Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Penodi Cadeirydd

Gwahodd enwebiadau i benodi Cadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod.

Cofnodion:

PEDNERFYNWYD – Penodi Jerry O’Keeffe (Aelod Lleyg Annibynnol) yn Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio am y flwyddyn.

 

(Cyhoeddodd Mike Edwards gysylltiad personol a chysylltiadau oedd yn rhagfarnu yn y mater hwn gan ei fod yn gyfarwydd iawn â’r Cadeirydd presennol a gadawodd y cyfarfod tra roedd yr eitem hon yn cael ei thrafod.

 

2.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Terry Boland, T. Alan Edwards a Lloyd Kenyon.

 

3.

Penodi Is-Gadeirydd

Gwahodd enwebiadau i benodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor am y flwyddyn sydd i ddod.

Cofnodion:

PENDERFYNWYD - y dylid penodi’r Cynghorydd Mike Edwards fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio ar gyfer y flwyddyn ddilynol.

 

4.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

Rhoddodd y Cynghorydd Mike Edwards rybudd o’i fwriad i ddatgan cysylltiad personol ac / neu sy’n rhagfarnu o safbwynt Eitem 1 ar yr Agenda – Penodi Cadeirydd.

 

5.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 104 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2016.

Cofnodion:

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2016 .

 

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

 

6.

Rhaglen Waith y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 47 KB

I ystyried adroddiad y Pennarth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith i'r Dyfodol wedi ei diweddaru hyd at ddiwedd Blwyddyn Ariannol 2016/17.   Gwnaeth sawl Aelod sylwadau ar y nifer o eitemau oedd i’w hystyried yng nghyfarfod Mawrth 2017 ac awgrymwyd cynnal cyfarfod ychwanegol os oedd angen.  Cytunodd y Pennaeth Cyllid i adolygu rhestr y Rhaglen Waith a byddai’n darparu adroddiad llafar yn y cyfarfod nesaf.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

7.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Mis Ebrill 2015 I Mawrth 2016 pdf icon PDF 92 KB

I ystyried adroddiad y Pennarth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/42/16) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2015 – Mawrth 2016.

 

Cyflwynodd Mike Sheehan (Prif Archwilydd) yr adroddiad a thynnodd sylw at brif ganfyddiadau'r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd ac at y wybodaeth o ran achosion o dwyll a oedd wedi eu hysbysu i'r Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol.  Adroddodd fod 23 o archwiliadau wedi’u cwblhau, wedi'u rhannu rhwng gwaith a gynlluniwyd/heb ei gynllunio, wedi ei wneud rhwng Mawrth 2016 - Ebrill 2016. Roedd un archwiliad/ymchwiliad wedi derbyn lefel sicrwydd 'Coch' yn ystod y cyfnod hwn a thri archwiliad wedi derbyn lefelau Coch/Ambr.  Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau/ymchwiliadau hyn yn cael eu dangos yn Atodiad 2 i'r adroddiad.   Nodwyd fod y lefel o gefnogaeth gan Benaethiaid Adrannau yn parhau i fod yn gadarn ac nid oes gwrthwynebiad wedi dod gan staff mewn perthynas â'r archwiliadau a gynhaliwyd na’r argymhellion. Roedd y nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel a ddangosir yn Atodiad 5 heb eu gweithredu eto wedi archwiliad dilynol cyntaf ar ei lefel isaf ers y dechreuodd adroddiadau interim a oedd yn arwydd da bod rheolwyr yn ymateb yn brydlon i ddelio â gwendidau a nodwyd. 

 

Ystyriodd yr Aelodau'r adroddiad yn fanwl a chodwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Roedd dau o’r pedwar archwiliad gyda lefel Coch/Ambr o sicrwydd yn ymwneud ag ysgolion.  Mae archwiliadau diweddar wedi datgelu patrwm/trend o ddiffyg cydymffurfio o safbwynt trefniadau llywodraethu a rheoli mewnol o fewn ysgolion ac awgrymodd Aelodau y dylid annog y Grŵp Gwella Ysgolion, Cymdeithas Penaethiaid Uwchradd Wrecsam a Ffederasiwn y Penaethiaid Cynradd i atgoffa Penaethiaid a Llywodraethwyr Ysgol o’r angen i ysgolion archwilio eu cyfrifoldebau llywodraethu corfforaethol yn fwy effeithiol.

