Cyngor Bwrdeistref Sirol Wrecsam

Hysbysebu

Rhaglen a chofnodion

O’r 1 Ebrill 2016 bydd yr Agenda a’r Cofnodion ar gael yn Gymraeg a Saesneg. Mae’r adroddiadau yn ddogfennau gweithio ac yn cael eu cynhyrchu yn Saesneg yn unig yn unol â Safon 41 yr Iaith Gymraeg a nodir yn y Rhybudd Cydymffurfio Terfynol ar gyfer y Cyngor hwn gan Gomisiynydd y Gymraeg.

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 1, Neuadd y Dref

Cyswllt: Ken Bickerton  Swyddog Pwyllgorau

Eitemau
Rhif Eitem

42.

Ymddiheuriadau am absenoldeb

Cofnodion:

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb ar ran y Cynghorwyr R J Dutton OBE, T Alan Edwards, D J Griffiths a Mark Owens.

 

43.

Croeso

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd y cynrychiolwyr canlynol o Swyddfa Archwilio Cymru i'r cyfarfod: Matthew Edwards (Rheolwr Archwilio Ariannol), Paul Goodlad (Arweinydd Archwilio Perfformiad), Sharon Jeffries (Arweinydd y Tîm Archwilio Ariannol) a Derwyn Owen (Cyfarwyddwr Ymgysylltu ac Arweinydd Ymgysylltu - Archwilio Ariannol).

 

44.

Datganiadau o gysylltiadau personol, os oes rhai

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o gysylltiad personol.

 

45.

Cadarnhau Cofnodion pdf icon PDF 110 KB

Cadarnhau Cofnodion y Cyfarfod a gynhaliwyd ar 17 Rhagfyr 2015 fel cofnod cywir

Cofnodion:

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Rhagfyr 2015.

 

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ar 17 Rhagfyr 2016 fel cofnod cywir.

 

46.

Rhaglen Waith y Pwyllgor Archwilio pdf icon PDF 54 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid.

 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid Raglen Waith i'r Dyfodol wedi ei diweddaru hyd at fis Mawrth 2017.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Rhaglen Waith.

 

47.

Asesiad Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru pdf icon PDF 104 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

 

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/17/16) a oedd yn galluogi Aelodau i ystyried yr Asesiad Corfforaethol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a’r cynllun gweithredu arfaethedig mewn ymateb. 

 

Cyflwynodd Paul Goodlad, Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad a rhoddodd drosolwg byr o ganfyddiadau'r Asesiad Corfforaethol.  Roedd yr asesiad, a oedd yn adlewyrchu safbwynt y Cyngor ym mis Hydref 2015, yn adroddiad cadarnhaol ac yn ganlyniad cadarnhaol i’r Cyngor yn ei gyfanrwydd.  Yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Mawrth 2016, roedd Bwrdd Gweithredol y Cyngor yn ystyried canfyddiadau'r asesiad ac wedi cytuno ar Gynllun Gweithredu mewn ymateb i'r pump o gynigion ar gyfer gwella a nodwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru.

 

Ystyriodd yr Aelodau'r adroddiad ac yn ystod trafodaeth codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Mae canfyddiadau'r Asesiad Corfforaethol hefyd wedi cael ei ystyried gan Bwyllgor Craffu Cwsmeriaid, Perfformiad ac Adnoddau’r Cyngor a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2016 a chytunwyd bod adroddiad cynnydd ar weithredu’r cynllun gweithredu yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor hwnnw ym mis Ebrill 2017.

·         Byddai camau sy'n deillio o'r Asesiad Corfforaethol yn cael eu cynnwys o fewn Cynllun Gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor a nodwyd rôl y Pwyllgor Archwilio o ran monitro cynnydd y gwaith o gyflawni'r Cynllun Gweithredu.

·         Gan gyfeirio at Gynllun Gweithredu’r Asesiad Corfforaethol, ailadroddodd sawl Aelod yr angen am weithdrefnau adrodd safonol er mwyn sicrhau eglurder ac ansawdd adroddiadau pwyllgor a gofynion hyfforddi Aelodau posibl.

