0}

 

{0>During consideration of the report Members raised the following matters in particular:<}90{>Wrth ystyried yr adroddiad, cododd yr Aelodau’r materion canlynol yn benodol:<0}

 

·         {0>A follow-up Effectiveness Survey be held in Feb/March 2017 in order to assess the Audit Committee’s effectiveness and to demonstrate continuous improvement and to become aware of areas for further development.<}0{>Cynnal Arolwg Effeithiolrwydd dilynol ym mis Chwefror/Mawrth 2017 er mwyn asesu effeithiolrwydd y Pwyllgor Archwilio a dangos gwelliant parhaus a dod yn ymwybodol o feysydd ar gyfer datblygiad pellach.<0}

·         {0>With reference to future training, several Members commented that some of the eLearning functions could not be accessed on their iPads.<}0{>Gan gyfeirio at hyfforddiant yn y dyfodol, dywedodd sawl Aelod nad ydynt yn gallu defnyddio rhai o'r swyddogaethau e-ddysgu ar eu iPads.<0}  {0>The Head of Finance agreed to raise this matter with the Head of Corporate and Customer Services.<}0{>Cytunodd y Pennaeth Cyllid i godi'r mater hwn gyda Phennaeth y Gwasanaethau Corfforaethol a Chwsmeriaid.<0}

 

{0>RESOLVED – That the report be noted and the Audit Committee Development Programme 2016/17 as set out in Appendix 1 to report HF/68/16 be approved.<}0{>PENDERFYNWYD – Nodi’r adroddiad a chymeradwyo Rhaglen Ddatblygu’r Pwyllgor Archwilio 2016/17 fel y nodir yn Atodiad 1 i adroddiad HF/68/16.<0}

24.

Archwilio Mewnol - Adroddiad Gwrth-dwyll Blynyddol 2015/16 pdf icon PDF 91 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

{0>The Head of Finance submitted a report which enabled consideration to be given to the Annual Counter Fraud Report 2015/16, a copy of which was attached at Appendix 1 to the report.<}0{>Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Gwrth-dwyll Blynyddol 2015/16, y mae copi ohono ynghlwm yn Atodiad 1 i'r adroddiad.<0}

 

{0>The Audit Lead (David Stewart) introduced the report and gave an overview of the counter fraud arrangements in place to mitigate the risk of fraud within the Council.<}0{>Cyflwynodd yr Arweinydd Archwilio (David Stewart) yr adroddiad a rhoddodd drosolwg o'r trefniadau gwrth-dwyll sydd ar waith i liniaru'r risg o dwyll o fewn y Cyngor.<0}  {0>The report also provided further information on the outcome of those frauds reported to the Audit Committee during 2015/16.  The risk of fraud was significant for all local authorities, but there was no evidence to indicate that fraud was a major problem for Wrexham County Borough Council or that its incidence was increasing significantly.<}0{>Rhoddodd yr adroddiad hefyd ragor o wybodaeth ar ganlyniad yr achosion o dwyll a adroddwyd i'r Pwyllgor Archwilio yn ystod 2015/16. Mae'r risg o dwyll yn arwyddocaol ar gyfer yr holl awdurdodau lleol, ond nid oedd unrhyw dystiolaeth i ddangos bod twyll yn broblem fawr i Gyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam neu fod y nifer achosion yn cynyddu yn sylweddol.<0}

 

{0>During consideration of the report Members raised the following points in particular:<}100{>Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau’r materion canlynol yn benodol:<0}

 