·         Awgrymwyd y dylid gwahodd cynrychiolydd o’r Adran Addysg i gyfarfod Gorffennaf 2016 y Pwyllgor Archwilio er mwyn trafod pethau y gellid eu gwneud er mwyn gwella cydymffurfio o fewn rhai ysgolion o safbwynt gweithdrefnau a pholisïau ariannol / llywodraethol y Cyngor.

·         Atgoffodd y Prif Archwilydd, David Stewart Aelodau fod gan gyrff llywodraethol ysgolion unigol gyfrifoldeb i gydymffurfio gyda threfniadau llywodraethu ac ariannol y Cyngor.  Mae’r adran Archwilio yn rhoi cyngor i Benaethiaid a Llywodraethwyr Ysgolion ar faterion ariannol a llywodraethu ac mae Rheolwyr Busnes Ysgolion yn mynychu cyfarfodydd Cyrff Llywodraethu Ysgolion yn rheolaidd. Yn ogystal, rhoddir mwy o bwyslais ar gynnal archwiliadau Croes Doriadau Ysgolion.

·         O safbwynt yr Archwiliad Cludiant i'r Ysgol, oedd wedi cael sicrwydd coch/ambr, ceisiwyd mwy o fanylion am y term ‘cyllideb ddiffiniedig’ a pha gamau oedd yn cael eu cymryd i reoli galw.  Mewn ymateb, dywedodd Mike Sheeran, Prif Archwilydd, bod yr archwiliad wedi darganfod angen i aildrefnu’r gyllideb cludiant i’r ysgol gyda gwariant er mwyn osgoi gorwario yn y dyfodol ac i leihau’r risg i’r Cyngor.  Byddai darganfyddiadau’r archwiliad dilynol yn cael eu hadrodd yng nghyfarfod y Pwyllgor hwn ym mis Medi. 

·         Gwnaeth y Pennaeth Cyllid sylw ar y gwahaniaeth rhwng rolau a chyfrifoldebau’r Pwyllgor Archwilio a rolau a chyfrifoldebau’r Pwyllgor Craffu.   Yn ddiweddar mae'r  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 7.

8.

Adroddiad Archwilio Mewnol 2015/16 pdf icon PDF 105 KB

I ystyried adroddiad y Pennarth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/41/16) er mwyn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Mewnol Blynyddol 2015/16 y Rheolwr Archwilio a Thechnegol ar ddigonolrwydd cyffredinol amgylchedd rheoli mewnol y Cyngor. 

 

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol yr adroddiad a nodi bod yr Adroddiad Blynyddol a gyflwynir yn Atodiad 1 yr adroddiad, yn cael ei gyflwyno yn unol â’r Rheoliadau Ariannol y Cyngor a Siarter Archwilio Mewnol Gwasanaeth Archwilio Mewnol Wrecsam 2015/16.  Rhoddodd yr adroddiad ddisgrifiad bras o rôl WIAS, yr amgylchedd rheoli yr oedd yr archwilio mewnol yn digwydd oddi mewn iddo, a darparodd grynodeb o’r gwaith archwilio a gwblhawyd gan WIAS yn ystod 2015/16. Ar sail y gwaith archwilio mewnol a wnaed yn 2015/16 ac o ystyried yr holl dystiolaeth oedd ar gael, yr oedd o’r farn y gellid rhoi lefel rhesymol o sicrwydd i safonau rheolaeth mewnol yng Nghyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2016.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Ceisiwyd eglurder os oedd mwy o beryg o dwyll i’r awdurdod lleol oherwydd y defnydd cynyddol o dechnoleg megis talu ar-lein.  Mewn ymateb, dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol bod yr awdurdod lleol, fel llawer o sefydliadau eraill, mewn peryg o dwyll oherwydd y defnydd cynyddol o dechnoleg newydd a rhaid sicrhau bod rheoliadau effeithiol yn eu lle er mwyn lleihau’r risg hwnnw.

·         Soniodd Aelodau am yr heriau ariannol sy’n wynebu’r Cyngor a cheisiwyd sicrwydd na fyddai’r lleihad yn y lefel o staffio a’r adnoddau o fewn strwythurau rheoli adrannol ar draws y Cyngor yn cael effaith negyddol ar gynnal ymagwedd gorfforaethol effeithiol tuag at gydymffurfio gyda pholisïau a rheolau allweddol.