·         Yn ystod y broses Rhaglen Ail-lunio gyda strwythurau gwasanaeth newydd a diwygiedig, dulliau o ddarparu gwasanaethau a cholli staff a gwybodaeth staff, dywedodd rhai Aelodau am bwysigrwydd cynllunio gweithlu ac i'r Cyngor gael dull cadarn o reoli risg.

 

PENDERFYNWYD – Nodi’r Adroddiad Asesiad Corfforaethol a’r cynllun gweithredu a ddatblygwyd mewn ymateb i’r cynigion a nodwyd ar gyfer gwella.

 

48.

Siarter Archwilio Mewnol 2016/17 pdf icon PDF 90 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/19/16) a oedd yn ceisio cymeradwyaeth Siarter Gwasanaethau Archwilio Mewnol Wrecsam ar gyfer 2016/17.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Archwilio a Thechnegol yr adroddiad a hysbysodd yr Aelodau bod Gwasanaeth Archwilio Mewnol Wrecsam (WIAS) wedi gweithredu o dan y fframwaith a ddarperir gan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) ers mis Ebrill 2013. Mae'r Siarter Archwilio Mewnol 2016/17 wedi ei lunio yn unol â'r diwygiadau arfaethedig i'r Safonau ac yn cynnwys Datganiad o Fwriad a set o Egwyddorion Craidd i ddangos effeithiolrwydd archwilio mewnol, a fydd yn ofynion gorfodol o Ebrill 2016. Mae'r Siarter yn cynnwys y Cynllun Archwilio mewnol ar gyfer 2016/17 oedd yn rhoi manylion a blaenoriaethu’r aseiniadau archwilio a gynlluniwyd i gael ei wneud yn ystod y flwyddyn ac yn cysylltu pob archwiliad i Gynllun y Cyngor. 

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau y materion canlynol:

 

·         Yn unol â'r Safonau, roedd y Pennaeth Cyllid a Chadeirydd y Pwyllgor Archwilio wedi cytuno y dylid cynnal asesiad allanol o WIAS yn ystod 2016/17. Gofynnwyd am wybodaeth ychwanegol am y broses a'r amserlen ar gyfer cynnal yr asesiad.  Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Archwilio a Thechnegol bod yr asesiad allanol wedi'i drefnu drwy Grŵp Prif Archwilwyr Cymru a byddai’n cael ei gynnal gan Gyngor Sir Powys.  Byddai'r gwaith maes yn cael ei gynnal yn ystod mis Awst 2016, gyda'r Pwyllgor Archwilio yn cael ei hysbysu o'i ganfyddiadau ym mis Rhagfyr 2016.

·         Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Thechnegol bod y Cynllun Archwilio Mewnol yn cynnwys lefel uchel o arian at raid i adlewyrchu'r angen i ymateb i flaenoriaethau sy'n newid.

 

PENDERFYNWYD – Bod y Siarter Archwiliad Mewnol 2016/17 yn cael ei gymeradwyo.

 

49.

Adroddiad Interim Archwilio Mewnol - Ebrill 2015 i Chwefror 2016 pdf icon PDF 94 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/18/16) a oedd yn galluogi rhoi ystyriaeth i Adroddiad Interim y Rheolwr Archwilio a Thechnegol ar gyfer Ebrill 2015 – Chwefror 2016.

 

Cyflwynodd Mike Sheehan (Prif Archwilydd) yr adroddiad a thynnodd sylw at brif ganfyddiadau'r gwaith archwilio a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd ac i'r wybodaeth o ran achosion o dwyll a oedd wedi ei hysbysu i'r Rheolwr Archwilio a Thechnegol.  Dywedodd fod 20 o archwiliadau wedi’u cwblhau, wedi'u rhannu rhwng gwaith a gynlluniwyd/heb ei gynllunio, wedi ei wneud rhwng Rhagfyr 2015 – Chwefror 2016. Roedd tri archwiliad/ymchwiliad wedi derbyn lefel sicrwydd 'Coch' yn ystod y cyfnod hwn a dau archwiliad wedi derbyn lefelau Coch/Ambr.  Roedd Crynodebau Gweithredol o'r archwiliadau/ymchwiliadau hyn yn cael eu dangos yn Atodiad 2 i'r adroddiad.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cododd Aelodau y materion canlynol:

 

·         Nododd yr Aelodau fod y lefel o gefnogaeth gan Benaethiaid Adrannau yn parhau i fod yn gadarn ac nid oes gwrthwynebiad wedi dod gan staff mewn perthynas â'r archwiliadau a gynhaliwyd nac argymhellion. Roedd nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel a ddangosir yn Atodiad 5 heb eu gweithredu eto ar ei lefel isaf ers y dechreuodd adroddiadau interim a oedd yn arwydd da bod rheolwyr yn ymateb yn brydlon i ddelio â gwendidau a nodwyd.  Gan gyfeirio at Atodiad 2 (Crynodebau Gweithredol o adroddiadau sy'n dangos lefelau sicrwydd Coch a Choch/Ambr), awgrymodd Aelod fod yna thema gyffredin yn dod i'r amlwg lle'r oedd rheolaethau mewn lle ond bod bylchau yn y broses, neu ddiffyg cydymffurfiaeth â rheolaethau gan reolwyr gwasanaethau, a allai adael gwasanaethau yn agored i risg a gofynnodd am sicrwydd bod mesurau yn cael eu gweithredu i liniaru'r risg hwn. Dywedodd y Rheolwr Archwilio a Thechnegol bod cydymffurfio â rheolaethau presennol ar draws y Cyngor wedi ei dynnu at sylw Uwch Dîm Rheoli'r Cyngor.  Gan gyfeirio at yr archwiliadau diweddar, roedd bylchau yn y prosesau ond wedi ei nodi mewn dau archwiliad a gwnaed argymhellion i'r Penaethiaid Gwasanaeth priodol.

·         Gofynnwyd am eglurhad am Archwiliad 2015/033 (Taliadau Credydwyr) a oedd wedi cael sicrwydd Coch/Ambr o ran y cynnydd a wnaed wrth reoli'r broses o drosglwyddo i'r system O Brynu hyd Dalu (P2P).  Dywedodd y Pennaeth Cyllid fod hyn yn cael sylw ac mae argymhelliad yr archwiliad yn cael ei roi ar waith.  Gan gyfeirio at ddiweddariad ar Statws Cynllun Gweithredu 2015/16 a nifer yr archwiliadau a nodwyd 'nad oedd wedi dechrau' eto, dywedodd y Prif Archwilydd bod amryw o'r archwiliadau hynny wedi dechrau erbyn hyn, a'r nod oedd cwblhau’r holl archwiliadau sy'n weddill cyn diwedd Ebrill 2016.

 

PENDERFYNWYD - Dylid nodi’r adroddiad.

 

50.

Adroddiad Amlygu Cofrestr Risg pdf icon PDF 338 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/12/16) a oedd yn hysbysu’r Pwyllgor Archwilio am gynnwys cofrestrau risg y Cyngor.

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd (David Stewart) yr adroddiad ac atgoffodd yr Aelodau fod gan y Cyngor drefniadau ffurfiol ar waith ar gyfer rheoli risgiau. Roedd y rhain yn cynnwys nodi a blaenoriaethu risgiau yn gyson ac mae eu cofnodi mewn cofrestri risg a phob maes allweddol o risg neu risg sy'n dod i'r amlwg wedi cael eu hasesu. Roedd copi o'r Prif Gofrestr Risg wedi ei hatodi yn Atodiad B a dyfyniadau o Gofrestr Risg Adrannol hyd at 15 Chwefror 2016 ynghlwm yn Atodiad C i'r adroddiad.

 

Cododd yr Aelodau y materion canlynol yn benodol:

 

·         Roedd y Gweithdy i’r Holl Aelodau ar yr Adolygiad o’r Prif Gofrestr Risg a gynhaliwyd ar 19 Ionawr 2016 wedi bod yn fuddiol iawn wrth gael barn yr Aelodau ar reoli risgiau, rheolaethau a'r camau a gynhwysir yn y gofrestr risg.