·         {0>Members noted that robust risk management procedures were in place to mitigate fraud, however, there was a continuous need to ensure that control processes remained effective and that managers and employees were sufficiently aware of fraud risks and of their responsibilities if possible frauds were identified.<}0{>Nododd yr Aelodau bod gweithdrefnau rheoli risg cadarn ar waith i liniaru twyll, ond, roedd angen parhaus i sicrhau bod prosesau rheoli yn parhau i fod yn effeithiol a bod rheolwyr a gweithwyr yn ddigon ymwybodol o'r risgiau o dwyll a'u cyfrifoldebau pe bai twyll posibl yn cael eu nodi.<0}  {0>The Service Manager – Technical and Audit commented that Internal Audit do regularly remind senior managers of their responsibility for maintaining a counter-fraud culture.<}0{>Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth - Technegol ac Archwilio bod Archwilio Mewnol yn atgoffa uwch reolwyr yn rheolaidd am eu cyfrifoldeb i gynnal diwylliant gwrth-dwyll.<0}  {0>The Employee Code of Conduct sets out the requirement that all employees are expected to report any illegality, impropriety, breach of procedure or policy to their line manager.<}0{>Mae'r Cod Ymddygiad Gweithwyr yn nodi'r gofyniad y disgwylir i bob gweithiwr adrodd am unrhyw anghyfreithlondeb, amhriodoldeb, torri gweithdrefn neu bolisi i'w rheolwr atebol.<0}

·         {0>With reference to Paragraph 4.2, concern was expressed that Heads of Department do not always comply with the Financial Procedure Rules to notify the Head of Internal Audit immediately of any matters which involve, or  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 24.

25.

Eitem Ychwanegol - Protocol Archwilio a Chraffu

Cofnodion:

Atgoffodd y Rheolwr Gwasanaeth – Technegol ac Archwilio (Paul Tharme) yr Aelodau bod y Protocol Archwilio a Chraffu wedi cael ei sefydlu i ddarparu ar gyfer rhannu gwybodaeth i sicrhau bod cyfathrebu a monitro effeithiol rhwng y ddwy swyddogaeth i ganiatáu diwallu’r cylch gorchwyl.  Mae'r Protocol yn ei gwneud yn ofynnol y dylai adroddiadau ar gyfer Pwyllgorau Archwilio gyfeirio at unrhyw faterion archwilio parhaus sy'n berthnasol i'r mater dan ystyriaeth.  Yng nghyfarfod y Pwyllgor Craffu Tai a'r Amgylchedd a gynhaliwyd ar 13 Gorffennaf 2016, cyflwynwyd adroddiad 'Diweddariad o ran Tai Cyngor Gwag' wedi’i gyflwyno (HHE/19/16).  Methodd yr adroddiad sôn bod archwiliad o Unedau Tai Gwag wedi'i gyflawni ym mis Mawrth 2016 a oedd wedi arwain at Sicrwydd Coch yn cael ei roi a bod Archwiliad Dilynol 1af wedi cael ei drefnu ar gyfer mis Medi 2016. Roedd angen tynnu sylw'r Pwyllgor Archwilio at hyn gan nad oedd y Protocol Archwilio a Chraffu wedi cael ei ddilyn.

 

Mewn ymateb i bryderon yr Aelodau bod y sefyllfa hon wedi codi, dywedodd y Pennaeth Cyllid bod gweithdrefnau rheoli digonol yn eu lle, ond, yn yr achos hwn nad oeddent wedi cael eu dilyn.  Roedd cyfeiriad at yr archwiliad wedi ei gynnwys mewn drafftiau cynharach o'r adroddiad, ond wedi cael ei hepgor o'r fersiwn derfynol. Mae'r Protocol yn awgrymu y dylai Cadeiryddion Craffu ofyn am wybodaeth archwilio yn y cyfarfod Callover, ond yn yr achos hwn oherwydd rhesymau amrywiol, ni chynhaliwyd cyfarfod Callover.  Mae adroddiad pellach ar Unedau Tai Gwag wedi cael ei drefnu i’w ystyried yng nghyfarfod mis Hydref y Pwyllgor Archwilio Cartrefi a'r Amgylchedd a rhoddodd sicrwydd y bydd gwybodaeth am yr Archwiliad, a’r Archwiliad Dilynol os yw ar gael, yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad hwnnw.

 

PENDERFYNWYD - Nodi’r wybodaeth.

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.