·         O safbwynt paragraff 6.13, Tabl 8 ‘Argymhellion Fesul Risg’, mynegwyd pryder ar y nifer o argymhellion Blaenoriaeth Uchel a Chanolig sydd wedi codi oherwydd diffyg cydymffurfio gyda Pholisïau a Gweithdrefnau Corfforaethol, yn arbennig o fewn yr Adran Addysg.  Dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol bod materion allweddol llywodraethu, rheoli risg a rheoli mewnol wedi eu nodi yn ystod y flwyddyn ac yn ymwneud yn benodol â materion cydymffurfio fel y nodir yn Adran 3 yr adroddiad yn atodol yn Atodiad 1. Roedd wedi tynnu sylw Uwch Dîm Rheoli’r Cyngor at y mater hwn.  

·         Cytunodd Aelodau y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio hefyd ysgrifennu at y Prif Weithredwr i fynegi pryderon y Pwyllgor Archwilio ynglŷn â’r patrwm cynyddol o ysgolion yn methu cydymffurfio gyda Rheoliadau Ariannol a Gweithdrefnau'r Cyngor neu’r Ysgol fel y nodwyd yn yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol a byddai’r pryderon hyn hefyd yn cael eu cynnwys yn Adroddiad Blynyddol Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio i’r Cyngor. 

·         Rhoddodd y Pennaeth Cyllid wybod i Aelodau bod (i) yr angen parhaol ar ysgolion i gymryd eu cyfrifoldebau llywodraethu corfforaethol yn fwy effeithiol a (ii) yr angen i sicrhau bod y fframwaith llywodraethu yn parhau’n effeithiol ac yn briodol a heb ei wanhau o ganlyniad i’r Rhaglen Ail Lunio, wedi eu cynnwys fel materion rheoli sylweddol yn y Datganiad Llywodraethu  ...  gweler testun y cofnodion llawn ar gyfer yr eitem 8.

9.

Pwyllgor Archwilio - Gwerthusiad o Effeithiolrwydd 2015/16 pdf icon PDF 263 KB

I ystyried adroddiad y Pennarth Cyllid.

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/43/16) oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i arolwg Gwerthusiad o Effeithiolrwydd –Pwyllgor Archwilio 2016 ac i gytuno ar raglen ddatblygu ar gyfer 2016/17.  

 

Ynghyd â’r Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol, rhoddodd y Cadeirydd gyflwyniad a nododd bod canlyniadau arolwg 2016 wedi eu hatodi fel Atodiad 1 a bod ‘Cymhariaeth rhwng arolygon 2015 a 2016 wedi ei atodi fel Atodiad 2 i’r adroddiad.  Dangosir crynodeb o ymatebion yn Atodiad 3 a dangoswyd dadansoddiad o’r ymatebion hynny oedd yn anghytuno gyda chwestiynau unigol yn Atodiad 4. Mae camau gweithredu Rhaglen Ddatblygu’r Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2015 – 2016 wedi eu rhoi ar waith ac roedd copi o’r Rhaglen wedi ei atodi yn Atodiad 5.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau'r materion canlynol yn benodol:

 

·         Y nifer gweddol isel o atebion, sef 17 ymateb o gyfanswm o 68 ymateb posib oedd yn gyfystyr â chyfradd ymateb o 25% a nodwyd ei fod yn is na chyfradd ymateb ar gyfer 2015 (30.1%).   Yn ogystal â hynny, dim ond 50% o Aelodau’r Pwyllgor Archwilio oedd wedi cwblhau’r arolwg.

·         Roedd angen codi ymwybyddiaeth holl Aelodau’r Cyngor o’r gwaith a wneir gan y Pwyllgor Archwilio er mwyn sicrhau llywodraethu corfforaethol effeithiol o fewn y Cyngor.  Nododd y Rheolwr Gwasanaeth, Archwilio a Thechnegol bod y Pwyllgor Archwilio wedi cyflwyno Adroddiad Blynyddol i’r Cyngor oedd yn darparu’r wybodaeth ar y gwaith yr oedd wedi ei wneud yn ystod y flwyddyn.  Yn ogystal, roedd gwybodaeth am rolau a chyfrifoldebau’r Pwyllgor Archwilio ar gael ar wefan y Cyngor ac roedd gweithdy holl Aelodau wedi ei gynnal er mwyn codi ymwybyddiaeth o waith y Pwyllgor Archwilio.    