·         Risg rhif   PR 16/02 'Mae perygl bod mwy o allgau cymdeithasol ac amddifadedd cymdeithasol' - Gofynnwyd am eglurhad ynghylch pryd y byddai'r Strategaeth Gwrth-dlodi a Chynllun Gweithredu yn cael ei rannu gyda'r Aelodau.  Cytunodd y Pennaeth Cyllid i fynd ar drywydd y mater hwn ymhellach. 

·         Mwy o gyfraniad Aelodau mewn ymgysylltu â chwsmeriaid/budd-ddeiliaid wedi cael ei nodi fel cam allweddol i liniaru'r risg nad oedd ansawdd y gwasanaeth yn diwallu disgwyliadau cwsmeriaid a/neu safonau gwasanaeth gofynnol (Risg Rhif PR 16/06) ac i ddiogelu enw da'r Cyngor.  I gyflawni'r rôl hon, roedd Aelodau angen rhybudd ymlaen llaw o unrhyw ymarferion ymgynghori cyhoeddus a gynhelir ar agweddau o ddarparu gwasanaethau.  Nododd sawl Aelod nad oedd hyn wedi digwydd o ran yr ymgynghoriad cyhoeddus diweddar ar adolygiad o ddarpariaeth gwasanaeth ieuenctid y Cyngor.

·         Gofynnwyd am eglurhad ynghylch a oedd y risg o derfysgaeth wedi cael ei gymryd i ystyriaeth yn y Prif Gofrestr Risg.  Atebodd y Prif Archwilydd y cyfeirir at hyn yn benodol yn Risg PR16/09.

 

PENDERFYNWYD – Nodi cynnwys dyfyniadau’r Gofrestr Risg fel y nodir yn adroddiad HF/12/16.

 

51.

Drafft o'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2016 pdf icon PDF 237 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/13/16) i gael barn y Pwyllgor Archwilio ar gynnwys y Datganiad Llywodraethu Blynyddol (AGS) ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2016. 

 

Cyflwynodd y Prif Archwilydd (David Stewart) yr adroddiad gan ddweud mai pwrpas y Datganiad Llywodraethu Blynyddol oedd darparu sicrwydd ynglŷn â threfniadau llywodraethu'r Cyngor ac i nodi unrhyw welliannau i lywodraethu a oedd yn ofynnol o ganlyniad i'r adolygiad parhaus gan swyddogion.  Mewn ymateb i geisiadau Aelodau'r Pwyllgor Archwilio am fwy o ran yn y broses o gynhyrchu'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft a gwblhawyd yn rhannol ar gyfer y flwyddyn wedi ei atodi yn Atodiad A i'r adroddiad.  Gwahoddwyd yr aelodau i gyflwyno unrhyw faterion eraill a all, yn eu barn nhw, gyfiawnhau eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn uniongyrchol i'r Pennaeth Cyllid.  Fel mewn blynyddoedd blaenorol, byddai Cynllun Gweithredu yn cael ei baratoi i sicrhau bod unrhyw welliannau angenrheidiol i'r fframwaith llywodraethu yn cael eu rhoi ar waith.  Bydd cynnydd ar hyn yn cael ei fonitro a'i adrodd i'r Pwyllgor Archwilio.  Byddai'r camau gweithredu sy'n deillio o’r Adroddiad Asesu Corfforaethol yn rhan o'r cynllun gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, codwyd y materion canlynol yn benodol:

 

·         Gan gyfeirio at y Cynllun Gweithredu ar gyfer gweithredu Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2015, roedd yr Aelodau’n croesawu gweithredu’r prosesau newydd a dogfennau ar gyfer archwiliadau cyn-cyflogi ar gyfer staff ysgol.  Mynegwyd pryder ynghylch faint o amser a gymerwyd i gyflawni canlyniad boddhaol ar y mater hwn.  

 

PENDERFYNWYD - Bod y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft yn cael ei nodi a bod Aelodau yn cysylltu â'r Pennaeth Cyllid neu'r Prif Archwilydd os oes ganddynt unrhyw eitemau eraill a allai gael eu cynnwys.

 

52.