·         Cyfeiriwyd at y nifer o ymatebion ‘Ddim yn Gwybod’ o fewn yr arolwg ac awgrymwyd y dylid gofyn am adborth o safbwynt y cwestiwn hwn mewn arolygon yn y dyfodol.

·         Fel ffordd ymlaen, awgrymwyd y dylid trefnu nifer o sesiynau hyfforddi byr er mwyn codi ymwybyddiaeth o rôl y Pwyllgor Archwilio ac y dylid gwahodd holl Aelodau’r Cyngor i fynychu. 

·         Dywedodd Paul Goodlad o Swyddfa Archwilio Cymru, bod hon yn broses weddol newydd a bod y lefel isel o ymatebion a’r lefel gweddol uchel o ymatebion ‘Ddim yn Gwybod’ yn unol â chanlyniadau arolygon eraill tebyg Awdurdodau Lleol eraill.

 

PENDERFYNWYD – Nodi canlyniadau’r arolwg a chytuno arnynt fel sail ar gyfer Cynllun Datblygu’r Pwyllgor Archwilio ar gyfer 2016/17.

 

10.

Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2015/16 pdf icon PDF 72 KB

I ystyried adroddiad y Pennarth Cyllid.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/44/16) sy’n galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Gwella Blynyddol Archwilydd Cyffredinol Cymru.  Roedd copi o’r Adroddiad Gwella Blynyddol wedi ei atodi yn Atodiad 1 yr adroddiad.

 

Cyflwynodd Paul Goodlad, Swyddfa Archwilio Cymru, yr adroddiad a nododd bod casgliadau’r adroddiad wedi eu selio ar waith archwilio ac arolygu a wnaed yn y Cyngor yn ystod y flwyddyn.  Eleni, ffocws y gwaith oedd Adroddiad yr Asesiad Corfforaethol a’r cynllun gweithredu cysylltiedig oedd wedi ei adrodd i’r Bwrdd Gweithredol, Pwyllgor Craffu Cwsmer, Perfformio, Adnoddau a Llywodraethu a’r Pwyllgor Archwilio ym mis Mawrth 2016. Mae’r Archwilydd Cyffredinol wedi dod i’r canlyniad bod y Cyngor, mewn cydweithrediad gyda’i bartneriaid, wedi parhau i wella perfformiad a deilliannau ar draws y rhan fwyaf o’i feysydd blaenoriaeth ac yn cydymffurfio gyda Mesur Llywodraeth Leol 2009.

 

O safbwynt y canfyddiad bod ‘y system ysgol uwchradd yn parhau yn llai cost effeithiol nag y dylai fod a bod canlyniadau TGAU mewn ysgolion uwchradd yn is nag y disgwylir’, cyfeiriodd Paul Goodlad ar y gwaith pellach sydd wedi ei wneud gan Swyddfa Archwilio Cymru ar sail Ffurflenni Cyfrif Refeniw, a chyflwynwyd hyn i’r Pwyllgor hwn ym mis Rhagfyr 2015.   

 

Cododd yr Aelodau y materion canlynol yn benodol:

 

·         Roedd cyfradd ail-gyfeirio at Wasanaethau Cymdeithasol i Blant wedi codi yn ystod 2015 ac argymhellwyd bod y mater hwn yn cael ei gyfeirio at sylw’r Pwyllgor Craffu Diogelu, Cymunedau a Lles.

·         O safbwynt gwerthusiad Estyn o berfformiad ysgol nodwyd bod cost rhedeg y system ysgolion uwchradd yn sylweddol uwch na’r cyfartaledd ond bod cyrhaeddiad yn y 4ydd chwartel.

·         Roedd Wrecsam wedi methu cyrraedd unrhyw un o’r meincnodau cyfnod allweddol 4 ar gyfer perfformiad oedd wedi eu gosod gan Lywodraeth Cymru am dair blynedd yn olynol ac roedd ysgolion yn Wrecsam wedi colli tir yn erbyn cyfartaledd Cymru yn 2015.

·         Nid oedd unrhyw welliant wedi bod yn lefelau presenoldeb ysgolion cynradd nac uwchradd, a oedd yn gymedrol yn gyffredinol. 

·         Nid oedd unrhyw beirianwaith ar gael i fesur y cynnydd oedd wedi ei wneud gan ymyrraeth GwE er mwyn gwella perfformiad ysgolion Wrecsam.

·         Nodwyd bod ysgolion Wrecsam wedi gosod targedau uchelgeisiol eleni.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Adroddiad Gwella Blynyddol.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.