Swyddfa Archwilio Cymru - Asesiad Gwydnwch Ariannol 2015/16 pdf icon PDF 63 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/22/16) a oedd yn darparu copi o Asesiad Gwydnwch Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru 2015/2016.

 

Cyflwynodd Paul Goodlad, Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad, canfyddiadau a ddaeth i'r casgliad 'er bod y Cyngor yn wynebu heriau ariannol sylweddol, roedd ei drefniadau ar gyfer rheoli gostyngiadau cyllidebol yn cefnogi gwydnwch ariannol yn effeithiol'. Roedd y casgliad hwn yn seiliedig ar y canfyddiadau mewn perthynas â chynllunio ariannol, rheolaeth ariannol, a threfniadau llywodraethu ariannol.

 

Wrth ystyried yr adroddiad, cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid fod y Cynllun Ariannol Tymor Canolig wedi cael ei adolygu yng ngoleuni Setliad Llywodraeth Cymru ar gyfer 2016/17.

 

PENDERFYNWYD – Bod Asesiad Gwydnwch Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru 2015/16 yn cael ei nodi.

 

53.

Cynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru 2016 pdf icon PDF 64 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/21/16) a oedd yn darparu copi o Gynllun Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer 2016.

 

Cyflwynodd Matthew Edwards, Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad a hysbysodd yr Aelodau bod y rhaglen waith a gynlluniwyd yn seiliedig ar eu hasesiad o risgiau ariannol a gweithredol sy'n wynebu'r Cyngor ac yn cynnwys gwaith cyfrifon ariannol a gwaith perfformio.

 

Wrth ystyried y Cynllun Archwilio, cododd Aelodau y materion canlynol:

 

·         Gofynnwyd am wybodaeth bellach ar sut gallai Aelodau gael copïau o'r adroddiadau terfynol neu allbynnau eraill a baratowyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cwmpasu'r meysydd gwaith a nodir yn y ddogfen.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid nad oedd yr adroddiadau hyn yn cael eu cyhoeddi ar wefan y Cyngor, fodd bynnag, rhoddwyd hysbysiad bod yr adroddiadau archwilio wedi eu cynnal i'r Pwyllgor Archwilio a gellid ei ystyried gan y Bwrdd Gweithredol neu'r Pwyllgor Craffu priodol.  Dywedodd Derwyn Owen bod yr adroddiadau hyn wedi cael eu cyhoeddi ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru a byddai'n cysylltu gyda'r Pennaeth Cyllid i greu dolen o wefan Swyddfa Archwilio Cymru i'r Aelodau.

·         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelod, cadarnhaodd Paul Goodlad, Swyddfa Archwilio Cymru y rhoddwyd ystyriaeth i gynnwys rhaglenni gwaith y Pwyllgor Craffu a'r Cynllun Archwilio Mewnol er mwyn osgoi dyblygu gwaith.

·         Nid oedd y ffioedd archwilio amcangyfrifedig wedi cynyddu ar y lefel a bennwyd ar gyfer 2015/16.

 

PENDERFYNWYD - Dylid nodi’r adroddiad.

 

54.

Adroddiad Cynnydd - Archwilio Allanol ac Arolygiaethau pdf icon PDF 66 KB

I ystyried adroddiad y Pennaeth Cyllid

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid adroddiad (HF/20/16) a oedd yn darparu copi o adroddiad cynnydd Swyddfa Archwilio Cymru i’r Aelodau.

 

Cyflwynodd Matthew Edwards, Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad i’r Aelodau ar waith presennol ac arfaethedig Swyddfa Archwilio Cymru.   Mae'r diweddariad yn cynnwys gwaith archwilio perfformiad ac ariannol ynghyd â gwybodaeth am raglen o archwiliadau gwerth am arian cenedlaethol Archwilydd Cyffredinol Cymru.

 

PENDERFYNWYD - Dylid nodi’r adroddiad.

 

Gallwch doglo rhwng Saesneg/Cymraeg yng nghornel dde uchaf y dudalen we i ddarllen y dogfennau perthnasol ar gyfer y cyfarfod hwn yn Saesneg.